辦公廳管理制度?總則目的為規(guī)范辦公廳各項工作流程，提高工作效率，確保辦公廳工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司辦公廳全體工作人員以及與辦公廳業(yè)務(wù)相關(guān)的其他部門和人員?；驹瓌t1.高效原則：以提高工作效率為核心，優(yōu)化工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，確保各項工作及時、準(zhǔn)確完成。2.規(guī)范原則：明確各項工作的標(biāo)準(zhǔn)和程序，嚴格按照制度執(zhí)行，保證工作質(zhì)量和服務(wù)水平。3.協(xié)作原則：強調(diào)各部門之間的協(xié)同合作，形成工作合力，共同完成公司整體目標(biāo)。4.服務(wù)原則：樹立服務(wù)意識，以滿足公司內(nèi)部各部門和員工的需求為出發(fā)點，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。組織架構(gòu)與職責(zé)辦公廳組織架構(gòu)辦公廳設(shè)主任一名，副主任若干名，下設(shè)行政、后勤、文秘、檔案管理等崗位。辦公廳職責(zé)1.主任職責(zé)全面負責(zé)辦公廳的日常管理工作，制定工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。協(xié)調(diào)辦公廳與公司其他部門之間的工作關(guān)系，確保各項工作順利開展。負責(zé)重要文件的審核和簽發(fā)，對公司重大事項進行督辦和落實。代表辦公廳與外部相關(guān)單位進行溝通和協(xié)調(diào)。2.副主任職責(zé)協(xié)助主任開展工作，負責(zé)分管工作的具體組織和實施。對分管工作進行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。在主任缺席時，代行主任職責(zé)。3.行政崗位職責(zé)負責(zé)公司行政事務(wù)的管理，包括辦公用品采購、固定資產(chǎn)管理、辦公區(qū)域環(huán)境維護等。制定和完善行政管理制度，規(guī)范行政工作流程。組織公司會議、活動等，負責(zé)會議的籌備、記錄和后續(xù)跟進。負責(zé)公司車輛的調(diào)度和管理，確保車輛安全、正常運行。4.后勤崗位職責(zé)承擔(dān)公司后勤保障工作，如食堂管理、宿舍管理、水電維修等。制定后勤服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，提高后勤服務(wù)質(zhì)量。負責(zé)后勤物資的采購、存儲和發(fā)放，合理控制后勤成本。處理后勤方面的投訴和糾紛，及時解決員工的實際問題。5.文秘崗位職責(zé)負責(zé)公司各類文件的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作。做好公司領(lǐng)導(dǎo)的秘書工作，協(xié)助處理領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項事務(wù)。負責(zé)公司公文的收發(fā)、登記、傳閱和保管，確保公文流轉(zhuǎn)順暢。參與公司重要會議和活動的文稿準(zhǔn)備工作。6.檔案管理崗位職責(zé)建立和完善公司檔案管理制度，負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔和保管。對檔案進行分類、編號和編目，便于查詢和利用。做好檔案的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄露。定期對檔案進行清理和鑒定，按規(guī)定進行銷毀。行政事務(wù)管理辦公用品管理1.采購根據(jù)各部門需求，每季度制定辦公用品采購計劃，報主任審批后實施。選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行評估。采購過程中要嚴格遵循公司財務(wù)制度，確保采購流程合規(guī)。2.發(fā)放設(shè)立辦公用品發(fā)放臺賬，記錄辦公用品的領(lǐng)用情況。各部門指定專人負責(zé)辦公用品的領(lǐng)取，領(lǐng)取時需填寫領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后到辦公用品管理處領(lǐng)取。辦公用品管理人員要按照申請表發(fā)放相應(yīng)物品，并做好發(fā)放記錄。3.庫存管理定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬物相符。對庫存不足的辦公用品及時進行補貨，避免影響正常工作。合理控制辦公用品庫存，避免積壓浪費。固定資產(chǎn)管理1.登記與入賬對公司新增固定資產(chǎn)進行詳細登記，包括資產(chǎn)名稱、型號、購置時間、購置金額、使用部門等信息。按照財務(wù)制度及時進行固定資產(chǎn)入賬處理，確保資產(chǎn)信息準(zhǔn)確無誤。2.日常管理建立固定資產(chǎn)卡片，記錄資產(chǎn)的使用、維護、維修等情況。定期對固定資產(chǎn)進行清查盤點，每年至少進行一次全面盤點，核實資產(chǎn)數(shù)量和狀態(tài)。對盤盈、盤虧的固定資產(chǎn)及時查明原因，按規(guī)定進行處理。3.報廢與處置對于已達到報廢標(biāo)準(zhǔn)或無法正常使用的固定資產(chǎn)，由使用部門提出報廢申請，經(jīng)相關(guān)部門審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。固定資產(chǎn)報廢后，按規(guī)定進行處置，處置收入上繳公司財務(wù)。辦公區(qū)域環(huán)境維護1.衛(wèi)生管理制定辦公區(qū)域衛(wèi)生值日表，明確各部門的衛(wèi)生清掃責(zé)任區(qū)域。每天定時對辦公區(qū)域進行清掃，包括地面、桌面、門窗等，保持辦公環(huán)境整潔。定期對公共區(qū)域進行消毒，預(yù)防疾病傳播。2.安全管理加強辦公區(qū)域的安全巡查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。確保消防設(shè)施設(shè)備完好有效，員工熟悉消防器材的使用方法。對水電設(shè)施進行定期檢查，防止發(fā)生水電事故。做好防盜工作，加強門禁管理，嚴禁無關(guān)人員進入辦公區(qū)域。會議與活動組織1.會議組織根據(jù)會議需求，提前確定會議時間、地點、參會人員和會議議程。做好會議通知的發(fā)放工作，確保參會人員按時參加會議。準(zhǔn)備會議所需的文件、資料、設(shè)備等，布置會議場地。安排專人負責(zé)會議記錄，會后及時整理會議紀(jì)要，并按規(guī)定進行分發(fā)和存檔。對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和督辦。2.活動組織策劃公司內(nèi)部活動，如團建活動、節(jié)日慶?；顒拥龋贫ɑ顒臃桨?。負責(zé)活動的籌備工作，包括場地租賃、物資采購、人員安排等。組織活動的實施，確?；顒禹樌M行，達到預(yù)期效果。活動結(jié)束后，進行總結(jié)和評估，收集員工反饋意見，不斷改進活動組織工作。車輛管理1.車輛調(diào)度根據(jù)公司工作需要，合理調(diào)度車輛，確保車輛及時滿足各部門的用車需求。建立車輛使用登記制度，詳細記錄車輛的出車時間、地點、事由、駕駛員等信息。優(yōu)先保障公司領(lǐng)導(dǎo)和重要公務(wù)用車，合理安排員工因公出行用車。2.車輛維護制定車輛定期維護計劃，確保車輛按時進行保養(yǎng)和維修。駕駛員要做好車輛的日常檢查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。定期對車輛進行安全檢查，確保車輛性能良好，行駛安全。3.駕駛員管理駕駛員必須具備合法有效的駕駛證，遵守交通法規(guī)和公司車輛管理制度。加強對駕駛員的安全教育培訓(xùn)，提高安全意識和服務(wù)水平。對駕駛員的工作表現(xiàn)進行考核，根據(jù)考核結(jié)果進行獎懲。后勤保障管理食堂管理1.餐飲服務(wù)制定食堂菜譜，保證飯菜質(zhì)量和營養(yǎng)搭配，每周公布菜譜。嚴格把控食品采購渠道，確保食品安全，建立食品采購索證索票制度。加強食堂工作人員管理，要求工作人員持健康證上崗，保持個人衛(wèi)生。合理控制食堂成本，提高餐飲服務(wù)性價比。2.食堂環(huán)境保持食堂環(huán)境整潔衛(wèi)生，定期進行消毒和清潔。完善食堂設(shè)施設(shè)備，確保就餐環(huán)境舒適。合理安排就餐時間，避免出現(xiàn)就餐高峰擁堵現(xiàn)象。3.餐飲投訴處理設(shè)立餐飲投訴渠道，及時收集員工對食堂飯菜質(zhì)量、服務(wù)等方面的意見和建議。對投訴問題進行認真調(diào)查核實，及時處理并反饋處理結(jié)果，不斷改進食堂工作。宿舍管理1.入住與退房員工申請入住宿舍，需填寫入住申請表，經(jīng)相關(guān)部門審批后辦理入住手續(xù)。員工離職或不再符合入住條件時，應(yīng)及時辦理退房手續(xù)，交回宿舍鑰匙等物品。2.宿舍設(shè)施管理提供必要的宿舍設(shè)施設(shè)備，如床、桌椅、衣柜等，并定期進行檢查和維護。員工要愛護宿舍設(shè)施設(shè)備，如有損壞應(yīng)照價賠償。3.宿舍安全與衛(wèi)生加強宿舍安全管理，禁止在宿舍內(nèi)使用大功率電器、私拉亂接電線等。制定宿舍衛(wèi)生管理制度，要求員工保持宿舍整潔，定期進行衛(wèi)生檢查。做好宿舍的防火、防盜工作，確保員工人身和財產(chǎn)安全。水電維修管理1.報修受理設(shè)立水電維修報修電話和郵箱，方便員工及時報修水電故障。接到報修后，及時記錄報修信息，包括故障地點、故障現(xiàn)象等，并安排維修人員前往維修。2.維修服務(wù)維修人員要在規(guī)定時間內(nèi)到達維修現(xiàn)場，對故障進行診斷和維修。維修過程中要做好維修記錄，包括維修時間、維修內(nèi)容、更換部件等信息。對維修后的水電設(shè)施進行檢查和測試，確保正常運行。3.維修費用管理維修費用按照公司財務(wù)制度進行報銷和核算，確保費用支出合理合規(guī)。定期對維修費用進行統(tǒng)計和分析，查找水電設(shè)施故障原因，采取預(yù)防措施，減少維修次數(shù)和費用。文秘工作管理文件起草與審核1.文件起草根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示或工作需要，負責(zé)起草各類文件，如通知、報告、請示、規(guī)章制度等。文件起草要內(nèi)容準(zhǔn)確、邏輯清晰、語言規(guī)范，符合公司的實際情況和相關(guān)政策法規(guī)。在起草文件過程中，要充分征求相關(guān)部門和人員的意見，確保文件的可行性和可操作性。2.文件審核文件起草完成后，由起草人先進行自審，然后提交給相關(guān)部門負責(zé)人審核。審核人要對文件的內(nèi)容、格式、語言等進行全面審核，提出修改意見和建議。重要文件需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)后才能印發(fā)。公文收發(fā)與傳閱1.公文收發(fā)負責(zé)公司公文的收發(fā)工作，對收到的公文進行登記、編號、分類。及時將收到的公文分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，確保公文流轉(zhuǎn)順暢。對發(fā)出的公文進行跟蹤，確保公文按時送達收件人。2.公文傳閱建立公文傳閱臺賬，記錄公文的傳閱情況。按照公文傳閱范圍，依次送相關(guān)人員傳閱，不得漏傳、誤傳。傳閱人員要及時閱讀公文，并簽署傳閱意見，如有需要可提出批示建議。文稿準(zhǔn)備與會議記錄1.文稿準(zhǔn)備參與公司重要會議和活動的文稿準(zhǔn)備工作，如領(lǐng)導(dǎo)講話稿、匯報材料等。根據(jù)會議主題和要求，收集相關(guān)資料，進行文稿的撰寫和修改。文稿要突出重點，簡潔明了，能夠準(zhǔn)確傳達會議精神和公司意圖。2.會議記錄安排專人負責(zé)公司各類會議的記錄工作，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。會議記錄要詳細記錄會議時間、地點、參會人員、會議議程、發(fā)言內(nèi)容、決議事項等信息。會后及時整理會議記錄，形成會議紀(jì)要，經(jīng)審核后按規(guī)定進行分發(fā)和存檔。檔案管理檔案收集與整理1.檔案收集制定檔案收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，明確各部門應(yīng)歸檔的文件材料。定期向各部門收集檔案資料，確保檔案的及時歸檔。對零散的文件材料進行收集和整理，保證檔案的完整性。2.檔案整理按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類整理。對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案盒封面和脊背信息。對檔案進行裝訂、編頁，確保檔案整齊美觀。檔案歸檔與保管1.檔案歸檔將整理好的檔案及時歸檔到相應(yīng)的檔案柜或檔案庫房。建立檔案歸檔目錄，便于查詢和檢索。對重要檔案要進行備份，確保檔案安全。2.檔案保管檔案庫房要保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。嚴格控制檔案庫房的訪問權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入。檔案查詢與利用1.檔案查詢建立檔案查詢制度，明確檔案查詢的流程和要求。內(nèi)部人員查詢檔案需填寫查詢申請表，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后到檔案管理部門查詢。外部單位查詢檔案需持單位介紹信等有效證件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按規(guī)定辦理查詢手續(xù)。2.檔案利用對檔案利用情況進行登記，記錄查詢時間、查詢?nèi)?、查詢?nèi)容等信息。根據(jù)檔案利用需求，為利用者提供檔案復(fù)印件或查閱服務(wù)，確保檔案的合理使用。對涉及公司機密的檔案要嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案泄露。保密管理保密制度1.公司全體員工要嚴格遵守國家保密法律法規(guī)和公司保密制度，保守公司商業(yè)秘密和敏感信息。2.明確公司保密范圍，包括但不限于公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、技術(shù)資料等。3.對涉及保密事項的文件、資料、會議等要嚴格管理，采取相應(yīng)的保密措施。保密措施1.文件管理對涉及保密的文件要進行密級標(biāo)識，按照規(guī)定的范圍進行傳閱和保管。絕密級文件要專人專柜保管，嚴格控制知悉范圍。文件銷毀要按照規(guī)定的程序進行，確保保密信息不被泄露。2.會議管理涉及保密內(nèi)容的會議要選擇保密場所召開，對參會人員進行資格審查。會議期間要做好保密工作，嚴禁無關(guān)人員進入會議場所，會議文件不得隨意帶出。3.計算機與網(wǎng)絡(luò)管理加強公司計算機和網(wǎng)絡(luò)的安全管理，設(shè)置訪問權(quán)限和密碼保護。嚴禁在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上傳輸和存儲涉及公司機密的信息。定期對計算機進行病毒查殺和安全檢查，防止信息泄露。保密教育與培訓(xùn)1.定期組織公司員工參加保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、保密技術(shù)等方面。3.對新入職