阿里員工物資管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范阿里巴巴集團(tuán)員工物資的管理，確保物資的合理配置、有效使用和妥善保管，提高物資使用效率，保障公司運(yùn)營(yíng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于阿里巴巴集團(tuán)旗下所有子公司、分支機(jī)構(gòu)及全體員工。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保物資管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.合理性原則：根據(jù)員工工作需要和業(yè)務(wù)實(shí)際情況，合理配置物資資源，避免浪費(fèi)和閑置。3.高效性原則：優(yōu)化物資采購(gòu)、使用、保管等流程，提高物資使用效率，降低管理成本。4.責(zé)任性原則：明確各部門(mén)和員工在物資管理中的職責(zé)，落實(shí)責(zé)任追究制度。二、物資分類(lèi)及定義（一）辦公設(shè)備1.電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等辦公自動(dòng)化設(shè)備。2.辦公桌椅、文件柜、保險(xiǎn)柜等辦公家具。3.投影儀、音響設(shè)備、視頻會(huì)議系統(tǒng)等會(huì)議設(shè)備。（二）辦公耗材1.紙張、墨盒、硒鼓、色帶、打印紙等打印復(fù)印耗材。2.筆、筆記本、文件夾、檔案袋等文具用品。3.清潔用品、一次性水杯、茶葉等辦公日常消耗品。（三）通訊設(shè)備1.手機(jī)、固定電話(huà)、對(duì)講機(jī)等通訊工具。2.手機(jī)話(huà)費(fèi)套餐、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)等通訊費(fèi)用支出。（四）差旅用品1.行李箱、背包、旅行袋等出行箱包。2.商務(wù)正裝、休閑裝、工作服等各類(lèi)服裝。3.差旅過(guò)程中使用的洗漱用品、護(hù)膚品等個(gè)人護(hù)理用品。（五）其他物資1.各類(lèi)禮品、紀(jì)念品、促銷(xiāo)品等。2.公司定制的帶有阿里標(biāo)識(shí)的文化衫、徽章、鑰匙扣等周邊產(chǎn)品。3.因特殊業(yè)務(wù)需求而配備的專(zhuān)用設(shè)備或物資，如攝影器材、實(shí)驗(yàn)儀器等。三、物資采購(gòu)管理（一）采購(gòu)需求申請(qǐng)1.員工根據(jù)工作需要，填寫(xiě)物資采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)員工提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性，并簽署意見(jiàn)。（二）采購(gòu)審批流程1.采購(gòu)申請(qǐng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，根據(jù)物資金額大小，按照以下審批權(quán)限進(jìn)行審批：金額在[X]元以下的，由部門(mén)經(jīng)理審批。金額在[X]元至[X]元之間的，由分管總監(jiān)審批。金額在[X]元以上的，由公司總裁審批。2.審批通過(guò)后的采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)峤恢敛少?gòu)部門(mén)。（三）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素。2.采購(gòu)人員與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。3.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如遇特殊情況需要變更交貨時(shí)間或交貨地點(diǎn)等，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商并取得公司相關(guān)部門(mén)的同意。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.物資到貨后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知使用部門(mén)和驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員按照采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或與合同約定不符，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或采取其他補(bǔ)救措施。3.驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫(xiě)物資驗(yàn)收單，并簽字確認(rèn)。物資驗(yàn)收單應(yīng)包括物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱(chēng)、采購(gòu)合同編號(hào)、驗(yàn)收情況等信息。（五）采購(gòu)付款1.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和物資驗(yàn)收單，對(duì)采購(gòu)款項(xiàng)進(jìn)行審核。審核無(wú)誤后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定辦理付款手續(xù)。2.付款方式應(yīng)根據(jù)與供應(yīng)商的約定執(zhí)行，原則上應(yīng)通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付，避免現(xiàn)金交易。如因特殊情況需要現(xiàn)金支付的，應(yīng)經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。四、物資領(lǐng)用管理（一）領(lǐng)用流程1.員工憑已審批的物資采購(gòu)申請(qǐng)表或物資領(lǐng)用單到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取物資。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)物資領(lǐng)用單上的信息，核對(duì)物資的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等，確認(rèn)無(wú)誤后發(fā)放物資，并在物資領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)。3.員工領(lǐng)取物資后，應(yīng)及時(shí)在物資領(lǐng)用登記表上簽字，注明領(lǐng)用時(shí)間、物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.辦公設(shè)備：根據(jù)員工工作崗位和業(yè)務(wù)需求，按照公司規(guī)定的配置標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行配備。如普通辦公崗位配備臺(tái)式電腦一臺(tái)，特殊業(yè)務(wù)崗位可根據(jù)實(shí)際情況增加配置。2.辦公耗材：根據(jù)員工日常使用量和業(yè)務(wù)需求，合理發(fā)放。如紙張按照每月預(yù)計(jì)使用量進(jìn)行定量發(fā)放，墨盒、硒鼓等根據(jù)打印機(jī)使用情況進(jìn)行更換。3.通訊設(shè)備：根據(jù)員工工作需要和公司通訊費(fèi)用政策，配備手機(jī)或固定電話(huà)，并按照規(guī)定的話(huà)費(fèi)套餐標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行補(bǔ)貼。4.差旅用品：根據(jù)員工出差頻率和業(yè)務(wù)需求，合理配備行李箱、背包等出行箱包。商務(wù)正裝、工作服等根據(jù)員工崗位性質(zhì)和公司著裝要求進(jìn)行發(fā)放。（三）特殊物資領(lǐng)用1.對(duì)于因特殊業(yè)務(wù)需求而配備的專(zhuān)用設(shè)備或物資，如攝影器材、實(shí)驗(yàn)儀器等，員工應(yīng)填寫(xiě)特殊物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明領(lǐng)用原因、使用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和相關(guān)業(yè)務(wù)主管審批后，方可領(lǐng)用。2.特殊物資領(lǐng)用后，員工應(yīng)妥善保管，按照規(guī)定的操作規(guī)程使用，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。如因特殊原因需要延長(zhǎng)使用時(shí)間的，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。五、物資使用管理（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)按照物資的使用說(shuō)明和操作規(guī)程正確使用物資，不得擅自更改或拆卸物資。2.對(duì)于辦公設(shè)備，員工應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，保持設(shè)備的良好運(yùn)行狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告相關(guān)部門(mén)進(jìn)行維修。3.辦公耗材應(yīng)節(jié)約使用，避免浪費(fèi)。如紙張應(yīng)雙面打印，墨盒、硒鼓等應(yīng)在使用壽命結(jié)束后及時(shí)更換，不得隨意丟棄。4.通訊設(shè)備應(yīng)按照公司規(guī)定的使用范圍和方式使用，不得用于私人用途。如因工作需要使用手機(jī)產(chǎn)生的費(fèi)用，應(yīng)按照公司通訊費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。（二）使用監(jiān)督1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)員工物資使用情況的監(jiān)督檢查，確保員工按照規(guī)定正確使用物資。2.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司物資使用情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促相關(guān)部門(mén)和員工進(jìn)行整改。3.對(duì)于違反物資使用規(guī)范的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如警告、罰款、扣減績(jī)效分等。六、物資保管管理（一）倉(cāng)庫(kù)管理1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的倉(cāng)庫(kù)，負(fù)責(zé)物資的存儲(chǔ)和保管。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施設(shè)備，確保物資的安全存放。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照物資的類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，并建立物資臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫(kù)情況。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)物資短缺、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)告相關(guān)部門(mén)進(jìn)行處理。（二）個(gè)人保管1.對(duì)于員工個(gè)人領(lǐng)用的辦公設(shè)備、通訊設(shè)備等物資，員工應(yīng)妥善保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或丟失。2.如因員工個(gè)人原因?qū)е挛镔Y損壞或丟失的，員工應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。賠償金額根據(jù)物資的購(gòu)置價(jià)格、折舊情況等因素確定。七、物資盤(pán)點(diǎn)管理（一）盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃1.行政部門(mén)應(yīng)制定年度物資盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、盤(pán)點(diǎn)人員等信息。2.年度物資盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行。（二）盤(pán)點(diǎn)實(shí)施1.根據(jù)盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，組織相關(guān)人員對(duì)公司物資進(jìn)行全面盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等信息，并做好記錄。2.對(duì)于盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如物資短缺、損壞、賬實(shí)不符等，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)物資盤(pán)點(diǎn)差異表。（三）盤(pán)點(diǎn)結(jié)果處理1.行政部門(mén)根據(jù)物資盤(pán)點(diǎn)差異表，對(duì)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析和總結(jié)，提出整改措施和建議。2.對(duì)于因管理不善等原因?qū)е碌奈镔Y損失，應(yīng)追究相關(guān)部門(mén)和人員的責(zé)任，并按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。3.根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，調(diào)整物資臺(tái)賬和財(cái)務(wù)賬目，確保賬實(shí)相符。八、物資報(bào)廢管理（一）報(bào)廢申請(qǐng)1.物資因損壞、老化、淘汰等原因無(wú)法繼續(xù)使用的，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)物資報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)物資報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)報(bào)廢的必要性和合理性，并簽署意見(jiàn)。（二）報(bào)廢審批1.物資報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，根據(jù)物資金額大小，按照以下審批權(quán)限進(jìn)行審批：金額在[X]元以下的，由部門(mén)經(jīng)理審批。金額在[X]元至[X]元之間的，由分管總監(jiān)審批。金額在[X]元以上的，由公司總裁審批。2.審批通過(guò)后的物資報(bào)廢申請(qǐng)?zhí)峤恢列姓块T(mén)。（三）報(bào)廢處理1.行政部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的物資報(bào)廢申請(qǐng)，組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行清理和處置。報(bào)廢物資可以采取變賣(mài)、捐贈(zèng)、回收等方式進(jìn)行處理。2.對(duì)于有保密要求的報(bào)廢物資，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行處理，確保信息安全。3.行政部門(mén)應(yīng)將物資報(bào)廢處理情況及時(shí)記錄在案，并定期向公司管理層匯報(bào)。九、物資賠償管理（一）賠償情形1.因員工個(gè)人原因?qū)е挛镔Y損壞、丟失、被盜等情況的，員工應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。2.因員工違反物資使用規(guī)范或操作規(guī)程，導(dǎo)致物資損壞或造成其他損失的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.因部門(mén)管理不善，導(dǎo)致物資丟失、損壞等情況的，公司將追究部門(mén)負(fù)責(zé)人的管理責(zé)任，并要求部門(mén)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。（二）賠償標(biāo)準(zhǔn)1.辦公設(shè)備：根據(jù)物資的購(gòu)置價(jià)格、折舊情況等因素確定賠償金額。賠償金額=購(gòu)置價(jià)格×（1已使用年限/預(yù)計(jì)使用年限）。2.辦公耗材：按照市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行賠償。3.通訊設(shè)備：根據(jù)設(shè)備的購(gòu)置價(jià)格、折舊情況等因素確定賠償金額。賠償金額=購(gòu)置價(jià)格×（1已使用年限/預(yù)計(jì)使用年限）。4.差旅用品：按照市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行賠償。（三）賠償方式1.員工應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將賠償款繳納至公司