部門章用印管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司部門章的使用管理，規(guī)范用印行為，維護(hù)公司印章的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中使用部門章的行為。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：使用部門章必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保用印事項(xiàng)合法、合規(guī)、合理。2.登記備案原則：對(duì)每次用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記備案，以便追溯和查詢。3.專人保管原則：部門章應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，確保印章安全。二、部門章的刻制、啟用與廢止（一）刻制1.因工作需要刻制部門章的，由相關(guān)部門填寫《部門章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明刻制原因、用途、樣式等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政管理部門審核。2.行政管理部門審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由行政管理部門統(tǒng)一安排刻制。3.新刻制的部門章必須符合國家法律法規(guī)和公司規(guī)定的樣式要求，確保印章清晰、規(guī)范。（二）啟用1.部門章刻制完成后，由行政管理部門通知申請(qǐng)部門領(lǐng)取。2.申請(qǐng)部門領(lǐng)取印章后，應(yīng)填寫《部門章啟用申請(qǐng)表》，注明啟用日期、使用范圍等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)行政管理部門備案。3.行政管理部門在收到《部門章啟用申請(qǐng)表》后，應(yīng)及時(shí)在公司印章管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，并更新印章狀態(tài)為“啟用”。（三）廢止1.部門章因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因需要廢止的，由相關(guān)部門填寫《部門章廢止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明廢止原因，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政管理部門審核。2.行政管理部門審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政管理部門負(fù)責(zé)收回廢止的印章，并進(jìn)行妥善保管或銷毀。3.行政管理部門在收回廢止印章后，應(yīng)及時(shí)在公司印章管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記，并更新印章狀態(tài)為“廢止”。三、部門章的保管（一）保管人員1.部門章應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)，熟悉公司印章管理規(guī)定。2.部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指定一名正式員工作為部門章保管人員，并報(bào)公司行政管理部門備案。（二）保管要求1.保管人員應(yīng)將部門章存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并確保印章存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防潮。2.部門章必須由保管人員本人親自保管，不得委托他人代為保管。如因特殊情況需要委托他人代管的，必須經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理書面委托手續(xù)。3.保管人員應(yīng)妥善保管印章使用記錄，包括用印申請(qǐng)表、用印登記簿等，以備查閱。（三）印章交接1.保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接部門章的，應(yīng)填寫《部門章交接清單》，詳細(xì)列出交接的印章名稱、數(shù)量、啟用時(shí)間、廢止時(shí)間等信息，并經(jīng)交接雙方簽字確認(rèn)后，報(bào)公司行政管理部門備案。2.行政管理部門在收到《部門章交接清單》后，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)交，確保印章交接過程規(guī)范、準(zhǔn)確。四、部門章的使用（一）使用范圍1.部門章主要用于公司內(nèi)部各部門之間的文件往來、業(yè)務(wù)聯(lián)系、證明材料等，不得用于對(duì)外簽訂合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。2.具體使用范圍由各部門根據(jù)工作實(shí)際情況確定，并報(bào)公司行政管理部門備案。（二）使用流程1.用印申請(qǐng)人填寫《部門章用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.用印申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，提交給部門章保管人員。3.保管人員對(duì)用印申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)用印事項(xiàng)合法、合規(guī)、合理，用印文件內(nèi)容與申請(qǐng)表一致后，在用印申請(qǐng)表上加蓋部門章，并在《部門章用印登記簿》上進(jìn)行登記。4.用印完成后，保管人員應(yīng)將用印申請(qǐng)表和用印文件原件歸檔保存，以備查閱。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即用印，但無法按照正常流程辦理審批手續(xù)的，用印申請(qǐng)人應(yīng)電話請(qǐng)示部門負(fù)責(zé)人同意后，先行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于涉及公司重大利益、重要事項(xiàng)的用印，除按照正常流程審批外，還需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。五、用印審批（一）審批權(quán)限1.部門內(nèi)部一般性文件的用印，由部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及部門間重要業(yè)務(wù)往來、對(duì)外提供證明材料等文件的用印，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及公司重大決策、重要合同協(xié)議等文件的用印，必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（二）審批內(nèi)容1.審批人應(yīng)認(rèn)真審核用印事項(xiàng)的合法性、合規(guī)性、合理性，確保用印文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.審批人應(yīng)檢查用印申請(qǐng)表填寫是否規(guī)范、齊全，用印文件格式是否符合公司要求。六、用印登記與檔案管理（一）用印登記1.部門章保管人員應(yīng)建立《部門章用印登記簿》，對(duì)每次用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印日期、用印部門、用印申請(qǐng)人、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、審批人等信息。2.用印登記簿應(yīng)妥善保管，保存期限為[X]年。（二）檔案管理1.用印申請(qǐng)人應(yīng)將用印申請(qǐng)表和用印文件原件按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，確保檔案資料完整、有序。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)用印檔案進(jìn)行整理、歸檔，便于查閱和追溯。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門部門章的使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保用印行為規(guī)范、合法。2.檢查內(nèi)容包括用印審批流程是否執(zhí)行到位、用印登記是否完整準(zhǔn)確、印章保管是否安全等。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用部門章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因用印不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、附則