酒店會議報備管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范酒店會議活動的管理，確保會議的順利進行，提高服務(wù)質(zhì)量，保障酒店及參會人員的安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于在酒店內(nèi)舉辦的各類會議、研討會、培訓、講座、宴會等活動（以下統(tǒng)稱"會議"）。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：會議的舉辦應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及酒店的相關(guān)規(guī)定。2.安全第一原則：確保會議期間人員、財產(chǎn)及環(huán)境的安全，制定并落實安全預案。3.服務(wù)質(zhì)量原則：提供優(yōu)質(zhì)、高效、個性化的服務(wù)，滿足參會人員的需求。4.信息準確原則：會議報備信息應(yīng)真實、準確、完整，便于酒店進行安排和管理。二、會議報備流程（一）提出申請1.申請人：會議主辦方或組織者應(yīng)指定專人負責會議報備工作。2.申請內(nèi)容：填寫《酒店會議報備申請表》，詳細說明會議的基本信息，包括會議名稱、會議時間、會議地點、參會人數(shù)、會議議程、特殊要求等。3.提交時間：一般應(yīng)提前[X]個工作日向酒店銷售部門提交申請，對于緊急會議，應(yīng)盡可能提前通知酒店，并說明情況。（二）初步審核1.審核部門：酒店銷售部門收到報備申請后，對申請內(nèi)容進行初步審核。2.審核要點：會議信息是否完整、準確。會議時間是否與酒店的預訂情況沖突。參會人數(shù)是否在酒店場地的容納范圍內(nèi)。特殊要求是否合理且酒店能夠滿足。3.反饋結(jié)果：審核通過的，銷售部門及時與申請人溝通，告知審核結(jié)果，并提供后續(xù)流程的指導；審核不通過的，說明原因，要求申請人補充或修改相關(guān)信息后重新提交。（三）場地確認1.確認部門：根據(jù)銷售部門的審核意見，酒店運營部門對會議場地進行確認。2.確認內(nèi)容：檢查場地的設(shè)施設(shè)備是否完好，能夠滿足會議的需求，如音響設(shè)備、投影儀、燈光系統(tǒng)、桌椅擺放等。核實場地的清潔衛(wèi)生情況，確保符合會議要求。確認場地的安全通道是否暢通，消防設(shè)施是否正常運行。3.反饋結(jié)果：運營部門將場地確認結(jié)果反饋給銷售部門，銷售部門再通知申請人。如場地存在問題，需及時協(xié)調(diào)解決，確保會議前場地準備就緒。（四）合同簽訂1.簽訂部門：經(jīng)場地確認后，酒店與會議主辦方簽訂《酒店會議服務(wù)合同》。2.合同內(nèi)容：明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括會議費用、服務(wù)內(nèi)容、付款方式、違約責任等條款。3.簽訂時間：合同應(yīng)在會議舉辦前[X]個工作日內(nèi)簽訂完畢，雙方簽字蓋章后生效。（五）詳細信息報備1.報備部門：會議主辦方應(yīng)在合同簽訂后，向酒店提供會議的詳細信息，包括會議議程、參會人員名單、用餐安排、特殊活動安排等。2.報備方式：可以通過郵件、傳真或酒店指定的在線平臺進行報備。3.信息要求：提供的信息應(yīng)準確、詳細，以便酒店能夠提前做好各項準備工作，如會議資料準備、餐飲安排、人員調(diào)配等。（六）會議前準備1.酒店準備工作：根據(jù)會議的詳細信息，酒店各相關(guān)部門進行會議前的準備工作，包括布置會場、準備會議資料、安排餐飲服務(wù)、調(diào)試設(shè)備等。安排專人負責與會議主辦方溝通協(xié)調(diào)，確保各項準備工作符合要求。2.主辦方準備工作：會議主辦方應(yīng)提前組織參會人員熟悉會議議程和相關(guān)要求，確保會議順利進行。按照合同約定支付會議費用，并配合酒店完成各項準備工作。三、會議服務(wù)管理（一）接待服務(wù)1.接待人員安排：酒店在會議入口處安排專門的接待人員，負責迎接參會人員，引導其簽到、領(lǐng)取會議資料，并協(xié)助解決相關(guān)問題。2.簽到服務(wù)：提供簽到表，采用電子簽到或人工簽到的方式，準確記錄參會人員的姓名、單位、聯(lián)系方式等信息。3.資料發(fā)放：按照參會人員名單，發(fā)放會議資料，確保資料內(nèi)容準確、完整。（二）會議期間服務(wù)1.設(shè)備保障：安排專業(yè)技術(shù)人員在會議期間隨時待命，及時處理設(shè)備故障，確保音響、投影儀、燈光等設(shè)備正常運行。2.茶水服務(wù)：根據(jù)會議需求，定時為參會人員提供茶水、咖啡等飲品服務(wù)。3.餐飲服務(wù)：按照合同約定的用餐標準和時間安排，提供優(yōu)質(zhì)的餐飲服務(wù)，確保食品安全衛(wèi)生。4.會議記錄：如有需要，酒店可協(xié)助會議主辦方安排專人進行會議記錄。（三）會議期間的特殊需求處理1.臨時變更：對于會議期間的臨時變更需求，如會議議程調(diào)整、參會人員變動等，會議主辦方應(yīng)及時通知酒店，酒店應(yīng)積極配合進行相應(yīng)的調(diào)整。2.緊急情況處理：制定應(yīng)急預案，應(yīng)對會議期間可能出現(xiàn)的緊急情況，如火災、突發(fā)疾病等。一旦發(fā)生緊急情況，酒店工作人員應(yīng)按照預案迅速采取措施，保障參會人員的生命安全和會議的正常進行。四、會議安全管理（一）安全制度與責任1.安全制度：酒店制定完善的會議安全管理制度，明確安全責任和安全措施。2.責任落實：將安全責任落實到各部門、各崗位，確保每個環(huán)節(jié)都有專人負責安全工作。（二）設(shè)施設(shè)備安全檢查1.定期檢查：會議前對場地的設(shè)施設(shè)備進行全面檢查，確保電器設(shè)備、消防設(shè)施、電梯等正常運行，無安全隱患。2.臨時檢查：會議期間加強對設(shè)施設(shè)備的巡查，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全問題。（三）人員安全管理1.人員培訓：對酒店員工進行安全培訓，提高員工的安全意識和應(yīng)急處理能力。2.人員疏導：會議期間安排專人負責人員疏導，確保通道暢通，避免人員擁擠和踩踏事故的發(fā)生。3.食品安全：加強對餐飲服務(wù)的食品安全管理，嚴格把控食材采購、加工制作、儲存等環(huán)節(jié)，確保食品安全。（四）消防安全管理1.消防設(shè)施配備：確保會議場地配備齊全的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進行檢查和維護。2.消防通道暢通：保證消防通道暢通無阻，嚴禁在通道內(nèi)堆放雜物。3.消防演練：定期組織酒店員工和參會人員進行消防演練，提高火災應(yīng)急處置能力。五、會議費用管理（一）費用標準1.制定原則：酒店根據(jù)會議的規(guī)模、服務(wù)內(nèi)容、市場行情等因素，制定合理的會議費用標準。2.費用構(gòu)成：會議費用一般包括場地租賃費用、餐飲費用、設(shè)備使用費用、服務(wù)費用等。（二）費用支付1.支付方式：雙方在合同中約定費用支付方式，一般可采用銀行轉(zhuǎn)賬、支票等方式。2.支付時間：會議主辦方應(yīng)按照合同約定的時間支付會議費用，如逾期支付，應(yīng)按照合同約定承擔違約責任。（三）費用結(jié)算1.結(jié)算依據(jù)：會議結(jié)束后，酒店根據(jù)實際提供的服務(wù)和產(chǎn)生的費用，與會議主辦方進行費用結(jié)算。2.結(jié)算流程：酒店向會議主辦方提供費用結(jié)算清單，經(jīng)雙方核對無誤后，辦理結(jié)算手續(xù)。六、會議評估與反饋（一）評估方式1.問卷調(diào)查：會議結(jié)束后，酒店向參會人員發(fā)放問卷調(diào)查，了解他們對會議服務(wù)、場地設(shè)施、餐飲質(zhì)量等方面的滿意度。2.現(xiàn)場訪談：安排專人與會議主辦方進行現(xiàn)場訪談，聽取他們對會議組織和酒店服務(wù)的意見和建議。（二）評估內(nèi)容1.服務(wù)質(zhì)量：包括接待服務(wù)、會議期間服務(wù)、餐飲服務(wù)等方面的質(zhì)量評估。2.場地設(shè)施：對會議場地的設(shè)施設(shè)備、環(huán)境布置等進行評估。3.安全保障：評估會議期間的安全管理措施是否到位。4.整體滿意度：綜合以上方面，了解參會人員和會議主辦方對本次會議的整體滿意度。（三）反饋與改進1.結(jié)果反饋：酒店對評估結(jié)果進行整理和分析，及時向會議主辦方反饋評估情況。2.改進措施：針對評估中發(fā)現(xiàn)的問題，制定相應(yīng)的改進措施，不斷提高酒店的會議服務(wù)質(zhì)量。七、違約責任（一）酒店違約責任1.若酒店未按照合同約定提供服務(wù)，導致會議無法正常進行或影響會議效果的，應(yīng)承擔相應(yīng)的違約責任，如退還部分或全部會議費用、賠償會議主辦方因此遭受的損失等。2.因酒店設(shè)施設(shè)備故障、安全事故等原因給參會人員造成人身傷害或財產(chǎn)損失的，酒店應(yīng)依法承擔賠償責任。（二）會議主辦方違約責任1.若會議主辦方未按照合同約定支付會議費用，應(yīng)按照合同約定支付逾期違約金，并承擔酒店為追討費用而產(chǎn)生的合理費用。2.因