公司研發(fā)采購管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司研發(fā)采購管理，規(guī)范研發(fā)采購流程，確保研發(fā)項(xiàng)目所需物資及時(shí)、準(zhǔn)確、高質(zhì)量供應(yīng)，保障研發(fā)工作順利進(jìn)行，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有研發(fā)項(xiàng)目的物資采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、儀器、軟件等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)研發(fā)項(xiàng)目的實(shí)際需求進(jìn)行采購，避免盲目采購和過度采購。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物資的質(zhì)量符合研發(fā)要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。3.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.合規(guī)性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)章制度以及相關(guān)行業(yè)規(guī)范。二、職責(zé)分工（一）研發(fā)部門1.根據(jù)研發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃，提出物資采購需求，明確物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等技術(shù)參數(shù)。2.參與供應(yīng)商的選擇和評(píng)估，提供技術(shù)支持和意見。3.對(duì)采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資符合研發(fā)要求。（二）采購部門1.負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃，根據(jù)研發(fā)部門需求和庫存情況，合理安排采購時(shí)間和數(shù)量。2.尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，與合格供應(yīng)商簽訂采購合同。3.執(zhí)行采購訂單，跟蹤采購進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。4.負(fù)責(zé)采購物資的到貨驗(yàn)收、付款申請(qǐng)等工作。（三）財(cái)務(wù)部門1.審核采購合同，確保合同條款符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。2.負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排和支付管理，對(duì)采購費(fèi)用進(jìn)行核算和監(jiān)督。3.參與供應(yīng)商的評(píng)估，提供財(cái)務(wù)方面的意見和建議。（四）質(zhì)量部門1.制定采購物資的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程。2.對(duì)采購物資進(jìn)行抽檢或全檢，確保物資質(zhì)量符合要求。3.對(duì)不合格物資提出處理意見，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商溝通解決質(zhì)量問題。三、采購流程（一）需求提出1.研發(fā)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和實(shí)際需求，填寫《研發(fā)物資采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.《研發(fā)物資采購申請(qǐng)表》需經(jīng)研發(fā)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部門接到《研發(fā)物資采購申請(qǐng)表》后，結(jié)合庫存情況進(jìn)行分析。2.對(duì)于庫存充足的物資，直接安排發(fā)貨；對(duì)于庫存不足的物資，制定采購計(jì)劃，明確采購時(shí)間、采購數(shù)量、采購方式等。3.采購計(jì)劃需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購部門根據(jù)采購物資的特點(diǎn)和要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，收集其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況等相關(guān)資料。3.組織研發(fā)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或綜合評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)等。4.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估情況、合作歷史等。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商就采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款進(jìn)行談判，達(dá)成一致后簽訂采購合同。2.采購合同需明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、完整、清晰。3.采購合同簽訂前，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核合同條款的財(cái)務(wù)合規(guī)性，經(jīng)法務(wù)部門審核合同的法律風(fēng)險(xiǎn)，審核通過后由采購部門負(fù)責(zé)人簽字蓋章。（五）采購訂單執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資的詳細(xì)信息和交貨要求。2.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.對(duì)于采購過程中出現(xiàn)的變更需求、交貨延遲等問題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并做好記錄。（六）到貨驗(yàn)收1.物資到貨前，采購部門通知研發(fā)部門、質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.物資到貨時(shí)，采購部門、研發(fā)部門、質(zhì)量部門共同對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)等是否與采購合同和《研發(fā)物資采購申請(qǐng)表》一致。3.質(zhì)量部門按照制定的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程對(duì)物資進(jìn)行抽檢或全檢，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。對(duì)于驗(yàn)收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購部門及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。（七）付款結(jié)算1.采購物資驗(yàn)收合格后，采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫《付款申請(qǐng)單》，附上發(fā)票、入庫單等相關(guān)憑證，提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)單》及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，審核無誤后按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。3.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)的采購項(xiàng)目，在物資到貨驗(yàn)收合格后，按照合同約定支付剩余款項(xiàng)。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.研發(fā)部門在制定年度研發(fā)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)同時(shí)編制研發(fā)采購預(yù)算，明確各項(xiàng)研發(fā)項(xiàng)目的采購費(fèi)用預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)根據(jù)研發(fā)項(xiàng)目的需求、市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)、歷史采購數(shù)據(jù)等因素進(jìn)行合理估算，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和合理性。3.采購預(yù)算編制完成后，經(jīng)研發(fā)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向公司管理層匯報(bào)采購預(yù)算的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.對(duì)于預(yù)算執(zhí)行偏差較大的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)分析原因，采取有效措施進(jìn)行調(diào)整和糾正，確保采購費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.新供應(yīng)商申請(qǐng)合作時(shí)，需向采購部門提交《供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表》，并提供營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況等相關(guān)資料。2.采購部門對(duì)新供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行初審，初審合格后組織相關(guān)部門進(jìn)行實(shí)地考察或綜合評(píng)估。3.經(jīng)實(shí)地考察或綜合評(píng)估合格的供應(yīng)商，納入合格供應(yīng)商名單，采購部門與之簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）供應(yīng)商考核1.采購部門定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核評(píng)估，填寫《供應(yīng)商考核表》。2.考核指標(biāo)包括但不限于物資合格率、交貨準(zhǔn)時(shí)率、價(jià)格合理性、售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間等?？己私Y(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。3.根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對(duì)表現(xiàn)不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其溝通整改，如整改后仍不符合要求，可暫?；蚪K止合作。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理1.采購部門建立供應(yīng)商信息管理系統(tǒng)，及時(shí)更新供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、考核情況等。2.關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、市場(chǎng)口碑等動(dòng)態(tài)信息，對(duì)于出現(xiàn)重大經(jīng)營問題或信譽(yù)問題的供應(yīng)商，及時(shí)調(diào)整合作策略或終止合作。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和采購需求變化，適時(shí)引入新的供應(yīng)商，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，確保采購渠道的多樣性和穩(wěn)定性。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員共同對(duì)采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括但不限于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其產(chǎn)生的原因、可能造成的影響以及風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的結(jié)果，采用定性或定量的方法對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)分為高、中、低三個(gè)級(jí)別，對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，應(yīng)制定專項(xiàng)應(yīng)對(duì)措施，重點(diǎn)監(jiān)控；對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)目刂拼胧?，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)，可進(jìn)行常規(guī)管理。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，可通過加強(qiáng)供應(yīng)商管理、增加供應(yīng)商數(shù)量、簽訂風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)條款等方式進(jìn)行應(yīng)對(duì)；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)質(zhì)量檢驗(yàn)、與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議等；對(duì)于價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)，可通過市場(chǎng)調(diào)研、價(jià)格談判、套期保值等手段進(jìn)行控制；對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)合同審核、規(guī)范合同簽訂流程、建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制等；對(duì)于付款風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)嚴(yán)格審核付款憑證、控制付款節(jié)奏、加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)等。（四）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)測(cè)和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.采購部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員應(yīng)密切關(guān)注采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，及時(shí)反饋風(fēng)險(xiǎn)信息，共同研究制定應(yīng)對(duì)措施。3.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控結(jié)果，適時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，確保采購風(fēng)險(xiǎn)始終處于可控狀態(tài)。七、信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應(yīng)廣泛收集與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的信息，包括市場(chǎng)價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、新產(chǎn)品信息、行業(yè)動(dòng)態(tài)等。2.信息收集渠道包括但不限于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商提供、專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)等。3.采購部門應(yīng)定期對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理和分析，為采購決策提供參考依據(jù)。（二）采購信息共享1.建立采購信息共享平臺(tái)，采購部門、研發(fā)部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)人員可通過該平臺(tái)共享采購需求、采購計(jì)劃、采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、供應(yīng)商信息等相關(guān)資料。2.加強(qiáng)部門之間的溝通與協(xié)作，及時(shí)傳遞采購信息，確保各部門之間信息暢通，提高工作效率