機(jī)關(guān)采購合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)機(jī)關(guān)采購合同管理，規(guī)范采購行為，維護(hù)機(jī)關(guān)的合法權(quán)益，提高采購效益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機(jī)關(guān)各部門、各單位在采購貨物、工程和服務(wù)過程中所簽訂的各類合同。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購合同的簽訂、履行、變更、終止等必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.公平公正原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿、公平、公正的基礎(chǔ)上簽訂合同，保障雙方的合法權(quán)益。3.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)。4.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化。二、合同簽訂管理（一）采購計(jì)劃與預(yù)算1.各部門、各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，提前編制采購計(jì)劃，明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃應(yīng)報(bào)經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，確保采購項(xiàng)目符合機(jī)關(guān)整體規(guī)劃和預(yù)算安排。（二）供應(yīng)商選擇1.建立供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、業(yè)績等進(jìn)行審核和評(píng)估，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)入供應(yīng)商庫。2.采購項(xiàng)目實(shí)施前，應(yīng)通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等方式，從供應(yīng)商庫中選擇合適的供應(yīng)商。3.對于涉及國家安全、國家秘密等特殊采購項(xiàng)目，應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定選擇供應(yīng)商。（三）合同起草與審核1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，起草采購合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.合同文本起草完成后，應(yīng)提交機(jī)關(guān)法務(wù)部門或法律顧問進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性等方面。3.法務(wù)部門或法律顧問應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并出具審核意見。采購部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同文本進(jìn)行修改和完善。（四）合同簽訂1.采購合同經(jīng)審核通過后，由機(jī)關(guān)法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。2.簽訂合同前，應(yīng)確保雙方當(dāng)事人具有簽訂合同的主體資格，合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和機(jī)關(guān)要求。3.合同簽訂過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照合同文本的條款進(jìn)行協(xié)商和簽署，確保合同的真實(shí)性、有效性和完整性。4.合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本送機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)部門、采購部門等相關(guān)部門備案。三、合同履行管理（一）合同交底1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)、合同執(zhí)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、注意事項(xiàng)等內(nèi)容。2.合同交底應(yīng)形成書面記錄，參與交底的人員應(yīng)簽字確認(rèn)。（二）供應(yīng)商履約管理1.采購部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的履約情況，及時(shí)掌握供應(yīng)商的供貨進(jìn)度、質(zhì)量狀況等信息。2.對于供應(yīng)商在履約過程中出現(xiàn)的問題，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取有效措施加以解決。3.如供應(yīng)商未能按照合同約定履行義務(wù)，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（三）驗(yàn)收管理1.采購項(xiàng)目完成后，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員對采購標(biāo)的進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括采購標(biāo)的的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、性能等方面。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同約定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，并出具驗(yàn)收報(bào)告。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)包括驗(yàn)收結(jié)論、存在問題及整改建議等內(nèi)容。3.對于驗(yàn)收不合格的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改或重新提供貨物、工程和服務(wù)。整改完成后，應(yīng)重新進(jìn)行驗(yàn)收。（四）付款管理1.采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定和驗(yàn)收報(bào)告，及時(shí)辦理付款手續(xù)。付款申請應(yīng)附合同副本、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照財(cái)務(wù)管理制度和合同約定對付款申請進(jìn)行審核，審核通過后及時(shí)支付款項(xiàng)。3.對于合同約定的預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款等付款方式，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，確保付款的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。四、合同變更與解除管理（一）合同變更1.在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更合同內(nèi)容的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等事項(xiàng)，并作為原合同的補(bǔ)充文件。3.合同變更后，采購部門應(yīng)及時(shí)將變更情況通知機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)部門、相關(guān)部門等，并按照變更后的合同履行義務(wù)。（二）合同解除1.在合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面解除協(xié)議。2.解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等事項(xiàng)，并作為原合同終止的依據(jù)。3.合同解除后，采購部門應(yīng)及時(shí)清理合同履行情況，辦理相關(guān)手續(xù)，如退還預(yù)付款、清理債權(quán)債務(wù)等。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)收集合同文本、合同變更協(xié)議、解除協(xié)議、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證、發(fā)票等相關(guān)資料，并整理歸檔。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等處理，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（二）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案庫中，確保檔案資料的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對于電子檔案，應(yīng)做好備份工作，并采取有效的安全防護(hù)措施，防止電子檔案丟失、損壞或泄露。（三）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表或借閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱或借閱。2.查閱或借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)做好登記工作，記錄查閱或借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容等信息。3.查閱或借閱人員應(yīng)遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案資料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.機(jī)關(guān)內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.采購部門應(yīng)配合審計(jì)部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立采購合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對采購部門和相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、合同履行的情況、合同變更與解除的處理、合同檔案管理等方面。3.考核評(píng)價(jià)結(jié)果應(yīng)作為對采購部門和相關(guān)人員績效評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲的重要依據(jù)。七、違約責(zé)任（一）供應(yīng)商違約責(zé)任1.供應(yīng)商如未能按照合同約定履行義務(wù)，應(yīng)承擔(dān)以下違約責(zé)任：支付違約金：按照合同約定的違約金金額或比例支付違約金。賠償損失：賠償因違約給機(jī)關(guān)造成的直接經(jīng)濟(jì)損失和間接經(jīng)濟(jì)損失。繼續(xù)履行合同：如機(jī)關(guān)要求供應(yīng)商繼續(xù)履行合同的，供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定繼續(xù)履行義務(wù)。2.供應(yīng)商如有下列情形之一的，機(jī)關(guān)有權(quán)解除合同，并要求供應(yīng)商承擔(dān)違約責(zé)任：提供虛假資料騙取合同簽訂的。嚴(yán)重違反合同約定，經(jīng)多次催告仍不改正的。因供應(yīng)商原因?qū)е虏少忢?xiàng)目無法按時(shí)完成或質(zhì)量不合格，給機(jī)關(guān)造成重大損失的。（二）機(jī)關(guān)違約責(zé)任1.機(jī)關(guān)如未能按照合同約定履行義務(wù)，應(yīng)承擔(dān)以下違約責(zé)任：支付違約金：按照合同約定的違約金金額或比例支付違約金。賠償損失：賠償因違約給供應(yīng)商造成的直接經(jīng)濟(jì)損失和間接經(jīng)濟(jì)損失。繼續(xù)履行合同：如供應(yīng)商要求機(jī)關(guān)繼續(xù)履行合同的，機(jī)關(guān)應(yīng)按照合同約定繼續(xù)履行義務(wù)。2.機(jī)關(guān)如有下列情形之一的，供應(yīng)商有權(quán)解除合同，并要求機(jī)關(guān)承擔(dān)違約責(zé)任：未按照合同約定支付款項(xiàng)，經(jīng)