電算化會(huì)計(jì)管理制度一、總則1.目的為了規(guī)范公司電算化會(huì)計(jì)工作，保證會(huì)計(jì)信息處理的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，提高會(huì)計(jì)工作效率，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及電算化會(huì)計(jì)工作的部門(mén)和人員。3.職責(zé)分工財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的日常操作、管理與維護(hù)。制定電算化會(huì)計(jì)相關(guān)的操作流程和規(guī)范。組織電算化會(huì)計(jì)人員的培訓(xùn)與考核。信息部門(mén)提供電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行所需的硬件和軟件技術(shù)支持。保障電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。其他部門(mén)配合財(cái)務(wù)部門(mén)做好電算化會(huì)計(jì)相關(guān)的數(shù)據(jù)收集與傳遞工作。按照規(guī)定使用電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)操作。二、電算化會(huì)計(jì)崗位設(shè)置與職責(zé)1.崗位設(shè)置電算主管：負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的整體管理與協(xié)調(diào)工作。軟件操作員：負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)憑證的錄入、審核、記賬等日常操作。審核記賬員：對(duì)軟件操作員錄入的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行審核，確保憑證的準(zhǔn)確性和合法性。電算維護(hù)員：負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的硬件和軟件維護(hù)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。數(shù)據(jù)分析員：對(duì)電算化會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為公司決策提供支持。2.崗位職責(zé)電算主管負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的日常管理工作，包括系統(tǒng)的啟動(dòng)與關(guān)閉、用戶權(quán)限設(shè)置等。協(xié)調(diào)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口工作，確保數(shù)據(jù)的順暢流轉(zhuǎn)。制定電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的升級(jí)計(jì)劃，并組織實(shí)施。對(duì)電算化會(huì)計(jì)工作進(jìn)行總結(jié)與評(píng)估，提出改進(jìn)建議。軟件操作員嚴(yán)格按照會(huì)計(jì)制度和操作流程，準(zhǔn)確錄入會(huì)計(jì)憑證。及時(shí)對(duì)錄入的憑證進(jìn)行自我檢查，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中各類賬簿的打印與裝訂工作。協(xié)助審核記賬員進(jìn)行憑證審核工作。審核記賬員認(rèn)真審核軟件操作員錄入的會(huì)計(jì)憑證，檢查憑證的摘要、會(huì)計(jì)科目、金額等是否準(zhǔn)確無(wú)誤。審核憑證的合法性，確保符合國(guó)家財(cái)務(wù)法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定。對(duì)審核通過(guò)的憑證進(jìn)行記賬操作，保證賬簿數(shù)據(jù)的及時(shí)更新。對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)與軟件操作員溝通，要求其進(jìn)行修改。電算維護(hù)員定期對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的硬件設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)軟件的安裝、升級(jí)、故障排除等工作。做好電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份工作，定期將數(shù)據(jù)備份到外部存儲(chǔ)介質(zhì)，并妥善保管。保障電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全，設(shè)置防火墻、防病毒軟件等，防止數(shù)據(jù)泄露和病毒入侵。數(shù)據(jù)分析員運(yùn)用電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)，進(jìn)行財(cái)務(wù)指標(biāo)分析、成本分析、預(yù)算執(zhí)行情況分析等。制作各類財(cái)務(wù)分析報(bào)表，為公司管理層提供決策依據(jù)。對(duì)公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果進(jìn)行預(yù)測(cè)和評(píng)估，提出相關(guān)建議。三、電算化會(huì)計(jì)操作流程1.憑證錄入軟件操作員根據(jù)審核無(wú)誤的原始憑證，按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定的會(huì)計(jì)科目和記賬規(guī)則，在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中錄入會(huì)計(jì)憑證。錄入憑證時(shí)，應(yīng)確保摘要清晰、會(huì)計(jì)科目準(zhǔn)確、金額正確，同時(shí)注明附件張數(shù)。每張憑證錄入完成后，應(yīng)進(jìn)行自我檢查，無(wú)誤后提交審核。2.憑證審核審核記賬員收到軟件操作員提交的憑證后，按照審核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括憑證的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性、完整性等。對(duì)于審核通過(guò)的憑證，審核記賬員簽字確認(rèn)；對(duì)于審核不通過(guò)的憑證，應(yīng)注明原因并退回軟件操作員進(jìn)行修改。3.憑證記賬審核通過(guò)的憑證，由審核記賬員進(jìn)行記賬操作。記賬過(guò)程中，系統(tǒng)自動(dòng)更新各類賬簿數(shù)據(jù)，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬等。記賬完成后，打印出記賬憑證，并與原始憑證一起裝訂成冊(cè)。4.期末處理在每個(gè)會(huì)計(jì)期末，軟件操作員按照規(guī)定進(jìn)行結(jié)賬操作。結(jié)賬前，應(yīng)確保所有憑證已審核記賬，各項(xiàng)費(fèi)用已計(jì)提、分?jǐn)偼戤?。結(jié)賬后，系統(tǒng)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。數(shù)據(jù)分析員對(duì)生成的會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行分析，撰寫(xiě)財(cái)務(wù)分析報(bào)告。四、電算化會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)管理1.數(shù)據(jù)備份電算維護(hù)員應(yīng)定期對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份周期為每周一次。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在多種介質(zhì)上，如磁帶、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等，并分別存放在不同的地點(diǎn)。在每次備份完成后，應(yīng)檢查備份數(shù)據(jù)的完整性，并做好記錄。2.數(shù)據(jù)恢復(fù)如電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，需要進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)時(shí)，由電算維護(hù)員按照數(shù)據(jù)恢復(fù)流程進(jìn)行操作。在進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)前，應(yīng)確保備份數(shù)據(jù)的可用性，并對(duì)恢復(fù)過(guò)程進(jìn)行記錄。數(shù)據(jù)恢復(fù)完成后，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。3.數(shù)據(jù)安全嚴(yán)格控制電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的用戶權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)系統(tǒng)。設(shè)置不同級(jí)別的用戶密碼，并定期更換密碼。加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，安裝防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等軟件。禁止在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)上使用未經(jīng)授權(quán)的軟件和移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備，防止病毒感染和數(shù)據(jù)泄露。五、電算化會(huì)計(jì)檔案管理1.檔案內(nèi)容電算化會(huì)計(jì)檔案包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、軟盤(pán)、光盤(pán)等介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和打印輸出的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等紙質(zhì)資料。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的操作手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)、用戶手冊(cè)等文檔資料也屬于檔案管理范疇。2.檔案保管電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行排列。檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、安全，防止檔案受損。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)建立詳細(xì)的檔案目錄，便于查詢和管理。3.檔案借閱因工作需要借閱電算化會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱時(shí)間等。借閱申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱檔案。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自復(fù)制、涂改、轉(zhuǎn)借他人。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。六、電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)1.系統(tǒng)維護(hù)電算維護(hù)員應(yīng)定期對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)，包括檢查硬件設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)、清理系統(tǒng)垃圾文件等。及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的故障和問(wèn)題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。對(duì)系統(tǒng)的運(yùn)行情況進(jìn)行記錄，包括故障發(fā)生時(shí)間、現(xiàn)象、處理方法等。2.系統(tǒng)升級(jí)根據(jù)會(huì)計(jì)法規(guī)和公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，及時(shí)對(duì)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)。在升級(jí)前，應(yīng)制定詳細(xì)的升級(jí)計(jì)劃，包括升級(jí)時(shí)間、升級(jí)內(nèi)容、升級(jí)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等。升級(jí)過(guò)程中，應(yīng)密切關(guān)注系統(tǒng)運(yùn)行情況，及時(shí)處理出現(xiàn)的問(wèn)題。升級(jí)完成后，應(yīng)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行全面測(cè)試，確保系統(tǒng)功能正常。七、電算化會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)計(jì)劃財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)制定電算化會(huì)計(jì)人員培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括會(huì)計(jì)電算化基礎(chǔ)知識(shí)、軟件操作技能、系統(tǒng)維護(hù)知識(shí)等。根據(jù)不同崗位的需求，設(shè)置針對(duì)性的培訓(xùn)課程。2.培訓(xùn)方式培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)等多種形式。內(nèi)部培訓(xùn)由公司內(nèi)部的專業(yè)人員進(jìn)行授課，分享實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)。外部培訓(xùn)可邀請(qǐng)軟件供應(yīng)商的技術(shù)人員或?qū)I(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的講師進(jìn)行培訓(xùn)。在線學(xué)習(xí)可利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供的課程資源，讓員工自主學(xué)習(xí)。3.考核制度建立電算化會(huì)計(jì)人員考核