運(yùn)輸公司油卡管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司油卡管理，規(guī)范用油行為，降低運(yùn)營成本，提高車輛使用效率，確保公司運(yùn)輸業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有車輛使用的油卡管理，包括自有車輛、租賃車輛等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司油卡實(shí)行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一發(fā)放、統(tǒng)一充值、統(tǒng)一核算。2.專款專用原則：油卡資金只能用于車輛加油，不得挪作他用。3.節(jié)約高效原則：鼓勵(lì)駕駛員合理用油，降低油耗，提高車輛燃油經(jīng)濟(jì)性。4.監(jiān)督考核原則：建立健全油卡管理監(jiān)督考核機(jī)制，對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。二、油卡申購與發(fā)放（一）申購流程1.車隊(duì)負(fù)責(zé)人根據(jù)車輛行駛里程、油耗情況以及未來一段時(shí)間的運(yùn)輸任務(wù)安排，預(yù)估油卡需求量，填寫《油卡申購申請表》，詳細(xì)注明申購油卡的數(shù)量、金額、所屬車輛等信息。2.將《油卡申購申請表》提交至公司財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司資金狀況、車輛用油預(yù)算等進(jìn)行審核。審核通過后，在申請表上簽字確認(rèn)，并將申請表轉(zhuǎn)交給行政部門。3.行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一與合作加油站或油卡供應(yīng)商聯(lián)系，按照申購數(shù)量和金額進(jìn)行油卡申購。申購過程中，要確保油卡的真實(shí)性、有效性和安全性。（二）發(fā)放流程1.油卡申購成功后，行政部門將油卡領(lǐng)取回來，并進(jìn)行登記造冊。登記內(nèi)容包括油卡卡號(hào)、所屬車輛車牌號(hào)、發(fā)卡日期、初始金額等。2.行政部門根據(jù)車隊(duì)負(fù)責(zé)人提供的車輛分配信息，將油卡發(fā)放給相應(yīng)的駕駛員。發(fā)放時(shí)，駕駛員需在《油卡發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取油卡。3.行政部門將油卡發(fā)放情況及時(shí)反饋給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門據(jù)此進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄油卡的發(fā)放金額和相關(guān)信息。三、油卡充值（一）充值申請1.駕駛員在油卡余額不足時(shí)，應(yīng)提前向車隊(duì)負(fù)責(zé)人提交《油卡充值申請表》，說明車輛當(dāng)前行駛里程、剩余油量、預(yù)計(jì)下次加油時(shí)間以及申請充值的金額等情況。2.車隊(duì)負(fù)責(zé)人對駕駛員提交的申請表進(jìn)行審核，核實(shí)車輛用油情況的真實(shí)性和合理性。審核通過后，在申請表上簽字，并將申請表轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)部門。（二）充值操作1.財(cái)務(wù)部門收到車隊(duì)負(fù)責(zé)人轉(zhuǎn)來的《油卡充值申請表》后，再次進(jìn)行審核。審核無誤后，安排專人負(fù)責(zé)油卡充值工作。2.財(cái)務(wù)人員通過公司指定的充值渠道，如網(wǎng)上銀行、加油站現(xiàn)場充值設(shè)備等，按照申請表上的金額為油卡進(jìn)行充值。充值完成后，打印充值憑證，記錄充值日期、充值金額、充值方式等信息。3.財(cái)務(wù)人員將充值憑證和充值后的油卡交還給車隊(duì)負(fù)責(zé)人，車隊(duì)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)將油卡轉(zhuǎn)交給駕駛員。駕駛員收到充值后的油卡后，應(yīng)檢查油卡余額是否與充值金額一致，并在《油卡充值登記表》上簽字確認(rèn)。四、油卡使用（一）加油規(guī)定1.駕駛員必須使用公司統(tǒng)一發(fā)放的油卡為車輛加油，嚴(yán)禁使用現(xiàn)金加油（特殊情況經(jīng)公司批準(zhǔn)除外）。2.加油時(shí)，駕駛員應(yīng)選擇公司指定的合作加油站進(jìn)行加油。如因特殊原因需要在非指定加油站加油，需提前向車隊(duì)負(fù)責(zé)人申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可加油。加油后，駕駛員應(yīng)保留加油發(fā)票，并在發(fā)票上注明加油車輛車牌號(hào)、加油日期、加油金額等信息。3.駕駛員在加油前，應(yīng)確保油卡芯片無損壞、密碼未泄露。加油時(shí)，應(yīng)配合加油站工作人員完成加油操作，確認(rèn)加油金額、油品型號(hào)、加油槍號(hào)等信息無誤后，簽字確認(rèn)。4.加油過程中如發(fā)現(xiàn)油卡異常，如無法讀取信息、余額不符等情況，駕駛員應(yīng)立即停止加油，并及時(shí)與車隊(duì)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門聯(lián)系，查明原因，妥善處理。（二）車輛油耗監(jiān)控1.公司建立車輛油耗監(jiān)控系統(tǒng)，對每輛車的油耗情況進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤和統(tǒng)計(jì)分析。駕駛員應(yīng)按照要求定期將車輛的行駛里程、加油量等信息錄入油耗監(jiān)控系統(tǒng)。2.車隊(duì)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對本車隊(duì)車輛的油耗數(shù)據(jù)進(jìn)行日常監(jiān)控和分析。如發(fā)現(xiàn)某輛車油耗異常偏高，應(yīng)及時(shí)與駕駛員溝通，查找原因。如因駕駛習(xí)慣、車輛故障等原因?qū)е掠秃脑黾?，?yīng)督促駕駛員改進(jìn)駕駛習(xí)慣或及時(shí)維修車輛。3.公司定期對車輛油耗情況進(jìn)行綜合評估，對油耗控制較好的駕駛員和車隊(duì)進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對油耗過高且無正當(dāng)理由的駕駛員和車隊(duì)進(jìn)行批評教育，并采取相應(yīng)的整改措施。（三）油卡保管1.駕駛員應(yīng)妥善保管公司發(fā)放的油卡，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或丟失。如因保管不善導(dǎo)致油卡丟失，駕駛員應(yīng)立即向車隊(duì)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并協(xié)助辦理掛失、補(bǔ)辦等手續(xù)。掛失期間，如因油卡被盜用造成的損失，由駕駛員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.油卡應(yīng)存放在安全、干燥的地方，避免油卡芯片損壞或密碼泄露。駕駛員不得自行拆卸、改裝油卡。3.駕駛員離職時(shí)，應(yīng)將所持有的油卡交還給車隊(duì)負(fù)責(zé)人。車隊(duì)負(fù)責(zé)人核實(shí)油卡信息無誤后，辦理油卡回收手續(xù)，并將回收情況告知財(cái)務(wù)部門。五、油卡賬務(wù)管理（一）賬目記錄1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)建立健全油卡賬務(wù)管理制度，對油卡的申購、發(fā)放、充值、使用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。賬目記錄應(yīng)做到日清月結(jié)，確保賬實(shí)相符。2.財(cái)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)油卡充值憑證、加油發(fā)票、油卡使用記錄等原始憑證，及時(shí)登記油卡明細(xì)賬。明細(xì)賬應(yīng)包括油卡卡號(hào)、所屬車輛車牌號(hào)、交易日期、交易內(nèi)容（申購、充值、加油等）、金額、余額等信息。3.每月末，財(cái)務(wù)部門應(yīng)對油卡賬目進(jìn)行核對和結(jié)算。核對內(nèi)容包括油卡余額與明細(xì)賬余額是否一致、加油發(fā)票金額與加油記錄是否相符等。如發(fā)現(xiàn)賬目不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行調(diào)整。（二）報(bào)表編制1.財(cái)務(wù)部門每月定期編制油卡使用情況報(bào)表，報(bào)表內(nèi)容包括本月各車輛的加油量、加油金額、行駛里程、百公里油耗等信息。2.油卡使用情況報(bào)表應(yīng)報(bào)送公司管理層、車隊(duì)負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)車輛用油規(guī)律，提出降低油耗的建議和措施。（三）審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對油卡管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查油卡管理制度的執(zhí)行情況、賬目記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性、油卡使用的合理性等。2.審計(jì)人員有權(quán)查閱油卡相關(guān)的原始憑證、賬目記錄、報(bào)表等資料，詢問相關(guān)人員。對于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。3.公司應(yīng)積極配合外部審計(jì)機(jī)構(gòu)對油卡管理情況的審計(jì)工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對于外部審計(jì)提出的意見和建議，公司應(yīng)認(rèn)真研究，采取有效措施加以改進(jìn)。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用現(xiàn)金加油的。2.將油卡轉(zhuǎn)借他人使用的。3.故意損壞油卡或泄露油卡密碼的。4.虛報(bào)加油量、加油金額等騙取油卡資金的。5.未按規(guī)定在指定加油站加油的。6.其他違反油卡管理制度的行為。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為的駕駛員，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正。同時(shí)，對違規(guī)行為造成的損失進(jìn)行賠償。2.對于多次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為或違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重的駕駛員，除責(zé)令其賠償損失外，還將視情節(jié)輕重給予罰款、降職、辭退等處理。3.對于因違規(guī)行為給公司造成重大損失的，公司將依法追