公司采購結算管理制度一、總則1.目的為了加強公司采購結算管理，規(guī)范采購結算流程，確保采購業(yè)務的真實性、準確性和合法性，保障公司資金安全，提高采購效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有采購業(yè)務的結算管理，包括但不限于原材料采購、設備采購、辦公用品采購、服務采購等。3.基本原則真實性原則：采購結算必須以真實發(fā)生的采購業(yè)務為依據，確保所支付的款項與實際采購內容相符。準確性原則：采購結算數據應準確無誤，包括采購數量、單價、金額、付款方式、付款期限等信息。合法性原則：采購結算活動應符合國家法律法規(guī)和公司內部規(guī)定，確保結算過程合法合規(guī)。及時性原則：采購結算應按照合同約定的時間和方式及時進行，避免逾期付款或延誤結算導致的不良后果。二、采購結算流程1.采購申請與審批采購需求部門根據業(yè)務需要提出采購申請，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數量、預算金額、預計到貨時間等信息。采購申請表經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門對采購申請進行進一步審核，包括采購需求的合理性、預算的準確性、供應商的選擇等。審核通過后，將采購申請表提交至分管領導審批。分管領導根據公司采購政策和實際情況對采購申請進行審批。審批通過后，采購申請進入采購執(zhí)行階段。2.供應商選擇與采購合同簽訂采購部門根據采購申請，通過市場調研、供應商推薦、招標、詢價等方式選擇合適的供應商。采購部門與選定的供應商進行商務談判，就采購物品或服務的價格、質量、交貨期、付款方式等條款達成一致，并簽訂《采購合同》。采購合同應明確雙方的權利和義務，特別是關于采購價格、結算方式、付款期限、質量標準、違約責任等條款。合同簽訂后，采購部門將合同副本提交至財務部門備案。3.采購訂單下達采購部門根據采購合同，向供應商下達《采購訂單》，明確采購物品或服務的具體規(guī)格、數量、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單應經采購部門負責人審核簽字后發(fā)送給供應商。同時，采購部門將采購訂單副本抄送至相關部門，如倉庫管理部門、質量檢驗部門等，以便各部門做好相應的準備工作。4.貨物驗收與入庫倉庫管理部門在收到供應商的貨物后，應按照采購訂單和相關驗收標準對貨物進行驗收。驗收內容包括貨物的數量、規(guī)格、型號、質量等。如發(fā)現貨物存在數量短缺、質量問題等，倉庫管理部門應及時通知采購部門和供應商，并做好記錄。對于驗收合格的貨物，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，填寫《入庫單》，注明貨物的名稱、規(guī)格、數量、入庫日期等信息?！度霂靻巍窇皇蕉嗦?lián)，分別送交采購部門、財務部門等相關部門。5.發(fā)票開具與審核供應商應在規(guī)定的時間內根據采購合同和實際交貨情況開具發(fā)票，并將發(fā)票送達公司。采購部門收到供應商開具的發(fā)票后，應核對發(fā)票的真實性、準確性和完整性。發(fā)票內容應與采購合同、采購訂單、入庫單等相關憑證一致，包括貨物名稱、規(guī)格、數量、單價、金額、稅率、稅額等信息。采購部門對發(fā)票審核無誤后，在發(fā)票上加蓋“發(fā)票已審核”章，并填寫《發(fā)票審核記錄表》，記錄發(fā)票的審核情況。然后將發(fā)票連同《發(fā)票審核記錄表》一并提交至財務部門。6.采購結算申請采購部門根據采購合同和發(fā)票審核情況，填寫《采購結算申請表》，詳細說明采購業(yè)務的基本信息、結算金額、付款方式、付款期限等內容?！恫少徑Y算申請表》應附上采購合同、采購訂單、入庫單、發(fā)票等相關憑證的復印件，作為結算依據。采購部門將《采購結算申請表》提交至財務部門進行結算審核。7.財務結算審核財務部門收到采購部門提交的《采購結算申請表》及相關憑證后，對采購業(yè)務的真實性、準確性、合法性進行全面審核。審核內容包括采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的合規(guī)性、結算金額的準確性、付款方式和付款期限是否符合合同約定等。財務部門在審核過程中如發(fā)現問題，應及時與采購部門溝通核實，并要求采購部門補充或更正相關資料。審核無誤后，財務部門在《采購結算申請表》上簽署審核意見，并提交至分管領導審批。8.分管領導審批分管領導根據財務部門的審核意見，對采購結算申請進行審批。審批通過后，采購結算申請進入付款流程。9.付款執(zhí)行財務部門根據分管領導的審批意見，按照合同約定的付款方式和付款期限進行付款操作。付款方式包括支票支付、銀行轉賬、電匯等。財務部門在付款前應再次核對收款方信息，確保付款準確無誤。對于預付款項，財務部門應在付款后及時跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，確保預付款項的安全和有效使用。付款完成后，財務部門應在相關憑證上加蓋“已付款”章，并登記入賬，同時更新應付賬款臺賬。三、采購結算相關部門職責1.采購部門負責采購業(yè)務的整體規(guī)劃和組織實施，包括供應商選擇、采購合同簽訂、采購訂單下達等工作。確保采購業(yè)務符合公司采購政策和相關法律法規(guī)要求，維護公司利益。及時跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中出現的問題。負責采購結算申請的發(fā)起和相關資料的整理、審核，確保采購結算資料的真實性、準確性和完整性。2.財務部門負責采購結算的審核工作，對采購業(yè)務的真實性、準確性、合法性進行把關。按照公司財務制度和相關法律法規(guī)要求，辦理采購付款手續(xù)，確保公司資金安全。定期核對應付賬款臺賬，與供應商進行賬款核對，及時發(fā)現和解決賬款差異問題。對采購結算數據進行統(tǒng)計分析，為公司采購決策提供財務支持。3.倉庫管理部門負責采購貨物的驗收和入庫工作，確保入庫貨物的數量、質量、規(guī)格等符合要求。及時辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，并將入庫單相關信息傳遞給采購部門和財務部門。負責庫存貨物的保管和盤點工作，保證庫存貨物的安全和完整。4.質量檢驗部門負責對采購貨物的質量進行檢驗，確保貨物質量符合合同約定和公司要求。出具質量檢驗報告，對檢驗結果負責。如發(fā)現貨物質量問題，及時通知采購部門和供應商，并跟蹤處理情況。四、采購結算的內部控制1.崗位分離采購業(yè)務的申請、審批、執(zhí)行、驗收、結算等環(huán)節(jié)應相互分離，避免單人操作可能導致的風險。采購人員不得兼任驗收人員，財務人員不得兼任采購業(yè)務的審批工作。2.授權審批采購結算應嚴格按照公司授權審批制度執(zhí)行，各級審批人員應在授權范圍內行使審批職責。對于重大采購項目或金額較大的采購結算，應實行集體決策或聯(lián)簽制度。3.憑證管理采購業(yè)務相關的憑證，如采購申請表、采購合同、采購訂單、入庫單、發(fā)票等，應妥善保管，作為采購結算的重要依據。憑證的傳遞、審核、歸檔等環(huán)節(jié)應建立嚴格的流程和記錄，確保憑證的完整性和可追溯性。4.內部審計公司內部審計部門應定期對采購結算業(yè)務進行審計，檢查采購結算流程的執(zhí)行情況、內部控制制度的有效性等。對于審計發(fā)現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。五、采購結算的監(jiān)督與檢查1.定期檢查財務部門應定期對采購結算業(yè)務進行自查，檢查采購結算流程的執(zhí)行情況、相關憑證的完整性和準確性、應付賬款的管理等。采購部門應定期對采購合同的執(zhí)行情況進行檢查，包括供應商的交貨情況、貨物質量情況、結算情況等，及時發(fā)現和解決問題。2.專項檢查根據公司管理需要或外部監(jiān)管要求，可對采購結算業(yè)務進行專項檢查。專項檢查可由內部審計部門或其他相關部門組織實施。專項檢查應制定詳細的檢查方案，明確檢查范圍、內容、方法和步驟等。檢查結束后，應形成專項檢查報告，提出整改建議和措施。3.違規(guī)處理對于在采購結算過程中發(fā)現的違規(guī)行為，如虛假采購、虛報價格、挪用資金等，應按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。對違規(guī)責任人，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰；涉嫌違法犯罪的，移交司法機關依法處理。六、采購結算的信息化管理1.建立采購結算信息系統(tǒng)公司應建立采購結算信息系統(tǒng)，實現采購業(yè)務流程的信息化管理。采購結算信息系統(tǒng)應涵蓋采購申請、審批、合同簽訂、訂單下達、貨物驗收、發(fā)票開具、結算申請、審核、付款等各個環(huán)節(jié)。通過采購結算信息系統(tǒng)，各部門可以實時共享采購業(yè)務信息，提高工作效率和信息透明度。2.數據錄入與維護采購部門、倉庫管理部門、財務部門等相關人員應按照規(guī)定及時將采購業(yè)務數據錄入采購結算信息系統(tǒng)，確保數據的準確性和及時性。系統(tǒng)管理員應定期對采購結算信息系統(tǒng)的數據進行備份，防止數據丟失。同時，負責系統(tǒng)的日常維護和安全管理，確保系統(tǒng)的正常運行。3.數據分析與利用利用采購結算信息系統(tǒng)的數據，進行采購業(yè)務的統(tǒng)計分析。如采購金額統(tǒng)計、供應商分析、采購周期