公司證照檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司證照檔案的規(guī)范化管理，維護(hù)公司證照檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的各類證照檔案管理。（三）定義1.證照檔案：指公司在經(jīng)營活動(dòng)中依法取得的各類證件、執(zhí)照、資質(zhì)證書、印章等相關(guān)文件資料。2.證照管理人員：指負(fù)責(zé)公司證照檔案收集、整理、保管、借閱、使用、歸還等工作的人員。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司證照檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類證照的申請(qǐng)、變更、年檢、換證等工作的辦理。3.負(fù)責(zé)公司證照檔案的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和定期盤點(diǎn)工作。4.負(fù)責(zé)建立公司證照檔案管理臺(tái)賬，記錄證照檔案的基本信息、辦理情況、使用記錄等。5.負(fù)責(zé)按照規(guī)定提供公司證照檔案的借閱服務(wù)，并做好借閱登記和跟蹤管理工作。6.負(fù)責(zé)公司證照檔案的安全保密工作，防止證照檔案的遺失、損壞、泄露等情況發(fā)生。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)配合行政部門辦理本部門相關(guān)證照的申請(qǐng)、變更、年檢、換證等工作，并提供所需資料。2.負(fù)責(zé)本部門使用的公司證照的日常保管和使用登記工作，并按照規(guī)定及時(shí)歸還行政部門。3.負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中妥善保管涉及公司證照的復(fù)印件、副本等資料，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔。4.發(fā)現(xiàn)公司證照檔案存在問題或異常情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知行政部門。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核公司證照辦理過程中的費(fèi)用支出，并按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行賬務(wù)處理。2.協(xié)助行政部門做好公司證照檔案的盤點(diǎn)工作，確保賬實(shí)相符。（四）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)公司證照檔案管理工作提供法律指導(dǎo)和支持，確保管理制度符合法律法規(guī)要求。2.參與涉及公司證照的重大決策和合同簽訂等事項(xiàng)，審查相關(guān)證照的合法性和有效性。三、證照檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.營業(yè)執(zhí)照類：包括企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照副本、分支機(jī)構(gòu)營業(yè)執(zhí)照等。2.資質(zhì)證書類：如建筑企業(yè)資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證等。3.行業(yè)許可證類：例如煙草專賣許可證、道路運(yùn)輸經(jīng)營許可證、辦學(xué)許可證等。4.印章類：公司公章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、法定代表人章等。5.其他證照類：如組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、社會(huì)保險(xiǎn)登記證、統(tǒng)計(jì)登記證等（已實(shí)行“多證合一”的，按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行）。（二）編號(hào)1.按照證照類別進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)規(guī)則示例：營業(yè)執(zhí)照類：“YZ年份序號(hào)”，如“YZ2023001”表示2023年頒發(fā)的第1個(gè)營業(yè)執(zhí)照。資質(zhì)證書類：“ZZ資質(zhì)類別代碼年份序號(hào)”，假設(shè)建筑企業(yè)資質(zhì)證書，資質(zhì)類別代碼為“JZ”，則編號(hào)為“ZZJZ2023001”表示2023年取得的第1個(gè)建筑企業(yè)資質(zhì)證書。行業(yè)許可證類：“HY行業(yè)許可證類別代碼年份序號(hào)”，以煙草專賣許可證為例，行業(yè)許可證類別代碼為“YC”，編號(hào)為“HYYC2023001”。印章類：“YZ印章類型代碼序號(hào)”，如公司公章，印章類型代碼為“G”，編號(hào)為“YZG001”。其他證照類：“QT證照類別代碼年份序號(hào)”，如組織機(jī)構(gòu)代碼證，證照類別代碼為“ZJ”，編號(hào)為“QTZJ2023001”。四、證照檔案的收集與整理（一）收集1.行政部門應(yīng)及時(shí)關(guān)注各類證照的辦理進(jìn)度，在證照頒發(fā)或變更后，負(fù)責(zé)從相關(guān)部門或機(jī)構(gòu)收集完整的證照原件及相關(guān)資料。2.業(yè)務(wù)部門在辦理本部門相關(guān)證照過程中產(chǎn)生的資料，應(yīng)在辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)移交行政部門。3.涉及公司證照的重要文件、批復(fù)、通知等資料，各部門應(yīng)及時(shí)抄送行政部門，由行政部門統(tǒng)一收集整理。（二）整理1.行政部門對(duì)收集到的證照檔案進(jìn)行分類整理，按照編號(hào)順序依次排列。2.對(duì)每份證照檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括證照名稱、編號(hào)、頒發(fā)機(jī)關(guān)、頒發(fā)日期、有效期、年檢情況、變更記錄、使用記錄等。3.整理相關(guān)證照的復(fù)印件、副本、附件等資料，確保與原件對(duì)應(yīng)，并進(jìn)行編號(hào)標(biāo)注。4.將整理好的證照檔案裝入專用檔案盒或文件夾，并在檔案盒或文件夾上標(biāo)明證照類別、編號(hào)范圍等信息。五、證照檔案的保管（一）保管方式1.設(shè)立專門的證照檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、保險(xiǎn)柜、防潮防蟲設(shè)備等，確保證照檔案的安全存放。2.對(duì)于重要的證照檔案，如營業(yè)執(zhí)照正副本、資質(zhì)證書原件等，應(yīng)存放在保險(xiǎn)柜中，并實(shí)行雙人保管制度。3.電子證照檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.各類證照檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等長期保管；行業(yè)許可證等按照其有效期屆滿后延長一定期限保管，具體期限由行政部門根據(jù)實(shí)際情況確定。2.印章的保管期限與公司存續(xù)期限一致。（三）定期盤點(diǎn)1.行政部門應(yīng)定期對(duì)證照檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)內(nèi)容包括證照檔案的數(shù)量、完整性、存放位置等，確保賬實(shí)相符。3.對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并記錄盤點(diǎn)結(jié)果。六、證照檔案的借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱證照檔案時(shí)，應(yīng)填寫《證照檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱事由、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.《證照檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交行政部門。（二）借閱審批1.行政部門收到《證照檔案借閱申請(qǐng)表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于涉及重要證照或敏感信息的借閱申請(qǐng)，需經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，行政部門在《證照檔案借閱申請(qǐng)表》上簽署意見，并告知借閱人借閱注意事項(xiàng)。（三）借閱登記1.借閱人憑審批通過的《證照檔案借閱申請(qǐng)表》到行政部門辦理借閱手續(xù)，行政部門對(duì)借閱的證照檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間、證照檔案名稱及編號(hào)等信息。2.借閱人應(yīng)在借閱登記本上簽字確認(rèn)。（四）證照使用1.借閱人應(yīng)按照申請(qǐng)事由使用證照檔案，不得擅自更改、復(fù)印、外借或用于其他無關(guān)用途。2.在使用證照檔案過程中，應(yīng)妥善保管，防止遺失、損壞。如發(fā)現(xiàn)證照檔案有損壞或遺失情況，應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（五）歸還1.借閱人應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還時(shí)間內(nèi)歸還所借證照檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.行政部門在收到歸還的證照檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查證照檔案是否完好無損、資料是否齊全，并在借閱登記本上記錄歸還時(shí)間。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通解決。七、證照檔案的變更與注銷（一）變更1.當(dāng)公司證照檔案涉及的信息發(fā)生變更時(shí)，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知行政部門。2.行政部門負(fù)責(zé)辦理證照檔案的變更手續(xù)，按照規(guī)定準(zhǔn)備相關(guān)資料，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到發(fā)證機(jī)關(guān)辦理變更登記。3.變更完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)更新證照檔案的相關(guān)信息，并對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的整理和歸檔。（二）注銷1.因公司注銷、資質(zhì)過期、業(yè)務(wù)終止等原因需要注銷證照檔案時(shí)，行政部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理注銷手續(xù)。2.在注銷證照檔案前，行政部門應(yīng)對(duì)證照檔案進(jìn)行清理和核對(duì)，確保檔案資料完整。3.注銷完成后，行政部門應(yīng)將注銷情況進(jìn)行記錄，并將相關(guān)證照檔案進(jìn)行妥善處理，如封存、銷毀等。八、證照檔案的安全保密（一）安全措施1.加強(qiáng)證照檔案室的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案室24小時(shí)處于監(jiān)控范圍內(nèi)。2.嚴(yán)格限制非授權(quán)人員進(jìn)入證照檔案室，如有特殊情況需要進(jìn)入，須經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在專人陪同下進(jìn)入。3.定期對(duì)證照檔案室的安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備正常運(yùn)行。（二）保密要求1.證照管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司證照檔案的信息予以保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。2.在辦理證照檔案相關(guān)業(yè)務(wù)過程中，如遇信息查詢、咨詢等情況，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行操作，不得擅自提供或透露公司證照檔案的敏感信息。3.嚴(yán)禁在互聯(lián)網(wǎng)或其他公共網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上傳輸或存儲(chǔ)公司證照檔案的電子數(shù)據(jù)，如需在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)使用，應(yīng)采取加密等安全措施。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門負(fù)責(zé)對(duì)公司證照檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門的證照檔案管理情況進(jìn)行抽查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括證照檔案的收集、整理、保管、借閱、使用、變更、注銷等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況，以及安全保密措施的落實(shí)情況。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制1.建立公司證照檔案管理工作考核機(jī)制，將各部門的證照檔案管理工作納入績效考核體系。