活動(dòng)采購(gòu)合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司活動(dòng)采購(gòu)合同管理，規(guī)范采購(gòu)合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各類活動(dòng)所需物資、服務(wù)等采購(gòu)合同的管理。3.基本原則依法合規(guī)原則：采購(gòu)合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，保障雙方的合法權(quán)益，不得損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和他人合法權(quán)益。誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理1.采購(gòu)申請(qǐng)與審批活動(dòng)主辦部門(mén)根據(jù)活動(dòng)需求填寫(xiě)《活動(dòng)采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性、預(yù)算等進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司實(shí)際情況和活動(dòng)需求進(jìn)行審批，對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)申請(qǐng)，需報(bào)總經(jīng)理審批。2.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購(gòu)部門(mén)根據(jù)批準(zhǔn)的采購(gòu)申請(qǐng)，通過(guò)多種渠道選擇潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商庫(kù)等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等，確保其具備提供所需物資或服務(wù)的能力和條件。采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評(píng)估，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等情況，并填寫(xiě)《供應(yīng)商評(píng)估表》。根據(jù)供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，建立供應(yīng)商庫(kù)，選擇合格的供應(yīng)商作為采購(gòu)合作對(duì)象。3.合同起草與審核采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，達(dá)成一致意見(jiàn)后起草采購(gòu)合同。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。采購(gòu)合同起草完成后，由采購(gòu)部門(mén)提交法務(wù)部門(mén)進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門(mén)對(duì)合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性等進(jìn)行審查，提出修改意見(jiàn)或建議。采購(gòu)部門(mén)根據(jù)法務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)要求，條款清晰明確，避免潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)。4.合同簽訂采購(gòu)合同經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同雙方簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，分別由公司相關(guān)部門(mén)留存。合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門(mén)，如財(cái)務(wù)部門(mén)、活動(dòng)主辦部門(mén)等，以便各部門(mén)做好合同履行的準(zhǔn)備工作。三、合同履行管理1.供應(yīng)商通知與協(xié)調(diào)采購(gòu)部門(mén)根據(jù)合同約定，提前向供應(yīng)商發(fā)出《采購(gòu)?fù)ㄖ?，明確交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求等事項(xiàng)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量提供物資或服務(wù)。在合同履行過(guò)程中，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)協(xié)調(diào)解決出現(xiàn)的問(wèn)題，如交貨延遲、質(zhì)量問(wèn)題、變更需求等。2.物資驗(yàn)收活動(dòng)主辦部門(mén)負(fù)責(zé)組織對(duì)采購(gòu)物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》。對(duì)于重要物資或服務(wù)，可邀請(qǐng)專業(yè)人員或第三方檢測(cè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資或服務(wù)，驗(yàn)收人員應(yīng)在《物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨。3.付款管理財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定的付款方式和期限，審核相關(guān)部門(mén)提交的付款申請(qǐng)及supportingdocuments，如發(fā)票、驗(yàn)收單等。審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照公司資金管理制度辦理付款手續(xù)。付款時(shí)，應(yīng)確保付款信息準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)付款錯(cuò)誤或延誤。對(duì)于分期付款的合同，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照合同約定的付款節(jié)點(diǎn)進(jìn)行付款，并做好相應(yīng)的記錄和跟蹤工作。4.合同執(zhí)行跟蹤采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)掌握合同履行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施解決。定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同執(zhí)行情況，對(duì)于重大合同或執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)專題匯報(bào)。四、合同變更管理1.變更申請(qǐng)?jiān)诤贤男羞^(guò)程中，如因各種原因需要變更合同條款，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并由提出變更方填寫(xiě)《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容、對(duì)合同履行的影響等。2.變更審批《合同變更申請(qǐng)表》經(jīng)雙方簽字蓋章后，提交原合同審批流程進(jìn)行審批。審批通過(guò)后，方可進(jìn)行合同變更。3.變更合同簽訂合同變更經(jīng)審批通過(guò)后，雙方應(yīng)重新簽訂合同變更協(xié)議或在原合同上進(jìn)行批注，并確保變更后的合同條款符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利義務(wù)。五、合同終止管理1.合同終止條件合同履行完畢，雙方的權(quán)利義務(wù)已全部實(shí)現(xiàn)。合同雙方協(xié)商一致，同意提前終止合同。因不可抗力或其他不可預(yù)見(jiàn)、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行，經(jīng)雙方協(xié)商一致或通過(guò)法律程序解除合同。一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同。2.終止申請(qǐng)與審批符合合同終止條件的，由合同一方填寫(xiě)《合同終止申請(qǐng)表》，說(shuō)明終止合同的原因、時(shí)間等，并提交原合同審批流程進(jìn)行審批。3.終止手續(xù)辦理合同終止申請(qǐng)經(jīng)審批通過(guò)后，雙方應(yīng)辦理相關(guān)終止手續(xù)，如清理債權(quán)債務(wù)、交接物資或服務(wù)、退還預(yù)付款項(xiàng)等。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商核對(duì)往來(lái)賬目，確保雙方債權(quán)債務(wù)清晰?；顒?dòng)主辦部門(mén)負(fù)責(zé)組織對(duì)已采購(gòu)的物資或服務(wù)進(jìn)行清理和交接，如有剩余物資，應(yīng)辦理退庫(kù)手續(xù)。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核相關(guān)費(fèi)用結(jié)算情況，辦理付款或退款手續(xù)。六、合同檔案管理1.檔案收集采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集合同文本、相關(guān)審批文件、往來(lái)信函、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料，并進(jìn)行整理歸檔。2.檔案整理與保管采購(gòu)部門(mén)按照合同類別、時(shí)間順序等對(duì)合同檔案進(jìn)行整理，編制檔案目錄，確保檔案資料完整、有序。合同檔案應(yīng)妥善保管，可采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。合同檔案的保管期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和處理。3.檔案查閱與借閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。如需借閱合同檔案，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)活動(dòng)采購(gòu)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，合同條款是否得到有效執(zhí)行，合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施是否落實(shí)到位等。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)配合審計(jì)部門(mén)的監(jiān)督檢查工作，及時(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.考核評(píng)價(jià)建立活動(dòng)采購(gòu)合同管理考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)采購(gòu)部門(mén)及相關(guān)人員在合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己酥笜?biāo)包括合同簽訂的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，合同履行的