國企檔案登記管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位的檔案登記管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容應真實、準確地反映公司各項工作的實際情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：檔案管理應便于公司各部門和人員查閱和利用。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案的登記、整理、保管、利用等工作。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的完整和規(guī)范。2.建立檔案檢索工具，編制檔案目錄，方便檔案的查閱和利用。3.負責檔案的保管和保護工作，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全。4.嚴格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案信息。5.按照規(guī)定的程序和要求，為公司各部門和人員提供檔案查閱和利用服務。6.參與檔案的鑒定和銷毀工作，提出處理意見。三、檔案登記范圍（一）文書檔案1.公司發(fā)布的各類文件、通知、通報、報告、請示、批復等。2.公司召開的各類會議文件、記錄、紀要等。3.公司與上級主管部門、其他單位往來的文件、函件等。（二）人事檔案1.員工的個人基本信息、履歷、學歷、學位、職稱、工資等資料。2.員工的考核、獎懲、任免、調動、離職等材料。3.員工的勞動合同、培訓記錄、社保繳納證明等。（三）財務檔案1.公司的財務預算、決算報告、財務報表等。2.公司的會計憑證、賬簿、報表等。3.公司的審計報告、稅務申報資料等。（四）業(yè)務檔案1.公司的項目合同、協(xié)議、招投標文件等。2.公司的產品研發(fā)資料、技術文件、生產記錄等。3.公司的市場調研報告、營銷策劃方案等。（五）其他檔案1.公司的榮譽證書、獎狀、獎杯等。2.公司的印章使用記錄、介紹信存根等。3.公司的照片、音像資料等。四、檔案登記流程（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，按照檔案登記范圍及時將應歸檔的文件材料收集齊全。2.檔案收集人員應定期對收集到的文件材料進行整理和分類，確保文件材料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.檔案管理人員對收集到的文件材料進行進一步的整理和分類，按照檔案管理的要求進行編號、編目、裝訂等工作。2.檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，便于保管和利用。（三）檔案登記1.檔案管理人員按照檔案整理的結果，對檔案進行詳細的登記，建立檔案目錄和檔案檢索工具。2.檔案登記應包括檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限、密級等信息。（四）檔案保管1.檔案管理人員將整理好的檔案按照保管期限和密級進行分類存放，確保檔案的安全。2.檔案保管應配備必要的保管設備和設施，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設備。（五）檔案利用1.公司各部門和人員因工作需要查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應按照規(guī)定的程序和要求，為查閱人員提供檔案查閱服務，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時，查閱人員應遵守檔案保密制度，不得擅自摘抄、復制、轉借檔案。五、檔案保管期限與銷毀（一）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、合同、協(xié)議、財務報表等。3.長期保管的檔案主要包括公司的一般性文件、業(yè)務檔案等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案主要包括公司的臨時性文件、資料等，保管期限為[X]年。（二）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應由檔案管理部門會同相關部門組成鑒定小組進行，鑒定小組應根據(jù)檔案的價值和保管期限，提出鑒定意見。（三）檔案銷毀1.經鑒定需要銷毀的檔案，應編制檔案銷毀清冊，報公司領導批準后，由檔案管理部門負責銷毀。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.檔案銷毀過程中，應指定專人負責監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在檔案銷毀清冊上簽字確認。六、檔案保密與安全（一）檔案保密1.檔案管理人員應嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，保守檔案秘密。2.檔案管理人員不得擅自將檔案帶出檔案管理部門，不得在非保密場所談論檔案內容。3.查閱檔案時，查閱人員應遵守檔案保密制度，不得擅自摘抄、復制、轉借檔案。（二）檔案安全1.檔案管理部門應加強檔案安全管理，配備必要的安全設備和設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全。3.檔案管理部門應制定檔案安全應急預案，應對突發(fā)情況，確保檔案的安全。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設目標1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全。（二）檔案信息化建設內容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有的檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設：開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的登記、整理、保管、利用等功能。3.檔案信息安全管理：建立檔案信息安全管理制度，加強檔案信息的安全防護。（三）檔案信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準確錄入和及時更新。