公司行政前臺管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司行政前臺工作流程，提高行政前臺服務(wù)質(zhì)量和工作效率，樹立公司良好形象，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司行政前臺崗位的所有工作人員。（三）職責(zé)1.行政前臺在行政主管的直接領(lǐng)導(dǎo)下開展工作，負(fù)責(zé)公司日常行政事務(wù)的處理和對外聯(lián)絡(luò)工作。2.嚴(yán)格遵守公司各項規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保工作的準(zhǔn)確性和及時性。3.積極主動為公司員工和來訪客人提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，維護(hù)公司良好的工作秩序和形象。二、工作內(nèi)容與流程（一）前臺接待1.上班時間必須堅守崗位，不得擅自離崗、串崗。如有特殊情況需要暫時離開，需向行政主管請假，并安排好頂崗人員。2.保持前臺區(qū)域整潔、衛(wèi)生，辦公設(shè)備擺放整齊，各類文件資料分類存放，便于查找。3.熱情接待來訪客人，主動詢問來訪事由，并及時通知相關(guān)人員。如遇重要客人或緊急情況，應(yīng)立即向行政主管匯報。4.引導(dǎo)來訪客人至相應(yīng)會議室或辦公區(qū)域，并提供必要的茶水、飲料等服務(wù)。5.對于預(yù)約來訪的客人，需提前確認(rèn)預(yù)約信息，并做好接待準(zhǔn)備工作。（二）電話接聽與轉(zhuǎn)接1.電話鈴響三聲內(nèi)必須接聽，使用禮貌用語，如“您好，[公司名稱]”。2.準(zhǔn)確記錄來電信息，包括來電時間、來電人姓名、單位、聯(lián)系電話、來電事由等，并及時傳達(dá)給相關(guān)人員。3.對于咨詢類電話，應(yīng)耐心解答；對于投訴類電話，要認(rèn)真傾聽，做好記錄，并及時反饋給相關(guān)部門處理。4.熟練掌握公司內(nèi)部各部門的分機(jī)號碼和負(fù)責(zé)人姓名，準(zhǔn)確、迅速地轉(zhuǎn)接電話。如遇不清楚的情況，應(yīng)及時向他人請教，不得隨意轉(zhuǎn)接或拒絕接聽。（三）郵件收發(fā)與處理1.負(fù)責(zé)公司各類郵件、包裹的收發(fā)工作，做好登記記錄，包括郵件號碼、寄件人姓名、單位、收件部門、收件人姓名等信息。2.及時將收到的郵件、包裹分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并督促收件人簽字確認(rèn)。3.對于重要郵件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，并及時通知收件人。4.定期清理郵件收發(fā)區(qū)域，保持整潔衛(wèi)生。（四）辦公用品管理1.負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購申請、庫存管理和發(fā)放工作。2.根據(jù)各部門的需求，定期統(tǒng)計辦公用品的使用情況，制定合理的采購計劃，確保辦公用品的正常供應(yīng)。3.建立辦公用品庫存臺賬，詳細(xì)記錄辦公用品的出入庫情況，做到賬物相符。4.嚴(yán)格按照公司規(guī)定的辦公用品領(lǐng)用流程發(fā)放辦公用品，對于貴重或限量使用的辦公用品，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。5.定期盤點(diǎn)辦公用品庫存，及時發(fā)現(xiàn)并報告短缺或損壞情況，做好補(bǔ)充和維修工作。（五）文件資料管理1.負(fù)責(zé)公司各類文件資料的收集、整理、歸檔和保管工作。2.按照文件資料的類別和性質(zhì)進(jìn)行分類存放，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查詢和使用。3.嚴(yán)格執(zhí)行文件資料的借閱制度，對于需要借閱的文件資料，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時間。4.定期對文件資料進(jìn)行清理和銷毀，對于過期、作廢或不需要留存的文件資料，按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行處理，確保文件資料的安全性和保密性。（六）會議室管理1.負(fù)責(zé)會議室的日常管理和維護(hù)工作，包括會議室的清潔衛(wèi)生、設(shè)備設(shè)施的檢查和調(diào)試等。2.根據(jù)會議安排，提前做好會議室的準(zhǔn)備工作，如擺放桌椅、調(diào)試投影儀、準(zhǔn)備茶水等。3.協(xié)助會議組織者進(jìn)行會議服務(wù)，如會議簽到、會議記錄等。4.會議結(jié)束后，及時清理會議室，關(guān)閉設(shè)備設(shè)施，整理桌椅，保持會議室整潔有序。（七）考勤管理1.協(xié)助行政主管做好公司員工的考勤統(tǒng)計工作，每月按時收集員工的考勤記錄，進(jìn)行認(rèn)真核對和匯總。2.對于遲到、早退、曠工等考勤異常情況，及時與相關(guān)員工溝通了解原因，并按照公司考勤制度進(jìn)行處理。3.定期公布公司員工的考勤情況，確?？记跀?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和公正性。（八）其他行政事務(wù)1.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性行政事務(wù)工作，如辦公區(qū)域的環(huán)境布置、公司活動的組織安排等。2.積極配合其他部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助，共同完成公司的各項任務(wù)。三、工作規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)（一）服務(wù)態(tài)度1.對待公司員工和來訪客人要熱情、禮貌、周到，使用文明用語，不得與客人發(fā)生爭執(zhí)或沖突。2.耐心傾聽客人的需求和意見，及時給予回應(yīng)和解決，做到有問必答、有求必應(yīng)。3.保持積極主動的工作態(tài)度，主動為客人提供幫助和服務(wù)，不得推諉、敷衍。（二）工作效率1.嚴(yán)格遵守工作時間，按時完成各項工作任務(wù)，不得拖延。2.對于緊急任務(wù)或重要事項，要迅速響應(yīng)，優(yōu)先處理，確保工作的及時性和準(zhǔn)確性。3.合理安排工作流程，提高工作效率，避免出現(xiàn)工作積壓或延誤的情況。（三）工作質(zhì)量1.認(rèn)真細(xì)致地做好每一項工作，確保工作質(zhì)量，減少差錯率。2.對于重要文件、資料和信息，要進(jìn)行多次核對和審核，確保準(zhǔn)確無誤。3.定期對工作進(jìn)行總結(jié)和反思，不斷改進(jìn)工作方法和提高工作質(zhì)量。（四）職業(yè)形象1.保持良好的職業(yè)形象，著裝整潔、得體，符合公司的企業(yè)文化和形象要求。2.言行舉止要端莊、大方，不得有不雅行為或言語。3.注重個人修養(yǎng)和素質(zhì)提升，展現(xiàn)公司行政前臺的良好風(fēng)貌。四、培訓(xùn)與發(fā)展1.行政主管應(yīng)定期組織行政前臺人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，包括前臺接待技巧、電話禮儀、辦公用品管理、文件資料整理等方面的培訓(xùn)，不斷提高行政前臺人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。2.根據(jù)行政前臺人員的工作表現(xiàn)和職業(yè)發(fā)展需求，制定個性化的培訓(xùn)計劃，為其提供晉升和發(fā)展的機(jī)會。3.鼓勵行政前臺人員參加外部培訓(xùn)課程和學(xué)習(xí)交流活動，拓寬視野，了解行業(yè)最新動態(tài)和發(fā)展趨勢，提升自身能力。五、考核與獎懲（一）考核1.行政前臺人員的考核由行政主管負(fù)責(zé)，考核周期為每月一次。2.考核內(nèi)容包括工作業(yè)績、工作態(tài)度、職業(yè)素養(yǎng)等方面，具體考核指標(biāo)和評分標(biāo)準(zhǔn)如下：工作業(yè)績（60分）：主要考核行政前臺人員各項工作任務(wù)的完成情況，包括前臺接待、電話接聽與轉(zhuǎn)接、郵件收發(fā)與處理、辦公用品管理、文件資料管理、會議室管理、考勤管理等工作的準(zhǔn)確性和及時性。工作態(tài)度（30分）：主要考核行政前臺人員的工作積極性、主動性、責(zé)任心、團(tuán)隊合作精神等方面。職業(yè)素養(yǎng)（10分）：主要考核行政前臺人員的職業(yè)形象、言行舉止、服務(wù)意識、保密意識等方面。3.考核結(jié)果分為優(yōu)秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四個等級。（二）獎懲1.對于考核結(jié)果為優(yōu)秀的行政前臺人員，公司將給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎金、晉升等。2.對于考核結(jié)果為良好的行政前臺人員，公司將給予肯定和鼓勵，如進(jìn)行績效面談、提出改進(jìn)建議等。3.對于考核結(jié)果為合格的行政前臺人員，公司將要求其進(jìn)行自我總結(jié)和反思，制定改進(jìn)計劃，并跟蹤改進(jìn)情況。4.對于考