法院檔案綜合管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)法院檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高法院工作效率和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合法院工作實(shí)際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：法院檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映法院工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，手續(xù)完備。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管和查閱利用，提高工作效率。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置本院設(shè)立檔案管理科，作為法院檔案管理的專門(mén)機(jī)構(gòu)，隸屬辦公室領(lǐng)導(dǎo)。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管本院各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。5.做好檔案的安全防護(hù)工作，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等措施，確保檔案安全。6.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。7.對(duì)本院各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。8.積極開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為法院審判、執(zhí)行、行政管理等工作提供服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.各類(lèi)訴訟檔案，包括刑事、民事、行政案件的卷宗材料，如起訴書(shū)、答辯狀、證據(jù)材料、庭審筆錄、裁判文書(shū)等。2.文書(shū)檔案，包括上級(jí)文件、本院文件、會(huì)議文件、請(qǐng)示報(bào)告、通知、函件等。3.人事檔案，包括干部職工的履歷表、任免文件、考核材料、工資檔案等。4.財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.基建檔案，包括工程項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工資料、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.設(shè)備檔案，包括各類(lèi)辦公設(shè)備、審判設(shè)備的購(gòu)置合同、使用說(shuō)明書(shū)、維修記錄等。7.聲像檔案，包括照片、錄音、錄像等資料，如重大活動(dòng)照片、庭審錄像等。8.電子檔案，包括以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類(lèi)文件、資料、信息等。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案管理部門(mén)規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案移交檔案管理部門(mén)。2.移交的檔案應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備，符合檔案整理規(guī)范要求。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定格式和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行移交。（三）檔案整理1.檔案管理部門(mén)按照檔案分類(lèi)方案對(duì)接收的檔案進(jìn)行整理。檔案分類(lèi)一般采用年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)法。2.文書(shū)檔案按照年度、保管期限、問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)，同一問(wèn)題的文件集中排列，按照文件形成的先后順序編號(hào)裝訂。3.訴訟檔案按照案件類(lèi)別、年度、案號(hào)順序進(jìn)行排列，每卷檔案應(yīng)編制頁(yè)碼，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表。4.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立檔案目錄，實(shí)行一人一檔。5.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)年度、保管期限進(jìn)行分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。6.基建檔案按照工程項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，按項(xiàng)目建設(shè)程序排列，包括項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。7.設(shè)備檔案按照設(shè)備類(lèi)別、型號(hào)進(jìn)行分類(lèi)整理，建立設(shè)備檔案目錄，將設(shè)備購(gòu)置合同、使用說(shuō)明書(shū)、維修記錄等資料歸檔。8.聲像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、拍攝人等信息，按照年度、類(lèi)別進(jìn)行整理歸檔。9.電子檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，便于檢索利用。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防光、防塵的房間，面積應(yīng)滿足檔案存放的需要。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥、窗簾等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)方案有序存放在檔案密集架或檔案柜中，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。2.不同類(lèi)別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，避免混淆。3.聲像檔案、電子檔案等特殊載體檔案應(yīng)單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括具有重要?dú)v史價(jià)值、法律價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如本院制定的重要規(guī)范性文件、重大案件的卷宗等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為30年，主要包括一般訴訟案件卷宗、重要業(yè)務(wù)文件等。4.短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括一般性文件、臨時(shí)性業(yè)務(wù)材料等。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全完整。2.對(duì)檔案的借閱、查閱情況進(jìn)行登記，跟蹤檔案的流向，防止檔案丟失或損壞。3.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房整潔，定期對(duì)檔案進(jìn)行除塵、消毒等維護(hù)。4.按照規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、保管狀況等，確保賬實(shí)相符。5.對(duì)檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的突發(fā)事件，如火災(zāi)、水災(zāi)等，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)采取措施，減少損失。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本院工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本院檔案，須按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.當(dāng)事人及其代理人因訴訟需要查閱、復(fù)制相關(guān)案件檔案，按照訴訟檔案查閱規(guī)定辦理。（二）利用方式1.查閱：本院工作人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理部門(mén)查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，查閱人員應(yīng)在查閱登記薄上填寫(xiě)查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱：本院工作人員因工作需要借閱檔案，須填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，到期應(yīng)及時(shí)歸還。3.復(fù)制：因工作需要復(fù)制檔案的，須填寫(xiě)復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋檔案管理專用章。（三）利用手續(xù)1.本院工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)出示工作證件，填寫(xiě)查閱、借閱登記表。2.外單位查閱本院檔案，須持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制，須另行辦理審批手續(xù)。3.當(dāng)事人及其代理人查閱、復(fù)制案件檔案，應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》《中華人民共和國(guó)刑事訴訟法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理手續(xù)。查閱時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案利用情況的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時(shí)制止并報(bào)告。2.對(duì)檔案利用過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案丟失、損壞、泄密等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷鑒定，確定檔案是否已失去保存價(jià)值。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定，確保檔案信息安全。3.對(duì)已過(guò)保管期限但仍具有一定查考利用價(jià)值的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案鑒定審批表。2.檔案鑒定工作小組對(duì)檔案管理部門(mén)提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，形成鑒定報(bào)告。3.鑒定報(bào)告報(bào)本院分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。（四）銷(xiāo)毀1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在檔案鑒定工作小組的監(jiān)督下進(jìn)行。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷(xiāo)毀檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等信息，由檔案鑒定工作小組成員簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子圖像，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合本院檔案管理的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、掃描設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等信息化設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.檔案管理人員應(yīng)具備一定的計(jì)算機(jī)操作技能和檔案管理知識(shí)，能夠熟練使用檔案信息系統(tǒng)。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)、數(shù)據(jù)備份等工作，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。八、檔案工作人員職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本院檔案管理制度，做好檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管等日常工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率。4.為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，做好檔案查閱、借閱、復(fù)制等工作。5.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)報(bào)告。6.參與檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序做好檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作。7.負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作任務(wù)。（二）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理工作，按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將