測繪公司資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司資料管理，確保公司資料的完整性、準確性、保密性和可追溯性，提高工作效率，保障公司業(yè)務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在資料的形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、使用、傳遞、銷毀等過程中的管理活動。（三）職責分工1.綜合管理部負責制定、修訂和完善公司資料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負責公司各類資料的集中統(tǒng)一管理，包括檔案資料、文件資料、電子資料等。指導、監(jiān)督各部門的資料管理工作，定期組織資料管理工作的檢查和考核。負責公司資料的借閱、查閱、歸還等手續(xù)的辦理，確保資料的安全和規(guī)范使用。負責公司資料的銷毀審核和監(jiān)督工作。2.各部門負責本部門資料的收集、整理、歸檔和保管工作，確保資料的完整性和準確性。按照公司資料管理制度的要求，定期向綜合管理部移交應歸檔的資料。負責本部門資料的查閱、使用登記和保管工作，嚴格遵守資料保密規(guī)定。配合綜合管理部做好公司資料管理的其他相關(guān)工作。（四）資料分類1.行政文件類：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示、批復等。2.人事檔案類：包括員工個人檔案、勞動合同、培訓記錄、績效考核資料、薪酬福利資料等。3.財務資料類：包括財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料、預算決算資料等。4.業(yè)務資料類：包括測繪項目合同、技術(shù)設計書、測繪成果報告、測量數(shù)據(jù)、圖紙、文檔等。5.設備資料類：包括設備采購合同、設備清單、設備說明書、設備維護記錄、設備維修檔案等。6.其他資料類：包括公司榮譽證書、資質(zhì)證書、會議紀要、活動記錄、對外宣傳資料等。二、資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責資料的收集工作，確保資料的及時、完整收集。2.資料收集應遵循真實性、準確性、完整性的原則，不得遺漏重要信息。3.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，應及時簽收、登記，并按照要求進行處理。（二）整理要求1.收集到的資料應按照分類標準進行初步分類，確保資料的條理清晰。2.對資料進行編號、編目，建立資料索引，便于查找和管理。3.資料應保持整潔、完好，對于破損、褪色的資料應及時進行修復或復制。4.電子資料應按照規(guī)定的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的文件夾中，確保電子資料的存儲安全和便于檢索。三、資料的歸檔（一）歸檔范圍1.公司在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等，均應歸檔。2.按照國家法律法規(guī)和行業(yè)標準要求必須歸檔的資料。（二）歸檔時間1.各部門應在每年年底前將本年度應歸檔的資料整理完畢，并移交綜合管理部歸檔。2.對于測繪項目資料，應在項目結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成歸檔工作。（三）歸檔流程1.各部門資料管理人員將整理好的資料編制《資料歸檔清單》，一式兩份，一份隨資料移交綜合管理部，一份留存本部門備查。2.綜合管理部檔案管理人員對移交的資料進行核對、清點，確認無誤后在《資料歸檔清單》上簽字，并辦理交接手續(xù)。3.綜合管理部檔案管理人員按照檔案管理的要求對歸檔資料進行分類、編號、裝訂、上架等整理工作，建立檔案目錄和索引。四、資料的保管（一）保管方式1.綜合管理部設立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保資料的安全保管。2.對于電子資料，應采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進行備份，并分別存儲在不同的地點，同時建立電子資料的存儲目錄和索引，便于查詢和管理。（二）保管期限1.公司資料的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司實際情況確定，分為永久、長期和短期三種。永久保管的資料：包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、資質(zhì)證書等重要文件。長期保管的資料：保管期限為[X]年，包括公司年度工作計劃、總結(jié)、財務報表、審計報告、測繪項目成果報告等。短期保管的資料：保管期限為[X]年，包括一般性的文件、通知、報告、記錄等。2.資料保管期限屆滿后，由綜合管理部提出銷毀意見，報公司領(lǐng)導審批后進行銷毀。（三）保管要求1.檔案室應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應符合檔案保管要求。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.嚴格遵守檔案保密制度，未經(jīng)批準，任何人不得擅自進入檔案室，不得查閱、復制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。4.對于重要資料，應采取加密存儲、專人保管等措施，確保資料的安全保密。五、資料的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱資料的，應填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.公司外部人員因工作需要查閱公司資料的，應持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《資料查閱申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導簽字同意后，由綜合管理部安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.涉及公司機密資料的查閱，應按照公司保密制度的規(guī)定，履行嚴格的審批手續(xù)。（二）查閱流程1.查閱人填寫《資料查閱申請表》，提交所在部門負責人審核簽字。2.將《資料查閱申請表》提交綜合管理部檔案管理人員。3.檔案管理人員根據(jù)查閱權(quán)限進行審批，同意查閱的，在《資料查閱申請表》上簽字，并安排查閱地點和時間。4.查閱人在檔案管理人員的陪同下進行查閱，查閱過程中應遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。5.查閱完畢后，查閱人應在《資料查閱登記表》上簽字確認，檔案管理人員將資料歸還至原保管位置。（三）使用要求1.查閱人如需復印、復制資料，應事先征得檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.復印、復制的資料應注明用途，不得用于與工作無關(guān)的目的。3.查閱人不得擅自將查閱的資料帶出檔案室，如有特殊需要，應經(jīng)綜合管理部負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。六、資料的傳遞與交接（一）傳遞要求1.公司內(nèi)部資料傳遞應采用專人送達、郵寄、電子郵件等方式，確保資料傳遞的安全、及時、準確。2.傳遞重要資料時，應采用掛號信、特快專遞等方式，并要求收件人簽收確認。3.對于電子資料的傳遞，應采用加密傳輸?shù)姆绞?，確保資料的保密性。（二）交接手續(xù)1.資料傳遞過程中，交接雙方應認真核對資料的名稱、數(shù)量、內(nèi)容等，確認無誤后辦理交接手續(xù)。2.交接手續(xù)應采用書面形式，填寫《資料交接清單》，一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份，以備查考。3.對于重要資料的交接，應安排專人負責監(jiān)督，確保交接過程的規(guī)范、安全。七、資料的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的資料。2.因工作失誤、重復制作等原因形成的多余資料。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等不宜留存的資料。（二）銷毀流程1.綜合管理部檔案管理人員定期對保管期限屆滿的資料進行清理，提出銷毀意見，填寫《資料銷毀申請表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.《資料銷毀申請表》經(jīng)綜合管理部負責人審核簽字后，報公司領(lǐng)導審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導批準后，由綜合管理部安排專人負責銷毀工作，并填寫《資料銷毀記錄》，注明銷毀時間、地點、方式、參與人員等。4.資料銷毀應采用焚燒、粉碎等方式，確保資料無法恢復。5.銷毀過程中應安排專人監(jiān)督，防止資料丟失或泄露。八、資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部定期對各部門的資料管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、使用、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、資料抽查、問卷調(diào)查等方式進行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.公司將資料管理工作納入部門和員工的績效考核體系，對資料管理工作成績突