事業(yè)采購管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購行為，加強(qiáng)采購管理，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司各項(xiàng)事業(yè)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各事業(yè)項(xiàng)目涉及的所有采購活動(dòng)，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.效益性原則：在滿足公司事業(yè)需求的前提下，力求降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭環(huán)境公正。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品或服務(wù)，以保障公司事業(yè)的質(zhì)量和安全。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對采購工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，明確各崗位的職責(zé)和分工，確保采購工作的順利開展。采購人員的主要職責(zé)包括：1.需求收集與分析：與各部門溝通，了解采購需求，進(jìn)行需求分析和整理。2.供應(yīng)商開發(fā)與管理：尋找、評估、選擇合格供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。3.采購計(jì)劃制定：根據(jù)需求分析結(jié)果，制定采購計(jì)劃，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、時(shí)間等要求。4.采購實(shí)施：按照采購計(jì)劃，組織采購活動(dòng)，包括招標(biāo)、談判、詢價(jià)等，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。5.合同管理：起草、審核、簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)處理合同變更和糾紛。6.采購驗(yàn)收：參與采購物品或服務(wù)的驗(yàn)收工作，確保符合合同要求。7.采購成本控制：通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，提供詳細(xì)的需求說明，配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購驗(yàn)收等工作。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，進(jìn)行采購成本核算和財(cái)務(wù)結(jié)算。3.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對采購物品或服務(wù)的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。4.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審查采購合同的合法性和合規(guī)性，提供法律意見和支持。三、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)事業(yè)發(fā)展需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)算金額等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交給采購部門。2.緊急采購需求應(yīng)在申請表中注明，并說明緊急原因和預(yù)計(jì)完成時(shí)間，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可優(yōu)先處理。（二）需求審核與采購計(jì)劃制定1.采購部門收到采購申請表后，對需求進(jìn)行審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。如發(fā)現(xiàn)需求不合理或不明確，應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通并反饋。2.根據(jù)審核后的需求，采購部門結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等，制定采購計(jì)劃，明確采購的時(shí)間、方式、供應(yīng)商選擇范圍等，并報(bào)采購決策委員會或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）供應(yīng)商選擇與確定1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.根據(jù)采購物品或服務(wù)的特點(diǎn)和要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出若干潛在供應(yīng)商，并向其發(fā)送詢價(jià)函或招標(biāo)邀請書。3.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)文件或投標(biāo)文件，采購部門對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、資質(zhì)、信譽(yù)、業(yè)績等進(jìn)行綜合評估，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地考察。4.根據(jù)評估結(jié)果，采購部門確定中標(biāo)供應(yīng)商或候選供應(yīng)商，并報(bào)采購決策委員會或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。對于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)等公開競爭方式確定供應(yīng)商。（四）采購合同簽訂1.采購部門與確定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和合規(guī)性。審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人和供應(yīng)商授權(quán)代表簽字蓋章生效。（五）采購實(shí)施與跟蹤1.采購部門按照采購合同要求，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。對于重要采購項(xiàng)目，應(yīng)制定詳細(xì)的采購進(jìn)度計(jì)劃，并定期跟蹤檢查。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交付采購物品或服務(wù)。采購部門在收到貨物或服務(wù)后，應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。（六）采購驗(yàn)收1.采購物品或服務(wù)到貨后，采購部門應(yīng)通知需求部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收小組按照合同要求和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對采購物品的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等進(jìn)行檢驗(yàn)和核對，填寫《采購驗(yàn)收報(bào)告》。3.如發(fā)現(xiàn)采購物品或服務(wù)不符合合同要求，驗(yàn)收小組應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成整改或處理，直至驗(yàn)收合格。（七）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收報(bào)告，填寫《付款申請表》，經(jīng)相關(guān)部門審核簽字后提交給財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，核實(shí)采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性和金額準(zhǔn)確性。審核通過后，按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款。3.對于采用預(yù)付款方式的采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格控制預(yù)付款比例和金額，并跟蹤供應(yīng)商的履約情況，確保預(yù)付款的安全。四、采購方式（一）招標(biāo)采購1.適用范圍：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭較為充分的采購項(xiàng)目。2.招標(biāo)方式：包括公開招標(biāo)和邀請招標(biāo)。公開招標(biāo)是指招標(biāo)人以招標(biāo)公告的方式邀請不特定的法人或者其他組織投標(biāo)；邀請招標(biāo)是指招標(biāo)人以投標(biāo)邀請書的方式邀請?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)。3.招標(biāo)程序：編制招標(biāo)文件：明確招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)布招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請書：通過指定媒體或渠道發(fā)布招標(biāo)信息，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。發(fā)售招標(biāo)文件：向購買招標(biāo)文件的潛在供應(yīng)商提供招標(biāo)文件，并收取相應(yīng)費(fèi)用。開標(biāo)：在規(guī)定時(shí)間和地點(diǎn)公開開標(biāo)，公布投標(biāo)人的投標(biāo)報(bào)價(jià)、投標(biāo)文件的主要內(nèi)容等。評標(biāo)：組建評標(biāo)委員會，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，推薦中標(biāo)候選人。定標(biāo)：招標(biāo)人根據(jù)評標(biāo)委員會的推薦意見，確定中標(biāo)人，并向中標(biāo)人發(fā)出中標(biāo)通知書。（二）競爭性談判采購1.適用范圍：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購項(xiàng)目。2.談判程序：成立談判小組：由采購部門、需求部門、技術(shù)專家等組成談判小組。制定談判文件：明確談判項(xiàng)目的技術(shù)、商務(wù)要求和談判程序等內(nèi)容。邀請供應(yīng)商：從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商名單中確定不少于三家的供應(yīng)商參加談判，并向其發(fā)出談判邀請書。談判：談判小組與供應(yīng)商分別進(jìn)行談判，要求供應(yīng)商就采購項(xiàng)目的價(jià)格、技術(shù)、服務(wù)等條款進(jìn)行報(bào)價(jià)和承諾。確定成交供應(yīng)商：談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行最后報(bào)價(jià)，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報(bào)價(jià)最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交供應(yīng)商。（三）詢價(jià)采購1.適用范圍：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。2.詢價(jià)程序：確定被詢價(jià)的供應(yīng)商名單：從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中選取不少于三家的供應(yīng)商作為詢價(jià)對象。發(fā)出詢價(jià)單：向被詢價(jià)的供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。比較報(bào)價(jià)：對供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇報(bào)價(jià)最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項(xiàng)目。2.采購程序：填寫《單一來源采購申請表》，說明單一來源采購的理由和必要性。經(jīng)采購決策委員會或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，與唯一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商談判，確定采購價(jià)格和合同條款。簽訂采購合同。五、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)和實(shí)際需求，編制本部門的采購預(yù)算草案，并提交給采購部門。2.采購部門匯總各部門的采購預(yù)算草案，結(jié)合公司整體預(yù)算安排，進(jìn)行綜合平衡和審核，形成公司年度采購預(yù)算方案，報(bào)公司管理層審批。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序辦理。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督和控制，定期對采購支出進(jìn)行分析和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正預(yù)算執(zhí)行中的問題。（三）預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場價(jià)格波動(dòng)、政策調(diào)整、業(yè)務(wù)需求變化等原因?qū)е略少忣A(yù)算無法滿足實(shí)際需要時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容，并經(jīng)采購決策委員會或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、價(jià)格波動(dòng)、合同糾紛等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別和評估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.供應(yīng)商管理風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)供應(yīng)商開發(fā)與評估，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價(jià)，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商合作。簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償條款，以約束供應(yīng)商的行為。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)采購物品或服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對重要采購項(xiàng)目可委托第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：關(guān)注市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制，及時(shí)掌握價(jià)格變化趨勢。通過招標(biāo)、談判、詢價(jià)等多種采購方式，引入競爭機(jī)制，降低采購價(jià)格。與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，約定在一定條件下價(jià)格可根據(jù)市場情況進(jìn)行調(diào)整。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性。明確合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和溝通機(jī)制，及時(shí)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。對重大合同糾紛，應(yīng)及時(shí)咨詢法務(wù)部門，采取法律手段維護(hù)公司權(quán)益。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，如供應(yīng)商交貨延遲率、采購物品不合格率、采購成本超支率等，當(dāng)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。七、采購信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應(yīng)廣泛收集與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，包括市場價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品技術(shù)信息、政策法規(guī)信息等。2.信息收集渠道包括網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)協(xié)會、供應(yīng)商提供、市場調(diào)研等。（二）采購信息整理與分析1.采購部門對收集到的采購信息進(jìn)行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。2.定期對采購信息進(jìn)行分析，總結(jié)采購規(guī)律和趨勢，為采購決策提供參考依據(jù)。（三）采購信息共享1.采購部門應(yīng)與其他相關(guān)部門共享采購信息，如需求部門可了解采購進(jìn)度和供應(yīng)商情況，財(cái)務(wù)部門可掌握采購資金使用情況等。2.通過內(nèi)部信息系統(tǒng)、會議、報(bào)告等方式實(shí)現(xiàn)采購信息的及時(shí)共享和溝通。八、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購人員的日常管理和監(jiān)督，規(guī)范采購行為。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合做好各項(xiàng)工作。