變更與控制管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司各類變更的管理流程，確保變更得到有效控制，保障公司運營的穩(wěn)定性、安全性和合規(guī)性，同時促進公司持續(xù)改進和發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、技術(shù)系統(tǒng)、人員變動、法律法規(guī)及政策要求等方面的各類變更事項。（三）基本原則1.必要性原則：變更應(yīng)基于公司業(yè)務(wù)發(fā)展、管理提升、風險應(yīng)對等實際需求，確保變更具有明確的目的和價值。2.可控性原則：建立健全變更管理流程，對變更的全過程進行監(jiān)控和管理，確保變更在可控范圍內(nèi)實施，避免對公司正常運營造成重大影響。3.合規(guī)性原則：變更必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司內(nèi)部政策要求，確保公司運營合法合規(guī)。4.溝通協(xié)作原則：變更過程中涉及的各部門和人員應(yīng)保持密切溝通與協(xié)作，共同推進變更工作順利進行。5.風險評估原則：在變更實施前，應(yīng)對可能產(chǎn)生的風險進行全面評估，并制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。二、變更分類與定義（一）組織架構(gòu)變更1.定義：指公司內(nèi)部部門設(shè)置、崗位編制、職責分工等方面的調(diào)整與變動。2.包括但不限于：新設(shè)部門、撤銷部門、合并部門、調(diào)整部門職能、增減崗位編制、重新劃分崗位職責等。（二）業(yè)務(wù)流程變更1.定義：對公司現(xiàn)有業(yè)務(wù)操作流程、工作規(guī)范、審批流程等進行的修改與優(yōu)化。2.包括但不限于：引入新的業(yè)務(wù)模式、調(diào)整業(yè)務(wù)操作步驟、修改工作標準、優(yōu)化審批環(huán)節(jié)、增加或減少業(yè)務(wù)流程中的控制點等。（三）技術(shù)系統(tǒng)變更1.定義：對公司所使用的各類信息系統(tǒng)、軟件應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)等進行的升級、更新、改造或遷移等操作。2.包括但不限于：操作系統(tǒng)升級、應(yīng)用程序更新、數(shù)據(jù)庫優(yōu)化、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備更換、信息系統(tǒng)遷移至新平臺等。（四）人員變動變更1.定義：公司內(nèi)部員工的崗位調(diào)動、晉升、降職、離職、退休等人事變動情況。2.包括但不限于：員工跨部門調(diào)動、職務(wù)晉升、崗位降級、員工辭職、辭退、退休手續(xù)辦理等。（五）法律法規(guī)及政策要求變更1.定義：因國家法律法規(guī)、行業(yè)政策調(diào)整等外部因素導(dǎo)致公司必須做出相應(yīng)變更的情況。2.包括但不限于：新法律法規(guī)的頒布實施、行業(yè)政策的重大調(diào)整、環(huán)保要求變化、稅收政策變動等。三、變更流程（一）變更發(fā)起1.提出變更申請各部門或相關(guān)人員根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、管理需求、技術(shù)更新等情況，填寫《變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容、預(yù)期目標、影響范圍、實施計劃及初步風險評估等信息。變更申請應(yīng)明確責任部門和責任人，確保變更事項能夠得到有效跟蹤和落實。2.申請審批《變更申請表》提交至部門負責人進行初審，部門負責人應(yīng)審核變更申請的必要性、合理性及可行性，對不符合要求的申請予以退回，并說明理由。通過初審的變更申請，由部門負責人簽署意見后提交至變更管理委員會（以下簡稱“變管會”）進行審批。變管會成員應(yīng)包括公司高層領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負責人等，根據(jù)變更的性質(zhì)和影響程度進行綜合評估和決策。對于重大變更事項，需經(jīng)公司董事會或股東大會審議批準。（二）變更評估1.成立評估小組變管會批準變更申請后，由相關(guān)部門牽頭成立變更評估小組，成員應(yīng)包括涉及變更的業(yè)務(wù)專家、技術(shù)專家、財務(wù)人員、法務(wù)人員等，確保從多個專業(yè)角度對變更進行全面評估。2.風險評估評估小組對變更可能帶來的風險進行詳細分析，包括但不限于對公司運營、業(yè)務(wù)流程、人員、財務(wù)、法律合規(guī)等方面的影響。針對識別出的風險，制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施，明確責任人和時間節(jié)點，確保風險得到有效控制。3.影響評估評估變更對公司內(nèi)部各部門、業(yè)務(wù)流程、信息系統(tǒng)、客戶關(guān)系等方面的影響范圍和程度。與受影響的部門和人員進行溝通，了解他們對變更的意見和建議，及時調(diào)整變更方案，確保變更能夠順利實施。（三）變更方案制定1.方案設(shè)計根據(jù)變更評估結(jié)果，由評估小組負責制定詳細的變更實施方案，明確變更的具體步驟、工作內(nèi)容、時間安排、資源需求等。變更實施方案應(yīng)具有可操作性和可監(jiān)控性，確保變更工作能夠按照計劃有序進行。2.方案審核變更實施方案提交至變管會進行審核，變管會成員對方案的合理性、完整性、可行性進行審查，提出修改意見和建議。方案審核通過后，由變管會負責人簽字確認，作為變更實施的依據(jù)。（四）變更實施1.準備工作根據(jù)變更實施方案，相關(guān)部門和人員做好各項準備工作，包括但不限于人員培訓、系統(tǒng)測試、數(shù)據(jù)遷移、物資采購等。對涉及變更的信息系統(tǒng)、業(yè)務(wù)流程等進行備份，以防萬一出現(xiàn)問題能夠及時恢復(fù)。2.實施執(zhí)行按照變更實施方案的要求，由責任部門和責任人負責具體的變更實施工作，嚴格按照規(guī)定的步驟和時間節(jié)點進行操作。在變更實施過程中，應(yīng)保持密切溝通與協(xié)作，及時解決出現(xiàn)的問題和突發(fā)情況。3.過程監(jiān)控設(shè)立專門的變更監(jiān)控崗位或指定專人負責對變更實施過程進行監(jiān)控，及時掌握變更進展情況，確保變更工作按計劃推進。定期召開變更進度會議，匯報變更實施情況，協(xié)調(diào)解決存在的問題。（五）變更驗證與確認1.驗證測試變更實施完成后，由相關(guān)部門和人員對變更效果進行驗證測試，確保變更達到預(yù)期目標，各項業(yè)務(wù)功能和系統(tǒng)運行正常。驗證測試應(yīng)包括功能測試、性能測試、安全測試等多個方面，覆蓋變更涉及的所有范圍。2.用戶確認組織受變更影響的用戶對變更結(jié)果進行確認，收集用戶反饋意見，確保用戶對變更后的工作流程、系統(tǒng)操作等滿意。對于用戶提出的問題和建議，及時進行整改和優(yōu)化。3.最終確認經(jīng)過驗證測試和用戶確認后，由變管會對變更進行最終確認，簽署變更確認文件。變更確認后，變更工作正式結(jié)束。（六）變更文檔管理1.文檔收集在變更過程中，各階段產(chǎn)生的相關(guān)文檔應(yīng)及時進行收集和整理，包括變更申請表、評估報告、實施方案、測試報告、用戶反饋意見等。2.文檔歸檔將收集到的變更文檔按照公司檔案管理規(guī)定進行歸檔保存，確保文檔的完整性和可追溯性。變更文檔應(yīng)分類存放，便于查詢和使用。四、變更控制（一）變更計劃控制1.變更實施前，應(yīng)制定詳細的變更計劃，明確變更的各個階段、工作任務(wù)、責任人及時間節(jié)點。2.變更計劃應(yīng)具有一定的靈活性，能夠根據(jù)實際情況進行適當調(diào)整，但調(diào)整必須經(jīng)過嚴格的審批流程。（二）變更資源控制1.合理配置變更所需的人力、物力、財力等資源，確保變更工作能夠順利進行。2.對變更資源的使用情況進行監(jiān)控和管理，避免資源浪費和濫用。（三）變更風險控制1.按照風險評估結(jié)果，落實各項風險應(yīng)對措施，對變更過程中的風險進行實時監(jiān)控和預(yù)警。2.一旦發(fā)現(xiàn)風險發(fā)生或有發(fā)生趨勢，應(yīng)及時采取措施進行處理，降低風險對公司的影響。（四）變更溝通控制1.建立健全變更溝通機制，確保變更相關(guān)信息能夠及時、準確地傳達給所有受影響的部門和人員。2.定期召開變更溝通會議，解答疑問，聽取意見和建議，促進各方面的溝通與協(xié)作。五、變更管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內(nèi)部設(shè)立專門的變更管理監(jiān)督小組，負責對變更管理工作進行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)檢查變更流程的執(zhí)行情況、變更文檔的完整性、變更風險的控制效果等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）考核辦法1.制定變更管理工作考核指標體系，對各部門和相關(guān)人員在變更管理工作中的表現(xiàn)進行量化考核。2.考核指標包括變更申請的及時性、評估的準確性、方案的合理性、實施的進度和質(zhì)量、文檔的完整性等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對未達到要求的部門和個人進行通報批評，并責令限期整改。六、附則（