物資采購項目管理制度一、總則（一）目的為加強公司物資采購項目管理，規(guī)范采購流程，確保采購物資的質(zhì)量、價格合理，提高采購效率，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有物資采購項目，包括但不限于辦公用品、設備、原材料、零部件等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.效益原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，對所有供應商一視同仁，確保公平競爭，公正評標。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合公司要求。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)成立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。負責審議重大采購項目的采購策略、預算、供應商選擇等重要事項，做出最終決策。（二）采購執(zhí)行部門1.采購部：作為公司物資采購的主要執(zhí)行部門，負責具體采購項目的實施，包括采購計劃制定、供應商開發(fā)與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行等。2.其他部門：各部門根據(jù)自身需求，配合采購部進行采購相關工作，如提供采購需求信息、參與供應商評估等。（三）職責分工1.采購決策委員會職責審議采購戰(zhàn)略和政策，確保與公司整體戰(zhàn)略一致。審批年度采購預算和重大采購項目預算。審核供應商選擇標準和采購合同條款。對重大采購項目進行決策，協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。2.采購部職責制定采購計劃，根據(jù)各部門需求和庫存情況，合理安排采購時間和數(shù)量。開發(fā)、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。組織采購談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保合同按時履行。負責采購物資的驗收、付款申請等工作，處理采購過程中的異常情況。定期分析采購數(shù)據(jù)，總結(jié)采購經(jīng)驗，提出改進采購工作的建議。3.其他部門職責及時向采購部提交準確、詳細的采購需求，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。參與供應商評估，提供相關意見和建議。協(xié)助采購部進行采購物資的驗收工作，對驗收結(jié)果負責。三、采購流程（一）需求提出1.各部門根據(jù)工作需要，填寫《物資采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預計到貨時間等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.對于緊急采購需求，應在申請表中注明“緊急”字樣，并說明緊急原因，經(jīng)部門負責人和分管領導審批后，優(yōu)先安排采購。（二）需求審核1.采購部收到《物資采購申請表》后，對采購需求的合理性、必要性進行初步審核。2.對于涉及金額較大、技術復雜或特殊要求的采購項目，采購部組織相關部門進行聯(lián)合評審，評估采購需求的可行性和預算的合理性。（三）采購計劃制定1.根據(jù)審核通過的采購需求，采購部結(jié)合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、預計到貨時間、采購方式等內(nèi)容。2.采購計劃經(jīng)采購部負責人審核后，報分管領導審批。對于重大采購項目的采購計劃，還需提交采購決策委員會審議。（四）供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)采購部通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，篩選標準包括供應商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務等方面。對于符合基本要求的供應商，采購部安排人員進行實地考察，了解其實際情況，并填寫《供應商考察報告》。2.供應商評估與選擇采購部根據(jù)供應商考察報告和相關資料，對供應商進行綜合評估，建立供應商評估檔案。在選擇供應商時，優(yōu)先選擇評估得分較高、信譽良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理的供應商。對于重大采購項目，一般應選擇至少三家以上的供應商參與投標或報價。采購部組織相關部門對供應商的報價進行評審，根據(jù)評審結(jié)果確定中標供應商或入圍供應商，并簽訂采購框架協(xié)議或采購合同。3.供應商管理采購部定期對供應商進行評價和考核，考核內(nèi)容包括交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務、價格水平等方面。根據(jù)供應商考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、整改或淘汰。采購部與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)，確保采購物資的供應穩(wěn)定。（五）采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購物資的特點、金額大小、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式，包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。對于符合招標條件的采購項目，應按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定進行招標采購，確保招標過程的公開、公平、公正。2.采購談判與合同簽訂采購部與選定的供應商進行采購談判，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款。談判達成一致后，采購部起草采購合同，經(jīng)法律部門審核后，與供應商簽訂正式采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同的合法性和有效性。3.采購訂單下達采購合同簽訂后，采購部根據(jù)合同條款下達采購訂單，明確采購物資的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求。采購訂單經(jīng)采購部負責人審核后，發(fā)送給供應商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。（六）物資驗收1.采購物資到貨前，采購部通知相關部門做好驗收準備工作。2.物資到貨后，由采購部組織相關部門按照采購合同和驗收標準進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。3.對于驗收合格的物資，驗收人員在《物資驗收單》上簽字確認；對于驗收不合格的物資，采購部應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，并做好記錄。（七）付款管理1.采購物資驗收合格后，采購部根據(jù)采購合同和驗收單，填寫《付款申請表》，注明采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式、付款時間等信息，并附上相關憑證。2.《付款申請表》經(jīng)采購部負責人、財務部門審核后，報分管領導審批。對于金額較大的付款申請，還需提交采購決策委員會審議。3.財務部門根據(jù)審批通過的《付款申請表》，按照公司財務制度和采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：包括市場價格波動、供應商壟斷、原材料供應短缺等風險。2.質(zhì)量風險：采購物資不符合質(zhì)量要求，影響公司生產(chǎn)經(jīng)營活動。3.合同風險：采購合同條款不合理、合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)糾紛等風險。4.供應商風險：供應商破產(chǎn)、倒閉、違約等風險。（二）風險評估1.采購部定期對采購風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，對風險進行分類排序，確定重點關注的風險領域。（三）風險應對措施1.市場風險應對建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時間和數(shù)量，降低價格波動風險。與多家供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商，降低供應商壟斷風險。加強與供應商的溝通協(xié)調(diào)，提前了解原材料供應情況，制定應急預案，應對原材料供應短缺風險。2.質(zhì)量風險應對嚴格審核供應商資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量，加強對采購物資的檢驗檢測，確保采購物資符合質(zhì)量要求。在采購合同中明確質(zhì)量標準和違約責任，對驗收不合格的物資及時處理，降低質(zhì)量風險。3.合同風險應對加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同合法有效。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中的問題，避免合同糾紛。4.供應商風險應對對供應商進行定期評估和考核，及時發(fā)現(xiàn)供應商存在的問題，采取相應措施進行整改或淘汰。與供應商簽訂風險分擔協(xié)議，明確雙方在供應商破產(chǎn)、倒閉、違約等情況下的責任和義務，降低供應商風險。五、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購項目進行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.采購部應定期向公司管理層匯報采購工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）外部監(jiān)督1.接受政府相關