合資公司對(duì)外管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范合資公司對(duì)外活動(dòng)，加強(qiáng)公司與外部機(jī)構(gòu)及個(gè)人的溝通與合作，維護(hù)公司的合法權(quán)益，樹立公司良好形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于合資公司及其所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)與外部機(jī)構(gòu)（包括但不限于政府部門、合作伙伴、客戶、供應(yīng)商、媒體等）進(jìn)行的各類業(yè)務(wù)往來、信息交流、公關(guān)活動(dòng)等對(duì)外事務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則公司對(duì)外活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、政策及相關(guān)行業(yè)規(guī)范，確保活動(dòng)合法合規(guī)。2.誠信原則秉持誠實(shí)守信的態(tài)度，履行承諾，維護(hù)公司信譽(yù)，建立良好的合作關(guān)系。3.效益原則在開展對(duì)外活動(dòng)時(shí)，充分考慮公司的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，確保活動(dòng)能夠?yàn)楣編韺?shí)際價(jià)值。4.統(tǒng)一管理原則公司對(duì)外事務(wù)實(shí)行統(tǒng)一管理，由公司指定的部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)協(xié)調(diào)、組織和實(shí)施，避免多頭對(duì)外，確保對(duì)外活動(dòng)的一致性和協(xié)調(diào)性。二、對(duì)外業(yè)務(wù)往來管理（一）業(yè)務(wù)洽談與合同簽訂1.業(yè)務(wù)洽談各部門在接到業(yè)務(wù)合作意向后，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方進(jìn)行初步溝通，了解合作需求和條件。對(duì)于重要業(yè)務(wù)洽談，應(yīng)由公司高層領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)負(fù)責(zé)人參與，確保洽談內(nèi)容符合公司戰(zhàn)略和利益。在洽談過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄對(duì)方提出的要求、條件及雙方達(dá)成的共識(shí)，形成洽談紀(jì)要。2.合同簽訂業(yè)務(wù)洽談達(dá)成一致后，應(yīng)按照公司合同管理制度的規(guī)定，起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合作內(nèi)容、價(jià)格條款、付款方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。合同起草完成后，應(yīng)提交公司法律部門進(jìn)行審核，法律部門應(yīng)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，并提出修改意見。根據(jù)法律部門的審核意見，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由授權(quán)代表與對(duì)方簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)對(duì)方的簽約主體資格、授權(quán)代表身份等信息，確保合同簽訂的有效性。（二）業(yè)務(wù)執(zhí)行與監(jiān)控1.業(yè)務(wù)執(zhí)行合同簽訂后，各部門應(yīng)按照合同約定，認(rèn)真組織實(shí)施業(yè)務(wù)活動(dòng)，確保業(yè)務(wù)執(zhí)行的質(zhì)量和進(jìn)度。在業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中，應(yīng)建立有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題和爭議，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)順利進(jìn)行。如因客觀原因需要變更合同條款，應(yīng)按照合同變更的相關(guān)程序進(jìn)行操作，經(jīng)雙方協(xié)商一致并簽訂書面變更協(xié)議后，方可變更合同。2.業(yè)務(wù)監(jiān)控公司應(yīng)建立業(yè)務(wù)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)業(yè)務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向公司匯報(bào)業(yè)務(wù)執(zhí)行情況，包括業(yè)務(wù)進(jìn)展、質(zhì)量控制、成本支出、客戶反饋等方面的內(nèi)容。對(duì)于重大業(yè)務(wù)項(xiàng)目，公司應(yīng)成立專門的項(xiàng)目管理小組，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全程跟蹤和監(jiān)控，確保項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（三）業(yè)務(wù)結(jié)算與款項(xiàng)回收1.業(yè)務(wù)結(jié)算業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的結(jié)算方式和時(shí)間，及時(shí)與對(duì)方進(jìn)行業(yè)務(wù)結(jié)算。在結(jié)算過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)結(jié)算金額、結(jié)算依據(jù)等信息，確保結(jié)算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。結(jié)算完成后，應(yīng)及時(shí)開具發(fā)票或收據(jù)，并妥善保管相關(guān)結(jié)算憑證。2.款項(xiàng)回收財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)款項(xiàng)回收的管理，建立款項(xiàng)回收臺(tái)賬，及時(shí)跟蹤款項(xiàng)回收情況。對(duì)于逾期未收回的款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行催收，并采取相應(yīng)的催收措施，如發(fā)函催收、上門催收、法律訴訟等。業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門進(jìn)行款項(xiàng)催收工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和信息，協(xié)助制定催收方案。三、對(duì)外信息交流管理（一）信息發(fā)布1.信息發(fā)布原則公司對(duì)外發(fā)布的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、客觀，不得發(fā)布虛假信息或誤導(dǎo)性內(nèi)容。信息發(fā)布應(yīng)遵循公司的信息發(fā)布流程和審批制度，確保信息發(fā)布的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。2.信息發(fā)布渠道公司官方網(wǎng)站、社交媒體平臺(tái)、內(nèi)部刊物、新聞發(fā)布會(huì)、媒體采訪等是公司對(duì)外信息發(fā)布的主要渠道。各部門如需通過上述渠道發(fā)布信息，應(yīng)提前填寫《信息發(fā)布申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明信息發(fā)布的內(nèi)容、渠道、時(shí)間等信息，并提交公司宣傳部門審核。宣傳部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可按照預(yù)定的渠道和時(shí)間發(fā)布信息。3.信息發(fā)布內(nèi)容審核宣傳部門應(yīng)對(duì)擬發(fā)布的信息內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保信息內(nèi)容符合公司的宣傳策略和形象定位，不涉及公司機(jī)密信息和敏感內(nèi)容。對(duì)于涉及公司重大決策、重要業(yè)務(wù)進(jìn)展、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息，應(yīng)在發(fā)布前進(jìn)行嚴(yán)格保密審查，防止信息泄露。（二）信息收集與反饋1.信息收集公司各部門應(yīng)積極收集與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的外部信息，包括市場動(dòng)態(tài)、行業(yè)趨勢(shì)、競爭對(duì)手信息、政策法規(guī)變化等。信息收集渠道包括但不限于網(wǎng)絡(luò)媒體、行業(yè)報(bào)告、會(huì)議論壇、客戶反饋、合作伙伴交流等。各部門應(yīng)定期將收集到的信息進(jìn)行整理和分析，并及時(shí)提交給公司相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)。2.信息反饋對(duì)于外部機(jī)構(gòu)或個(gè)人向公司提出的詢問、建議、投訴等信息，公司應(yīng)及時(shí)進(jìn)行回復(fù)和處理?；貜?fù)信息應(yīng)禮貌、專業(yè)、客觀，根據(jù)不同情況提供準(zhǔn)確的解答或解決方案。對(duì)于重要的信息反饋，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并跟蹤處理結(jié)果，確保信息反饋的有效性和及時(shí)性。四、對(duì)外公關(guān)活動(dòng)管理（一）公關(guān)活動(dòng)策劃1.公關(guān)活動(dòng)目的明確公關(guān)活動(dòng)的目的，如提升公司品牌知名度、增強(qiáng)客戶關(guān)系、促進(jìn)業(yè)務(wù)合作、應(yīng)對(duì)危機(jī)事件等。2.公關(guān)活動(dòng)策劃根據(jù)公關(guān)活動(dòng)目的，制定詳細(xì)的活動(dòng)策劃方案，包括活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、活動(dòng)內(nèi)容、預(yù)算等。活動(dòng)策劃方案應(yīng)充分考慮活動(dòng)的可行性、安全性、效果評(píng)估等因素，確保活動(dòng)能夠達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。3.公關(guān)活動(dòng)審批公關(guān)活動(dòng)策劃方案起草完成后，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從活動(dòng)的必要性、可行性、預(yù)算合理性等方面進(jìn)行審核，并提出修改意見。根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，對(duì)活動(dòng)策劃方案進(jìn)行修改完善后，方可組織實(shí)施。（二）公關(guān)活動(dòng)實(shí)施1.活動(dòng)準(zhǔn)備按照活動(dòng)策劃方案，組織開展活動(dòng)準(zhǔn)備工作，包括場地布置、物資采購、人員安排、宣傳推廣等。在活動(dòng)準(zhǔn)備過程中，應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，確保各項(xiàng)準(zhǔn)備工作按時(shí)、按質(zhì)完成。2.活動(dòng)執(zhí)行活動(dòng)實(shí)施過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照活動(dòng)策劃方案和流程進(jìn)行操作，確保活動(dòng)的順利進(jìn)行。安排專人負(fù)責(zé)活動(dòng)現(xiàn)場的組織和管理，維護(hù)活動(dòng)秩序，確保活動(dòng)安全。及時(shí)處理活動(dòng)過程中出現(xiàn)的突發(fā)情況和問題，確?；顒?dòng)能夠達(dá)到預(yù)期效果。（三）公關(guān)活動(dòng)效果評(píng)估1.評(píng)估指標(biāo)制定公關(guān)活動(dòng)效果評(píng)估指標(biāo)，如媒體曝光度、品牌知名度提升、客戶滿意度、業(yè)務(wù)合作意向等。2.評(píng)估方法通過問卷調(diào)查、媒體監(jiān)測(cè)、數(shù)據(jù)分析、客戶反饋等方式，對(duì)公關(guān)活動(dòng)效果進(jìn)行評(píng)估。3.評(píng)估報(bào)告活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)撰寫公關(guān)活動(dòng)效果評(píng)估報(bào)告，總結(jié)活動(dòng)的成功經(jīng)驗(yàn)和不足之處，并提出改進(jìn)建議。公關(guān)活動(dòng)效果評(píng)估報(bào)告應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，為公司今后的公關(guān)活動(dòng)提供參考依據(jù)。五、對(duì)外接待管理（一）接待原則1.熱情周到原則以熱情、友好的態(tài)度接待來訪客人，提供周到的服務(wù)，展現(xiàn)公司良好形象。2.對(duì)口接待原則根據(jù)來訪客人的身份和目的，安排相應(yīng)的部門或人員進(jìn)行對(duì)口接待，確保接待工作的專業(yè)性和針對(duì)性。3.節(jié)約適度原則在接待過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制接待費(fèi)用，做到節(jié)約適度，避免鋪張浪費(fèi)。（二）接待流程1.接待申請(qǐng)各部門如需安排對(duì)外接待活動(dòng)，應(yīng)提前填寫《接待申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明來訪客人的基本情況、來訪目的、接待時(shí)間、接待地點(diǎn)、接待規(guī)格等信息，并提交公司辦公室審核。2.接待安排辦公室根據(jù)接待申請(qǐng)表的內(nèi)容，制定接待方案，明確接待人員、接待流程、接待費(fèi)用等事項(xiàng)。接待方案經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，辦公室負(fù)責(zé)組織實(shí)施接待工作。3.接待實(shí)施接待人員應(yīng)按照接待方案的要求，提前做好接待準(zhǔn)備工作，包括安排車輛、預(yù)訂酒店、準(zhǔn)備資料等。在接待過程中，應(yīng)熱情迎接來訪客人，介紹公司基本情況和接待安排，安排專人陪同客人參觀公司、參加會(huì)議或洽談業(yè)務(wù)等。接待結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)與來訪客人溝通，了解客人對(duì)接待工作的意見和建議，并做好接待工作總結(jié)。（三）接待費(fèi)用管理1.費(fèi)用預(yù)算辦公室應(yīng)根據(jù)接待方案，編制接待費(fèi)用預(yù)算，明確各項(xiàng)接待費(fèi)用的支出標(biāo)準(zhǔn)和金額。接待費(fèi)用預(yù)算經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。2.費(fèi)用報(bào)銷接待活動(dòng)結(jié)束后，接待人員應(yīng)及時(shí)整理接待費(fèi)用報(bào)銷憑證，按照公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門應(yīng)對(duì)接待費(fèi)用報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，確保報(bào)銷費(fèi)用符合接待標(biāo)準(zhǔn)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。六、對(duì)外合作管理（一）合作伙伴選擇1.合作伙伴評(píng)估建立合作伙伴評(píng)估機(jī)制，對(duì)潛在合作伙伴的資質(zhì)、信譽(yù)、經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、技術(shù)實(shí)力等方面進(jìn)行全面評(píng)估。評(píng)估方式包括但不限于實(shí)地考察、市場調(diào)研、信用查詢、行業(yè)口碑調(diào)查等。2.合作伙伴選擇根據(jù)合作伙伴評(píng)估結(jié)果，選擇符合公司合作要求和利益的合作伙伴。對(duì)于重要合作伙伴的選擇，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）合作協(xié)議簽訂1.合作協(xié)議起草與合作伙伴達(dá)成合作意向后，應(yīng)按照公司合同管理制度的規(guī)定，起草合作協(xié)議文本。合作協(xié)議文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合作內(nèi)容、合作方式、合作期限、保密條款、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款，確保合作協(xié)議內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。2.合作協(xié)議審核與審批合作協(xié)議起草完成后，應(yīng)提交公司法律部門進(jìn)行審核，法律部門應(yīng)對(duì)合作協(xié)議的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，并提出修改意見。根據(jù)法律部門的審核意見，對(duì)合作協(xié)議文本進(jìn)行修改完善后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。合作協(xié)議經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，由授權(quán)代表與對(duì)方簽訂合作協(xié)議。（三）合作項(xiàng)目執(zhí)行與監(jiān)控1.合作項(xiàng)目執(zhí)行按照合作協(xié)議的約定，組織實(shí)施合作項(xiàng)目，確保合作項(xiàng)目的順利進(jìn)行。在合作項(xiàng)目執(zhí)行過程中，應(yīng)建立有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，及時(shí)解決出現(xiàn)的問題和爭議，確保合作雙方的利益。2.合作項(xiàng)目監(jiān)控建立合作項(xiàng)目監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)合作項(xiàng)目的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。合作雙方應(yīng)定期向?qū)Ψ絽R報(bào)合作項(xiàng)目的進(jìn)展情況，包括工作進(jìn)度、質(zhì)量控制、成本支出、市場反饋等方面的內(nèi)容。對(duì)于重大合作項(xiàng)目，公司應(yīng)成立專門的項(xiàng)目管理小組，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行全程跟蹤和監(jiān)控，確保項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。七、對(duì)外保密管理（一）保密制度1.公司應(yīng)建立健全對(duì)外保密制度，明確保密范圍、保密措施、保密責(zé)任等內(nèi)容。2.保密范圍包括但不限于公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息、財(cái)務(wù)信息、戰(zhàn)略規(guī)劃等。（二）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育，提高員工的保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務(wù)。2.在對(duì)外業(yè)務(wù)往來、信息交流、公關(guān)活動(dòng)等過程中，嚴(yán)格控制信息的傳播范圍，采取必要的保密措施，如加密傳輸、專人保管、限制訪問等。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的文件、資料、數(shù)據(jù)等，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的登記