學(xué)校購入物品管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)學(xué)校購入物品的管理，規(guī)范采購流程，確保所購物品符合學(xué)校教學(xué)、辦公及生活需求，提高資金使用效益，保障學(xué)校各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級(jí)組因教學(xué)、辦公、科研、后勤保障等工作需要而進(jìn)行的物品采購活動(dòng)。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)實(shí)際工作需求，合理編制采購計(jì)劃，避免盲目采購和浪費(fèi)。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良、符合國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范的物品。公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的參與機(jī)會(huì)。效益原則：在保證物品質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，降低采購成本。二、采購管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.采購領(lǐng)導(dǎo)小組組成：由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子成員、相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人等組成。職責(zé)：負(fù)責(zé)審議學(xué)校年度采購計(jì)劃和重大采購項(xiàng)目方案。監(jiān)督采購活動(dòng)的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。對(duì)采購工作進(jìn)行指導(dǎo)和決策。2.采購執(zhí)行部門組成：學(xué)校設(shè)立專門的采購部門或指定相關(guān)部門負(fù)責(zé)具體采購工作的實(shí)施。職責(zé)：根據(jù)采購計(jì)劃和審批意見，組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括市場調(diào)研、供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。負(fù)責(zé)采購物品的驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放等工作。建立采購檔案，記錄采購過程中的相關(guān)信息和資料。定期向采購領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況。3.使用部門職責(zé)：根據(jù)實(shí)際工作需要，提出物品采購申請(qǐng)，明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購物品的驗(yàn)收工作，對(duì)所購物品的質(zhì)量、性能等進(jìn)行檢驗(yàn)和確認(rèn)。負(fù)責(zé)所領(lǐng)物品的使用、保管和維護(hù)，確保物品的正常使用。三、采購計(jì)劃管理1.年度采購計(jì)劃編制各使用部門應(yīng)于每年[具體時(shí)間]前，根據(jù)本部門下一年度的工作任務(wù)和實(shí)際需求，編制本部門的年度采購計(jì)劃，報(bào)采購執(zhí)行部門匯總。采購執(zhí)行部門對(duì)各使用部門上報(bào)的采購計(jì)劃進(jìn)行審核和整理，結(jié)合學(xué)校整體預(yù)算安排和資金狀況，編制學(xué)校年度采購計(jì)劃草案，提交采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議。采購領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過后，確定學(xué)校年度采購計(jì)劃，并下達(dá)給采購執(zhí)行部門組織實(shí)施。2.臨時(shí)采購計(jì)劃申請(qǐng)因特殊情況或緊急工作需要，使用部門無法在年度采購計(jì)劃中安排的物品采購，應(yīng)填寫《臨時(shí)采購計(jì)劃申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購原因、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)采購執(zhí)行部門。采購執(zhí)行部門對(duì)臨時(shí)采購計(jì)劃申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于確屬緊急且必要的采購申請(qǐng)，報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批通過后，采購執(zhí)行部門方可組織實(shí)施采購。3.采購計(jì)劃調(diào)整在采購計(jì)劃執(zhí)行過程中，如因工作任務(wù)變化、市場價(jià)格波動(dòng)等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃的，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫《采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，說明調(diào)整的原因、內(nèi)容及對(duì)預(yù)算的影響等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)采購執(zhí)行部門。采購執(zhí)行部門對(duì)采購計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，并報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批通過后，采購執(zhí)行部門按照調(diào)整后的采購計(jì)劃組織實(shí)施采購。四、采購流程管理1.采購申請(qǐng)審批使用部門根據(jù)采購計(jì)劃或臨時(shí)采購計(jì)劃申請(qǐng)，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并附上相關(guān)的技術(shù)參數(shù)、配置要求等資料。《采購申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)采購執(zhí)行部門。采購執(zhí)行部門對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行初審，審核內(nèi)容包括采購申請(qǐng)的必要性、合理性、預(yù)算金額的準(zhǔn)確性等。初審?fù)ㄟ^后，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額在[具體金額]以下的采購申請(qǐng)，由[審批領(lǐng)導(dǎo)職位]審批；采購金額在[具體金額]以上的采購申請(qǐng)，經(jīng)[審批領(lǐng)導(dǎo)職位]審核后，報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。2.供應(yīng)商選擇與管理采購執(zhí)行部門根據(jù)采購申請(qǐng)的要求，通過多種渠道進(jìn)行市場調(diào)研，收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。對(duì)列入供應(yīng)商名錄的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇若干家合格的供應(yīng)商作為采購對(duì)象，并與其進(jìn)行溝通和洽談，了解其產(chǎn)品價(jià)格、交貨期、付款方式等情況。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估情況、合作歷史等內(nèi)容，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核和評(píng)價(jià)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)調(diào)整或淘汰。3.采購談判與合同簽訂采購執(zhí)行部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購物品的價(jià)格、質(zhì)量、數(shù)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后，簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購合同簽訂后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送財(cái)務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門備案。4.采購實(shí)施與驗(yàn)收采購執(zhí)行部門按照采購合同的要求，組織供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。采購物品到貨后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門和相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行逐一核對(duì)和檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格的采購物品，由驗(yàn)收人員在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的采購物品，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商更換或退貨等。5.付款管理財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收單等相關(guān)資料，審核采購款項(xiàng)的支付申請(qǐng)。審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收結(jié)果、發(fā)票的真實(shí)性和合法性等。審核通過后，財(cái)務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。對(duì)于需要預(yù)付款的采購項(xiàng)目，采購執(zhí)行部門應(yīng)在簽訂采購合同后，按照合同約定的比例申請(qǐng)預(yù)付款，并提供相關(guān)的付款依據(jù)。財(cái)務(wù)部門審核通過后，辦理預(yù)付款支付手續(xù)。五、采購物品驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)采購物品的驗(yàn)收應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號(hào)等要求進(jìn)行。對(duì)于國家有強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的采購物品，應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于沒有明確標(biāo)準(zhǔn)的采購物品，可參照同類產(chǎn)品的通用標(biāo)準(zhǔn)或雙方協(xié)商確定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收程序采購物品到貨前，采購執(zhí)行部門應(yīng)提前通知使用部門和相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。采購物品到貨后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)組織使用部門和相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號(hào)等，檢查其外觀、包裝、標(biāo)識(shí)等是否完好。驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)采購物品存在質(zhì)量問題或與采購合同約定不符的情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)記錄，并要求供應(yīng)商作出書面說明或提供解決方案。驗(yàn)收合格的采購物品，驗(yàn)收人員應(yīng)在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并注明驗(yàn)收日期。驗(yàn)收單應(yīng)一式多份，分別由采購執(zhí)行部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門等留存。3.驗(yàn)收結(jié)果處理驗(yàn)收合格的采購物品，由采購執(zhí)行部門辦理入庫手續(xù)，并按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管和發(fā)放。驗(yàn)收不合格的采購物品，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。如供應(yīng)商同意更換或退貨，采購執(zhí)行部門應(yīng)監(jiān)督供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成更換或退貨工作，并重新組織驗(yàn)收。如因采購物品質(zhì)量問題給學(xué)校造成損失的，采購執(zhí)行部門應(yīng)按照采購合同的約定，追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，要求供應(yīng)商賠償相應(yīng)的損失。六、采購物品保管與發(fā)放管理1.保管管理采購執(zhí)行部門應(yīng)設(shè)立專門的倉庫或儲(chǔ)物場所，對(duì)采購物品進(jìn)行分類存放和保管。倉庫管理人員應(yīng)建立采購物品臺(tái)賬，詳細(xì)記錄采購物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫時(shí)間、存放位置等信息，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)和核對(duì)，確保賬物相符。倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，具備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保采購物品的質(zhì)量不受影響。對(duì)于貴重物品、易燃易爆物品、危險(xiǎn)化學(xué)品等特殊物品，應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存放和管理，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。2.發(fā)放管理使用部門因工作需要領(lǐng)用采購物品時(shí)，應(yīng)填寫《物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到采購執(zhí)行部門辦理領(lǐng)用手續(xù)。采購執(zhí)行部門倉庫管理人員根據(jù)《物品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，核實(shí)領(lǐng)用物品的庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時(shí)辦理發(fā)放手續(xù)，并在物品臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用情況；如庫存不足，應(yīng)及時(shí)通知采購執(zhí)行部門進(jìn)行補(bǔ)貨。物品發(fā)放時(shí)，倉庫管理人員應(yīng)與領(lǐng)用人員當(dāng)面核對(duì)物品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)等，確保無誤后，雙方在《物品發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。七、采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督學(xué)校設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)或指定相關(guān)部門，對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督。監(jiān)督內(nèi)容包括采購計(jì)劃的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、供應(yīng)商的選擇與管理、采購合同的簽訂與履行、采購物品的驗(yàn)收與保管等方面。監(jiān)督人員應(yīng)定期對(duì)采購工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。采購執(zhí)行部門應(yīng)主動(dòng)接受內(nèi)部監(jiān)督，積極配合監(jiān)督人員的工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.審計(jì)監(jiān)督學(xué)校審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，審查采購項(xiàng)目的合法性、合規(guī)性、效益性等方面。審計(jì)內(nèi)容包括采購計(jì)劃的編制與審批、采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行、采購資金的使用與管理等。審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果，出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議。采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)意見和建議，及時(shí)進(jìn)行整改，規(guī)范采購行為。八、責(zé)任追究1.在采購活動(dòng)中，如有下列情形之一的，將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、責(zé)令改正、通報(bào)批評(píng)、扣發(fā)績效獎(jiǎng)金、給予行政處分等處理；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：違反采購流程，擅自采購物品的。與供應(yīng)商串通，謀取不正當(dāng)利益的。在采購過程中收受供應(yīng)商賄賂或其他不正當(dāng)利益的。因工作失誤，導(dǎo)致采購物