制造企業(yè)發(fā)貨管理制度總則1.目的本制度旨在規(guī)范制造企業(yè)發(fā)貨流程，確保貨物準(zhǔn)確、及時(shí)、安全地送達(dá)客戶手中，提高客戶滿意度，維護(hù)公司良好形象，保障公司發(fā)貨業(yè)務(wù)的順利開展。2.適用范圍本制度適用于公司所有產(chǎn)品的發(fā)貨管理，包括但不限于生產(chǎn)成品、半成品、零部件等的發(fā)貨操作。3.職責(zé)分工銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單，審核訂單信息的準(zhǔn)確性和完整性，并及時(shí)傳遞給生產(chǎn)部門和發(fā)貨部門。與客戶溝通發(fā)貨時(shí)間、運(yùn)輸方式等相關(guān)事宜，確?？蛻魧?duì)發(fā)貨安排滿意。跟蹤發(fā)貨進(jìn)度，及時(shí)向客戶反饋貨物運(yùn)輸狀態(tài)，處理客戶關(guān)于發(fā)貨的疑問和投訴。生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單安排生產(chǎn)計(jì)劃，確保產(chǎn)品按時(shí)生產(chǎn)完成，并保證產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。在產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，及時(shí)通知發(fā)貨部門進(jìn)行發(fā)貨前的準(zhǔn)備工作，如產(chǎn)品檢驗(yàn)、包裝等。發(fā)貨部門負(fù)責(zé)組織貨物的包裝、裝卸、運(yùn)輸?shù)劝l(fā)貨工作，確保貨物在運(yùn)輸過程中不受損壞。選擇合適的運(yùn)輸方式和物流公司，簽訂運(yùn)輸合同，確保貨物安全、及時(shí)送達(dá)。負(fù)責(zé)發(fā)貨相關(guān)單據(jù)的制作、整理和歸檔，如發(fā)貨清單、運(yùn)輸提單等。質(zhì)量部門對(duì)發(fā)貨產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，作為發(fā)貨的依據(jù)之一。財(cái)務(wù)部門根據(jù)發(fā)貨情況進(jìn)行賬務(wù)處理，開具發(fā)票，與客戶進(jìn)行貨款結(jié)算。審核發(fā)貨相關(guān)費(fèi)用的合理性，確保費(fèi)用支出符合公司規(guī)定。發(fā)貨流程1.訂單接收與審核銷售部門收到客戶訂單后，應(yīng)立即對(duì)訂單信息進(jìn)行審核，包括客戶名稱、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)等。如發(fā)現(xiàn)訂單信息不完整或不準(zhǔn)確，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，補(bǔ)充或修正訂單信息。審核無誤后，銷售部門將訂單信息錄入公司銷售管理系統(tǒng)，并將訂單副本傳遞給生產(chǎn)部門和發(fā)貨部門。2.生產(chǎn)安排生產(chǎn)部門收到銷售訂單后，根據(jù)訂單要求和生產(chǎn)計(jì)劃，安排產(chǎn)品的生產(chǎn)任務(wù)。生產(chǎn)部門應(yīng)確保產(chǎn)品按時(shí)生產(chǎn)完成，并保證產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。在產(chǎn)品生產(chǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或生產(chǎn)進(jìn)度延遲，應(yīng)及時(shí)通知銷售部門和相關(guān)部門協(xié)調(diào)解決。產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，生產(chǎn)部門應(yīng)填寫產(chǎn)品入庫單，將產(chǎn)品送交倉庫入庫，并通知發(fā)貨部門進(jìn)行發(fā)貨前的準(zhǔn)備工作。3.發(fā)貨前準(zhǔn)備發(fā)貨部門收到生產(chǎn)部門的發(fā)貨通知后，安排專人對(duì)貨物進(jìn)行核對(duì)和檢驗(yàn)。核對(duì)貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量等是否與訂單一致，檢查貨物外觀是否有損壞、變形等質(zhì)量問題。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，發(fā)貨部門應(yīng)及時(shí)通知生產(chǎn)部門和質(zhì)量部門進(jìn)行處理。質(zhì)量部門對(duì)貨物進(jìn)行抽檢，出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。檢驗(yàn)合格的貨物方可進(jìn)行發(fā)貨。發(fā)貨部門根據(jù)貨物的特性和運(yùn)輸要求，選擇合適的包裝材料進(jìn)行包裝。包裝應(yīng)牢固、防潮、防震，確保貨物在運(yùn)輸過程中不受損壞。在貨物包裝上應(yīng)標(biāo)明產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱、發(fā)貨日期等信息。4.運(yùn)輸安排發(fā)貨部門根據(jù)客戶要求和貨物情況，選擇合適的運(yùn)輸方式，如公路運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸、航空運(yùn)輸?shù)?。?duì)于批量較大、運(yùn)輸距離較遠(yuǎn)的貨物，優(yōu)先選擇鐵路運(yùn)輸或公路整車運(yùn)輸；對(duì)于緊急訂單或小批量貨物，可選擇航空運(yùn)輸或公路零擔(dān)運(yùn)輸。發(fā)貨部門與選定的物流公司簽訂運(yùn)輸合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括運(yùn)輸費(fèi)用、運(yùn)輸時(shí)間、貨物安全保障等條款。在貨物發(fā)運(yùn)前，發(fā)貨部門應(yīng)通知物流公司安排車輛或航班到公司倉庫提貨，并將發(fā)貨清單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)單據(jù)交給物流公司隨車人員。5.發(fā)貨通知與跟蹤發(fā)貨部門在貨物發(fā)出后，應(yīng)及時(shí)通知銷售部門，銷售部門負(fù)責(zé)將發(fā)貨信息告知客戶，包括發(fā)貨日期、運(yùn)輸單號(hào)、預(yù)計(jì)到貨日期等。發(fā)貨部門應(yīng)建立發(fā)貨跟蹤臺(tái)賬，記錄貨物的運(yùn)輸狀態(tài)，如裝車時(shí)間、發(fā)車時(shí)間、到達(dá)中轉(zhuǎn)地時(shí)間、到達(dá)目的地時(shí)間等。定期跟蹤貨物運(yùn)輸情況，如發(fā)現(xiàn)運(yùn)輸過程中出現(xiàn)延誤、貨物損壞等異常情況，發(fā)貨部門應(yīng)及時(shí)與物流公司溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施解決問題，并將處理情況及時(shí)反饋給銷售部門和客戶。6.貨物簽收貨物到達(dá)目的地后，物流公司應(yīng)及時(shí)通知客戶提貨。客戶提貨時(shí)，應(yīng)在發(fā)貨清單上簽字確認(rèn)。如客戶發(fā)現(xiàn)貨物有損壞或數(shù)量不符等問題，應(yīng)在提貨時(shí)當(dāng)場(chǎng)提出，并由物流公司出具相關(guān)證明。發(fā)貨部門收到客戶反饋后，應(yīng)及時(shí)與物流公司協(xié)商解決，并將處理結(jié)果告知客戶?？蛻艉炇蘸蟮陌l(fā)貨清單作為貨物已交付的憑證，發(fā)貨部門應(yīng)及時(shí)將其歸檔保存。發(fā)貨相關(guān)單據(jù)管理1.發(fā)貨清單發(fā)貨清單是記錄貨物發(fā)貨信息的重要單據(jù)，應(yīng)詳細(xì)填寫貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱、發(fā)貨日期、運(yùn)輸單號(hào)等內(nèi)容。發(fā)貨清單一式多份，分別由發(fā)貨部門、銷售部門、客戶、物流公司等留存。發(fā)貨部門應(yīng)在發(fā)貨后及時(shí)將發(fā)貨清單傳遞給相關(guān)部門，并確保各部門留存的發(fā)貨清單信息一致。發(fā)貨清單應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.運(yùn)輸提單運(yùn)輸提單是貨物運(yùn)輸?shù)膽{證，發(fā)貨部門應(yīng)根據(jù)運(yùn)輸合同和發(fā)貨清單制作運(yùn)輸提單。運(yùn)輸提單應(yīng)注明貨物的詳細(xì)信息、運(yùn)輸方式、起運(yùn)地、目的地、收貨人等內(nèi)容，并加蓋公司發(fā)貨專用章。發(fā)貨部門將運(yùn)輸提單交給物流公司隨車人員，由物流公司負(fù)責(zé)將運(yùn)輸提單交給收貨人。運(yùn)輸提單的流轉(zhuǎn)過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保提單的安全和有效。3.質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告是證明發(fā)貨產(chǎn)品質(zhì)量合格的文件，由質(zhì)量部門出具。質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告應(yīng)包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人員等內(nèi)容，并加蓋質(zhì)量檢驗(yàn)專用章。發(fā)貨部門在發(fā)貨前應(yīng)確保貨物附有質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，并將質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告與發(fā)貨清單等相關(guān)單據(jù)一同歸檔保存。發(fā)貨費(fèi)用管理1.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)發(fā)貨費(fèi)用包括運(yùn)輸費(fèi)用、包裝費(fèi)用、裝卸費(fèi)用等，具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)運(yùn)輸方式、貨物重量、體積、運(yùn)輸距離等因素確定。公司應(yīng)定期對(duì)發(fā)貨費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，確保費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)合理、公平，并符合市場(chǎng)行情。2.費(fèi)用核算財(cái)務(wù)部門根據(jù)發(fā)貨清單和運(yùn)輸合同等相關(guān)單據(jù)，對(duì)發(fā)貨費(fèi)用進(jìn)行核算。運(yùn)輸費(fèi)用按照與物流公司簽訂的合同約定進(jìn)行結(jié)算，包裝費(fèi)用、裝卸費(fèi)用等根據(jù)實(shí)際發(fā)生情況進(jìn)行核算。財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)記錄發(fā)貨費(fèi)用的支出情況，確保費(fèi)用核算準(zhǔn)確無誤。3.費(fèi)用支付發(fā)貨費(fèi)用結(jié)算周期按照與物流公司簽訂的合同執(zhí)行，一般為每月結(jié)算一次。財(cái)務(wù)部門在收到物流公司提供的運(yùn)輸費(fèi)用發(fā)票和相關(guān)結(jié)算單據(jù)后，進(jìn)行審核。審核無誤后，按照公司財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定辦理費(fèi)用支付手續(xù)。對(duì)于發(fā)貨過程中發(fā)生的其他費(fèi)用，如因貨物損壞產(chǎn)生的賠償費(fèi)用等，由責(zé)任部門負(fù)責(zé)核實(shí)和處理，并按照公司規(guī)定進(jìn)行費(fèi)用支付。發(fā)貨異常處理1.運(yùn)輸延誤如因物流公司原因?qū)е仑浳镞\(yùn)輸延誤，發(fā)貨部門應(yīng)及時(shí)與物流公司溝通，了解延誤原因和預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間，并將情況反饋給銷售部門和客戶。發(fā)貨部門督促物流公司采取措施盡快運(yùn)輸貨物，如增加運(yùn)輸車輛、調(diào)整運(yùn)輸路線等。銷售部門應(yīng)與客戶協(xié)商解決方案，如延長交貨期、給予客戶一定的補(bǔ)償?shù)?，盡量減少運(yùn)輸延誤對(duì)客戶造成的影響。2.貨物損壞在運(yùn)輸過程中如發(fā)現(xiàn)貨物損壞，物流公司應(yīng)及時(shí)通知發(fā)貨部門和客戶，并出具貨物損壞證明。發(fā)貨部門組織相關(guān)人員對(duì)貨物損壞情況進(jìn)行調(diào)查，確定損壞原因和責(zé)任歸屬。如屬于物流公司責(zé)任，發(fā)貨部門應(yīng)與物流公司協(xié)商賠償事宜，要求物流公司按照合同約定進(jìn)行賠償。如屬于產(chǎn)品質(zhì)量問題或包裝不當(dāng)?shù)仍驅(qū)е仑浳飺p壞，生產(chǎn)部門或發(fā)貨部門應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并負(fù)責(zé)及時(shí)補(bǔ)貨或換貨。發(fā)貨部門將貨物損壞處理情況及時(shí)反饋給銷售部門和客戶，確保客戶滿意。3.客戶拒收如客戶因產(chǎn)品質(zhì)量、規(guī)格不符、交貨期延誤等原因拒收貨物，銷售部門應(yīng)及時(shí)與客戶溝通，了解拒收原因，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門解決問題。發(fā)貨部門根據(jù)客戶要求，安排貨物返回公司倉庫或重新發(fā)貨。對(duì)于返回的貨物，發(fā)貨部門應(yīng)進(jìn)行檢查和處理，如屬于質(zhì)量問題應(yīng)通知生產(chǎn)部門進(jìn)行整改。銷售部門應(yīng)與客戶協(xié)商解決方案，如給予客戶一定的折扣、補(bǔ)償?shù)龋瑺?zhēng)取客戶繼續(xù)合作。同時(shí)，對(duì)客戶拒收原因進(jìn)行分析總結(jié)，采取措施避免類似問題再次發(fā)生。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司建立發(fā)貨管理監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)發(fā)貨流程、發(fā)貨相關(guān)單據(jù)管理、發(fā)貨費(fèi)用管理等進(jìn)行檢查和監(jiān)督。內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)貨管理情況進(jìn)行不定期審計(jì)，檢查發(fā)貨業(yè)務(wù)的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和效益性。各部門應(yīng)配合監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.考核指標(biāo)發(fā)貨及時(shí)率：考核發(fā)貨部門是否按照客戶要求的時(shí)間及時(shí)發(fā)貨，計(jì)算公式為：發(fā)貨及時(shí)率=按時(shí)發(fā)貨次數(shù)/總發(fā)貨次數(shù)×100%。貨物完好率：考核貨物在運(yùn)輸過程中的完好情況，計(jì)算公式為：貨物完好率=運(yùn)輸后貨物無損壞數(shù)量/運(yùn)輸貨物總數(shù)量×100%?？蛻敉对V率：考核客戶對(duì)發(fā)貨服務(wù)的滿意度，計(jì)算公式為：客戶投訴率=客戶投訴次數(shù)/總發(fā)貨次數(shù)×100%。3.考核辦法公司根據(jù)考核指標(biāo)對(duì)發(fā)貨部門、銷售部門、生產(chǎn)部門等相關(guān)部門進(jìn)行考核?？己私Y(jié)果與部門績效獎(jiǎng)金掛鉤，對(duì)于發(fā)貨管理工作表現(xiàn)