地產(chǎn)公司采購管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司采購管理工作，確保采購活動的高效、有序進(jìn)行，保障公司工程建設(shè)、運(yùn)營所需物資及服務(wù)的及時(shí)供應(yīng)，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及下屬各項(xiàng)目公司所有物資采購、工程發(fā)包、服務(wù)采購等活動。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。效益原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭，公正評標(biāo)。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商和產(chǎn)品，確保所采購物資及服務(wù)符合公司要求。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守廉潔規(guī)定，杜絕不正當(dāng)交易行為。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目、采購策略、供應(yīng)商選擇等重要事項(xiàng)，對采購工作進(jìn)行決策和指導(dǎo)。2.采購執(zhí)行部門采購部：作為公司采購工作的主要執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃、組織采購活動、選擇供應(yīng)商、簽訂采購合同、跟蹤采購進(jìn)度及驗(yàn)收等工作。其他部門：各部門根據(jù)自身業(yè)務(wù)需求，負(fù)責(zé)提出物資及服務(wù)采購申請，配合采購部進(jìn)行采購工作，并參與采購物資及服務(wù)的驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。3.職責(zé)分工采購部職責(zé)建立和完善采購管理制度、流程及標(biāo)準(zhǔn)。收集、整理采購需求信息，編制采購計(jì)劃。開發(fā)、評估、選擇供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。組織采購談判，簽訂采購合同。協(xié)調(diào)采購過程中的各項(xiàng)事宜，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。負(fù)責(zé)采購物資及服務(wù)的到貨驗(yàn)收、付款申請等工作。定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。其他部門職責(zé)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和實(shí)際需求，及時(shí)、準(zhǔn)確地提出采購申請。參與采購前期的市場調(diào)研、供應(yīng)商考察等工作。配合采購部進(jìn)行采購合同的評審，提供專業(yè)意見。負(fù)責(zé)采購物資及服務(wù)的現(xiàn)場驗(yàn)收工作，反饋驗(yàn)收結(jié)果。協(xié)助采購部處理采購過程中的問題和糾紛。三、采購流程1.采購申請各部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時(shí)間、技術(shù)要求等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人對采購申請的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體規(guī)劃和預(yù)算安排，對采購申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后的采購申請交采購部。2.采購計(jì)劃編制采購部收到采購申請后，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)狀況等因素，編制采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容。采購計(jì)劃報(bào)采購部負(fù)責(zé)人審核，確保采購計(jì)劃的合理性和可行性。審核通過后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后的采購計(jì)劃作為采購工作的依據(jù)，采購部按照計(jì)劃組織實(shí)施采購活動。3.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商開發(fā)采購部通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商資源庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平等方面的情況，確定入圍供應(yīng)商名單。供應(yīng)商評估定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價(jià)格變動等方面。采購部根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。供應(yīng)商選擇根據(jù)采購物資或服務(wù)的特點(diǎn)和要求，從入圍供應(yīng)商中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。對于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等方式選擇供應(yīng)商，確保采購過程的公開、公平、公正。供應(yīng)商管理與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、付款方式、售后服務(wù)等條款。定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。對供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行評價(jià)和考核，根據(jù)考核結(jié)果決定是否繼續(xù)合作或調(diào)整合作策略。4.采購實(shí)施采購方式選擇根據(jù)采購物資或服務(wù)的金額、性質(zhì)、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式，如招標(biāo)采購、競爭性談判采購、詢價(jià)采購、單一來源采購等。對于達(dá)到一定金額標(biāo)準(zhǔn)的采購項(xiàng)目，必須按照規(guī)定的采購方式進(jìn)行操作。采購談判采購部組織與供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解市場行情，掌握談判技巧，爭取有利的采購條件。談判結(jié)果形成談判紀(jì)要，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后作為采購合同的附件。采購合同簽訂采購談判達(dá)成一致后，采購部起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，與供應(yīng)商簽訂正式合同。采購合同簽訂后，采購部應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好后續(xù)工作。5.采購驗(yàn)收到貨通知采購部在采購物資或服務(wù)到貨前，提前通知使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。通知內(nèi)容包括到貨時(shí)間、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。驗(yàn)收組織使用部門負(fù)責(zé)組織采購物資及服務(wù)的驗(yàn)收工作，采購部、質(zhì)量部門等相關(guān)人員參與驗(yàn)收。對于重要物資或大型設(shè)備的驗(yàn)收，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格型號、數(shù)量等要求進(jìn)行。對于物資的外觀、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行現(xiàn)場檢查，對于物資的性能、質(zhì)量等進(jìn)行必要的測試和檢驗(yàn)。驗(yàn)收結(jié)果處理驗(yàn)收合格的物資及服務(wù)，由驗(yàn)收人員在《驗(yàn)收報(bào)告》上簽字確認(rèn)，采購部辦理入庫手續(xù)或安排使用。驗(yàn)收不合格的物資及服務(wù)，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。如因供應(yīng)商原因造成的損失，采購部應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。6.采購付款付款申請采購物資及服務(wù)驗(yàn)收合格后，采購部根據(jù)合同約定，填寫《付款申請表》，注明采購項(xiàng)目名稱、合同編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式等信息，并附上驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)憑證。《付款申請表》經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后，提交財(cái)務(wù)部門審核。付款審核財(cái)務(wù)部門對《付款申請表》及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，核實(shí)采購事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性，以及付款金額是否符合合同約定。審核通過后，財(cái)務(wù)部門報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。付款執(zhí)行經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)，支付采購款項(xiàng)。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別與評估采購部定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、廉潔風(fēng)險(xiǎn)等。針對識別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)市場調(diào)研，及時(shí)掌握市場動態(tài)和價(jià)格變化趨勢，合理安排采購時(shí)間和數(shù)量，降低市場價(jià)格波動帶來的風(fēng)險(xiǎn)。與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，約定在一定條件下價(jià)格可進(jìn)行調(diào)整，以應(yīng)對市場價(jià)格波動。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對建立供應(yīng)商評估和管理機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，及時(shí)淘汰不合格供應(yīng)商，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，避免過度依賴單一供應(yīng)商，分散供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)。在采購合同中約定供應(yīng)商的違約責(zé)任和賠償條款，以保障公司利益。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對嚴(yán)格按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，加強(qiáng)對采購物資及服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)，確保所采購的物資及服務(wù)符合要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾，對質(zhì)量問題及時(shí)進(jìn)行處理。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格按照合同審批流程簽訂合同，確保合同條款明確、合法、有效。定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。建立合同糾紛處理機(jī)制，妥善處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。廉潔風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對加強(qiáng)對采購人員的廉潔教育，提高廉潔意識，防止采購人員利用職務(wù)之便謀取私利。建立廉潔監(jiān)督機(jī)制，對采購過程進(jìn)行全程監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)進(jìn)行查處。在采購合同中約定廉潔條款，明確雙方的廉潔責(zé)任和義務(wù)。五、采購信息管理1.采購信息收集采購部應(yīng)廣泛收集與采購相關(guān)的信息，包括市場價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品質(zhì)量信息、行業(yè)動態(tài)信息等。信息收集渠道包括網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)協(xié)會、供應(yīng)商提供、市場調(diào)研等。2.采購信息整理與分析采購部對收集到的采購信息進(jìn)行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。定期對采購信息進(jìn)行分析，總結(jié)采購規(guī)律和趨勢，為采購決策提供參考依據(jù)。3.采購信息共享采購部應(yīng)及時(shí)將采購信息與相關(guān)部門共享，確保各部門了解采購動態(tài)，協(xié)同做好采購工作。建立采購信息溝通機(jī)制，加強(qiáng)采購部與其他部門之間的信息交流和溝通。六、采購績效評估1.評估指標(biāo)采購成本：評估采購價(jià)格是否合理，采購成本是否得到有效控制。采購質(zhì)量：考核采購物資及服務(wù)的質(zhì)量是否符合要求。采購效率：評價(jià)采購任務(wù)是否按時(shí)完成，采購流程是否順暢。供應(yīng)商管理：考察供應(yīng)商的選擇、評估、合作等方面的管理效果。合規(guī)性：檢查采購活動是否符合法律法規(guī)及公司制度要求。2.評估方法定期對采購績效進(jìn)行評估，評估方法包括數(shù)據(jù)分析、問卷調(diào)查、現(xiàn)場檢查、供應(yīng)商評價(jià)等。采購