要做好痕跡管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司各項(xiàng)工作流程，確保工作的可追溯性，提高工作效率和質(zhì)量，特制定本痕跡管理制度。通過對工作過程中產(chǎn)生的各類痕跡進(jìn)行有效管理，明確責(zé)任，保障公司運(yùn)營的規(guī)范化和有序化。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，涵蓋公司各個部門及所有業(yè)務(wù)活動。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：痕跡記錄應(yīng)如實(shí)反映工作的實(shí)際情況，不得虛假、偽造。2.完整性原則：對工作過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要信息進(jìn)行全面記錄，確保痕跡資料的完整性。3.及時性原則：各項(xiàng)工作完成后，應(yīng)及時進(jìn)行痕跡記錄，避免信息遺漏或延誤。4.保密性原則：涉及公司機(jī)密的痕跡信息，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、痕跡管理的內(nèi)容與要求（一）文件與文檔管理1.文件起草起草人應(yīng)明確文件主題、目的、范圍和主要內(nèi)容，確保文件結(jié)構(gòu)清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，引用的數(shù)據(jù)、法規(guī)等應(yīng)真實(shí)可靠，并注明出處。起草過程中涉及的討論、修改等情況，應(yīng)通過批注、版本記錄等方式進(jìn)行痕跡留存。2.文件審批審批人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，提出明確的審批意見，包括同意、修改意見或不同意等。審批過程應(yīng)在文件上進(jìn)行簽字確認(rèn)，并注明審批日期。如通過電子審批系統(tǒng)進(jìn)行審批，應(yīng)保留審批流程記錄和相關(guān)電子簽名。3.文件發(fā)放與存檔文件發(fā)放時，應(yīng)記錄發(fā)放對象、發(fā)放日期、文件編號等信息，并要求接收人簽字確認(rèn)。對重要文件應(yīng)進(jìn)行紙質(zhì)和電子存檔，存檔文件應(yīng)按照類別、時間等進(jìn)行分類整理，便于查詢和檢索。同時，應(yīng)建立文件索引目錄，詳細(xì)記錄文件的基本信息和存放位置。4.文件變更與廢止文件發(fā)生變更時，應(yīng)及時更新文件內(nèi)容，并注明變更原因、變更日期和變更人等信息。同時，應(yīng)對原文件進(jìn)行標(biāo)記，說明其廢止情況。廢止的文件應(yīng)妥善保管，不得隨意銷毀，以備后續(xù)查閱。在文件管理系統(tǒng)中，應(yīng)對廢止文件進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)注，防止誤使用。（二）會議管理1.會議籌備會議組織者應(yīng)提前確定會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員等信息，并發(fā)送會議通知。會議通知應(yīng)明確會議議程、相關(guān)資料準(zhǔn)備要求等內(nèi)容。準(zhǔn)備會議資料時，應(yīng)記錄資料的名稱、來源、編制時間等信息，并確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。同時，對資料的準(zhǔn)備過程進(jìn)行簡要記錄，如是否經(jīng)過審核、修改等情況。2.會議記錄會議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會議的討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時間等關(guān)鍵信息。記錄應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，盡量采用原話記錄，確保能夠真實(shí)反映會議情況。會議記錄可以采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式。如采用電子記錄，應(yīng)及時保存，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。記錄完成后，應(yīng)經(jīng)會議主持人審核簽字確認(rèn)。3.會議決議執(zhí)行會議決議形成后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)按照決議要求及時開展工作。在執(zhí)行過程中，應(yīng)記錄工作進(jìn)展情況、遇到的問題及解決措施等信息。對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保決議事項(xiàng)得到有效落實(shí)。檢查結(jié)果應(yīng)形成報告，向會議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并作為工作考核的依據(jù)之一。（三）工作流程與業(yè)務(wù)操作記錄1.日常工作任務(wù)員工應(yīng)按照公司規(guī)定的工作流程完成日常工作任務(wù)，并對工作過程中的關(guān)鍵步驟和操作進(jìn)行記錄。記錄內(nèi)容包括工作任務(wù)的名稱、開始時間、結(jié)束時間、執(zhí)行人員、工作內(nèi)容及結(jié)果等。對于涉及多個環(huán)節(jié)或需要多人協(xié)作完成的工作任務(wù)，應(yīng)建立工作進(jìn)度跟蹤表，詳細(xì)記錄每個環(huán)節(jié)的完成情況、交接時間及相關(guān)責(zé)任人等信息，確保工作流程的順暢銜接。2.項(xiàng)目工作項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)制定詳細(xì)的項(xiàng)目計劃，明確項(xiàng)目目標(biāo)、任務(wù)分解、時間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等內(nèi)容，并將項(xiàng)目計劃作為項(xiàng)目執(zhí)行過程中的重要痕跡資料。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，應(yīng)定期召開項(xiàng)目進(jìn)度會議，匯報項(xiàng)目進(jìn)展情況，討論解決項(xiàng)目中遇到的問題。會議記錄和項(xiàng)目進(jìn)度報告應(yīng)作為項(xiàng)目痕跡管理的重要組成部分。項(xiàng)目完成后，應(yīng)及時整理項(xiàng)目相關(guān)資料，包括項(xiàng)目成果報告、驗(yàn)收文件、客戶反饋等，形成項(xiàng)目檔案進(jìn)行存檔。項(xiàng)目檔案應(yīng)全面反映項(xiàng)目的實(shí)施過程和最終成果，為后續(xù)項(xiàng)目提供參考和借鑒。（四）溝通與協(xié)作記錄1.內(nèi)部溝通員工之間的溝通交流應(yīng)盡量采用書面形式，如郵件、即時通訊工具中的工作群聊記錄等。書面溝通記錄應(yīng)明確溝通主題、時間、參與人員及溝通內(nèi)容等信息，以便后續(xù)查閱和追溯。對于重要的溝通事項(xiàng)，如涉及工作決策、項(xiàng)目合作等，應(yīng)及時整理形成會議紀(jì)要或備忘錄，并發(fā)送給相關(guān)人員確認(rèn)。會議紀(jì)要和備忘錄應(yīng)作為重要的痕跡資料進(jìn)行存檔。2.外部溝通與客戶、合作伙伴等外部機(jī)構(gòu)的溝通交流應(yīng)妥善保存記錄，包括郵件、電話記錄、會議紀(jì)要、合同協(xié)議等。記錄內(nèi)容應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，能夠清晰反映溝通的目的、過程和結(jié)果。涉及合同簽訂的，應(yīng)嚴(yán)格按照合同管理流程進(jìn)行操作，對合同的起草、審核、簽訂、履行等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程記錄。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、往來函件、履行記錄等資料，確保合同管理的規(guī)范性和可追溯性。三、痕跡管理的方式與工具（一）紙質(zhì)記錄1.對于一些重要的文件、會議記錄、審批表格等，可采用紙質(zhì)記錄的方式。紙質(zhì)記錄應(yīng)使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式和紙張，確保記錄的規(guī)范性和一致性。2.紙質(zhì)記錄應(yīng)及時進(jìn)行整理和歸檔，按照類別和時間順序存放于專門的文件柜中，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和使用。（二）電子記錄1.利用公司內(nèi)部的辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）、項(xiàng)目管理軟件、文件管理系統(tǒng)等電子工具進(jìn)行痕跡記錄。員工應(yīng)熟練掌握相關(guān)系統(tǒng)的操作方法，按照規(guī)定及時錄入和更新工作信息。2.電子記錄應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和修改相關(guān)記錄，保障信息的安全性和保密性。（三）其他輔助工具1.可使用錄音筆、攝像機(jī)等設(shè)備對重要會議、培訓(xùn)、現(xiàn)場操作等進(jìn)行記錄，作為文字記錄的補(bǔ)充。使用后應(yīng)及時整理錄音、錄像資料，并將關(guān)鍵內(nèi)容轉(zhuǎn)化為文字記錄進(jìn)行存檔。2.在一些特定的工作場景中，如施工現(xiàn)場、實(shí)驗(yàn)操作等，可采用拍照、繪制圖表等方式進(jìn)行痕跡記錄，直觀反映工作現(xiàn)場情況和工作成果。照片和圖表應(yīng)注明拍攝時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行分類整理和存檔。四、痕跡管理的職責(zé)分工（一）員工職責(zé)1.按照本制度要求，及時、準(zhǔn)確地記錄本人工作過程中產(chǎn)生的各類痕跡信息，確保痕跡記錄的真實(shí)性和完整性。2.妥善保管個人工作中涉及的痕跡資料，不得隨意丟棄或損壞。如因工作需要借閱他人痕跡資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并按時歸還。3.積極配合公司的痕跡管理工作，接受相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改。（二）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門痕跡管理制度的貫徹執(zhí)行，組織部門員工學(xué)習(xí)和掌握痕跡管理的要求和方法。2.定期檢查本部門員工的痕跡記錄情況，對不符合要求的記錄及時督促整改，確保本部門痕跡管理工作的規(guī)范有序。3.對本部門重要工作的痕跡資料進(jìn)行審核把關(guān)，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性，并按照公司規(guī)定進(jìn)行存檔和保管。（三）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司痕跡管理制度，明確痕跡管理的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，并組織實(shí)施和培訓(xùn)。2.對公司各部門的痕跡管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期通報檢查結(jié)果，對存在的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.負(fù)責(zé)公司痕跡資料的統(tǒng)一存檔和保管工作，建立健全公司痕跡檔案管理體系，確保痕跡資料的安全和可查閱。（四）審計部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對公司痕跡管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查痕跡管理制度的執(zhí)行情況，評估痕跡管理工作的有效性。2.對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為和問題，及時提出審計意見和建議，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。對涉及重大違規(guī)事項(xiàng)的，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、痕跡資料的存檔與保管（一）存檔要求1.各類痕跡資料應(yīng)按照類別和時間順序進(jìn)行分類整理，確保資料的系統(tǒng)性和條理性。2.存檔資料應(yīng)包括原始記錄、審批文件、相關(guān)證明材料等，確保資料的完整性。對于電子資料，應(yīng)同時保存電子文檔和打印件，以備不時之需。3.對重要的痕跡資料應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子存儲介質(zhì)備份等多種形式，確保資料的安全性和可靠性。（二）保管期限1.一般痕跡資料的保管期限為[X]年，自工作完成或文件形成之日起計算。2.涉及公司財務(wù)、審計、法律等重要事項(xiàng)的痕跡資料，保管期限為[X]年或按照國家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定的期限執(zhí)行。3.對于具有長期參考價值或作為公司歷史檔案的痕跡資料，應(yīng)進(jìn)行永久保管。（三）保管方式1.紙質(zhì)痕跡資料應(yīng)存放在專門的文件柜中，文件柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能。同時，應(yīng)按照檔案管理要求，對文件柜進(jìn)行編號和標(biāo)識，便于查找和管理。2.電子痕跡資料應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)清理和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時，應(yīng)對電子資料進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。3.對于一些特殊的痕跡資料，如錄音、錄像資料等，應(yīng)根據(jù)其存儲介質(zhì)的特點(diǎn)，選擇合適的保管方式，確保資料的長期保存。六、痕跡資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱痕跡資料的，應(yīng)填寫《痕跡資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可到行政部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的痕跡資料，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，經(jīng)公司保密管理部門審批同意后，在指定地點(diǎn)查閱，并由行政部門人員進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司痕跡資料的，應(yīng)按照公司對外信息披露管理規(guī)定，辦理相關(guān)審批手續(xù)，并提供有效證明文件。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門安排專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自復(fù)制、拍照或傳播相關(guān)資料。（二）查閱流程1.查閱人填寫《痕跡資料查閱申請表》，提交給所在部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人對查閱申請進(jìn)行審核，簽署意見后報行政部門。3.行政部門根據(jù)查閱申請內(nèi)容，核實(shí)查閱人身份和查閱權(quán)限，安排查閱時間和地點(diǎn)，并通知相關(guān)資料保管人員做好準(zhǔn)備。4.查閱人在指定地點(diǎn)查閱痕跡資料，查閱過程中應(yīng)遵守相關(guān)規(guī)定，不得損壞或涂改資料。如需復(fù)制資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)在《痕跡資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)，資料保管人員對資料進(jìn)行核對無誤后，將資料歸還存檔。（三）使用限制1.痕跡資料僅供查閱人在申請查閱目的范圍內(nèi)使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他目的。2.未經(jīng)公司書面同意，查閱人不得將痕跡資料泄露給任何第三方，不得在互聯(lián)網(wǎng)等公開渠道發(fā)布相關(guān)資料。3.如需對痕跡資料進(jìn)行引用或摘錄，應(yīng)注明資料來源，并確保引用內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，不得歪曲或篡改資料原意。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對公司各部門的痕跡管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括痕跡記錄的及時性、準(zhǔn)確性、完整性，痕跡資料的存檔與保管情況，以及痕跡管理制度的執(zhí)行情況等。2.審計部門不定期對公司痕跡管理工作進(jìn)行審計監(jiān)督，重點(diǎn)檢查痕跡管理工作中存在的問題和風(fēng)險，提出改進(jìn)建議和措施。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，相關(guān)部門應(yīng)提交整改報告，行政部門對整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核機(jī)制1.將痕跡管理工作納入員工績效考核體系，對員工的痕跡記錄情況、資料保管情況、配合程度等進(jìn)行量