公司過程資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司過程資料的管理，規(guī)范資料的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保公司資料的完整性、準確性和安全性，提高公司管理效率和決策科學性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務活動中形成的各類過程資料，包括但不限于文件、合同、報表、報告、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、技術(shù)資料、財務資料等。（三）基本原則1.真實性原則：資料應如實反映公司業(yè)務活動的實際情況，確保內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：涵蓋公司業(yè)務活動全過程的各類資料，不遺漏重要信息。3.準確性原則：資料內(nèi)容準確無誤，數(shù)據(jù)計算正確，表述清晰規(guī)范。4.及時性原則：及時收集、整理和歸檔資料，確保資料的時效性。5.保密性原則：對涉及公司機密的資料嚴格保密，防止信息泄露。二、職責分工（一）公司管理層1.負責批準公司過程資料管理制度及相關規(guī)定。2.監(jiān)督制度的執(zhí)行情況，對重大資料管理事項進行決策。（二）各部門負責人1.負責本部門過程資料管理工作的組織和領導。2.確保本部門資料的及時收集、整理、歸檔，并符合公司制度要求。3.對本部門資料的真實性、完整性和準確性負責。（三）資料管理員1.負責公司過程資料的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和借閱服務。2.制定資料管理工作計劃和流程，建立資料管理臺賬。3.對資料進行分類、編號、存儲，確保資料便于查找和使用。4.定期對資料進行清查盤點，保證資料的安全與完整。（四）員工1.按照公司要求及時提交業(yè)務活動中產(chǎn)生的各類資料。2.妥善保管個人使用的公司資料，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借他人。三、資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司內(nèi)部文件，包括但不限于通知、通報、決定、決議、規(guī)章制度等。2.各類業(yè)務合同，如采購合同、銷售合同、租賃合同等。3.工作報表與報告，如財務報表、銷售報表、項目進展報告等。4.會議記錄，包括公司例會、專題會議、部門會議等記錄。5.工作計劃與總結(jié)，涵蓋年度、季度、月度及專項工作計劃與總結(jié)。6.技術(shù)資料，如產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件、技術(shù)研發(fā)報告等。7.財務資料，如發(fā)票、收據(jù)、賬本、審計報告等。8.其他與公司業(yè)務相關的資料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責資料收集工作，確保資料及時、準確收集。2.資料收集應遵循全面、完整的原則，不得遺漏重要信息。3.對于外部獲取的資料，應確保其來源可靠，內(nèi)容真實有效。（三）整理方法1.資料管理員按照資料的類別、性質(zhì)、時間順序等進行分類整理。2.對每份資料進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.去除資料中的無關信息，如重復頁、空白頁等，確保資料內(nèi)容簡潔明了。4.對資料進行裝訂或裝盒，確保整齊美觀，便于保存。四、資料的歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)整理后的各類過程資料均應及時歸檔。（二）歸檔時間1.日常業(yè)務活動中產(chǎn)生的資料，應在業(yè)務完成后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.年度資料應在次年[X]月底前完成歸檔。（三）歸檔流程1.資料整理完畢后，資料管理員填寫《資料歸檔清單》，詳細記錄資料名稱、編號、日期、來源等信息。2.將資料移交至檔案室，檔案室管理人員按照歸檔清單進行核對，確認無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案室管理人員將歸檔資料按照分類存放于指定的檔案柜或存儲設備中，并更新檔案目錄。五、資料的保管（一）保管環(huán)境1.檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門等。（二）保管方式1.按照資料的類別、年份等進行分類存放，建立清晰的檔案目錄索引，便于查找。2.對于重要資料或電子資料，應進行備份存儲，備份介質(zhì)應定期檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。3.對紙質(zhì)資料應采用檔案盒、檔案柜等進行存放，避免資料受損。（三）保管期限1.公司過程資料的保管期限根據(jù)資料的性質(zhì)和重要程度分為永久、長期和短期。永久保管的資料包括公司章程、股東會議記錄、年度財務報告等。長期保管的資料期限為[X]年，如重要業(yè)務合同、項目檔案等。短期保管的資料期限為[X]年，如一般性工作報表、會議記錄等。2.保管期限屆滿后，由資料管理員提出銷毀申請，經(jīng)公司管理層批準后進行銷毀。六、資料的借閱與使用（一）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱資料，需填寫《資料借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.涉及公司機密的資料，需經(jīng)公司分管領導批準后方可借閱。（二）借閱期限1.一般資料的借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要資料或涉及機密的資料借閱期限不得超過[X]個工作日，確需延長的，需重新履行審批手續(xù)。（三）借閱要求1.借閱人應妥善保管所借資料，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復印或泄露資料內(nèi)容。2.借閱人應在規(guī)定期限內(nèi)歸還資料，如逾期未還，資料管理員應及時催還。3.歸還資料時，資料管理員應檢查資料的完整性和準確性，如有損壞或丟失，借閱人應承擔相應責任。（四）資料使用1.因工作需要在公司內(nèi)部使用資料的，應在資料管理員的監(jiān)督下進行，不得帶離檔案室。2.如需對資料進行復印、掃描等操作，需經(jīng)資料管理員同意，并按照規(guī)定進行登記。七、資料的保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司機密的資料，應嚴格限制知悉范圍，明確保密責任人。2.與接觸機密資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。3.在資料存儲和傳輸過程中，采取加密等安全措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.加強檔案室的安全保衛(wèi)工作，非檔案室管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案室。2.定期對檔案室進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.對因自然災害、設備故障等原因可能導致資料損壞或丟失的情況，制定應急預案，確保資料安全。八、資料的銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限屆滿且已無保存價值的資料。2.因業(yè)務調(diào)整、機構(gòu)撤銷等原因不再使用的資料。3.經(jīng)鑒定確屬無效或錯誤的資料。（二）銷毀流程1.資料管理員填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)部門負責人審核、公司管理層批準后，確定銷毀方式和時間。3.采用粉碎、焚燒等方式對資料進行銷毀，確保資料無法恢復。4.銷毀過程中應安排專人監(jiān)督，并填寫《資料銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人等信息。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對各部門過程資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、借閱等情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。（二）考核評價1.將過程資料管理工