汽配公司采購管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司汽配采購管理工作，確保采購活動的合法性、合理性、高效性，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營所需汽配物資的及時供應(yīng)，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有汽配采購活動，包括但不限于生產(chǎn)用零部件采購、維修保養(yǎng)配件采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.效益原則：在確保質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公開公平公正原則：采購過程應(yīng)透明，避免不正當(dāng)競爭，確保所有供應(yīng)商有平等參與機(jī)會。4.質(zhì)量第一原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商及其提供的產(chǎn)品。二、采購部門及職責(zé)（一）采購部門設(shè)置公司設(shè)立專門的采購部門，配備專業(yè)的采購人員。采購部門可根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行內(nèi)部細(xì)分，如按汽配類別劃分采購小組。（二）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行公司汽配采購計劃，根據(jù)生產(chǎn)、銷售、庫存等情況合理安排采購任務(wù)。2.收集、整理、分析供應(yīng)商信息，建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，評估供應(yīng)商資質(zhì)和信譽(yù)，選擇合格供應(yīng)商。3.組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.協(xié)調(diào)采購過程中的各項事宜，跟進(jìn)采購訂單執(zhí)行情況，及時處理采購中的問題和異常情況。5.負(fù)責(zé)采購成本的控制與分析，尋求降低采購成本的有效途徑，定期匯報采購成本變動情況。6.配合公司內(nèi)部其他部門開展工作，提供所需的汽配采購支持與服務(wù)。7.建立采購文件檔案，妥善保管采購合同、訂單、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料，以備查閱和審計。三、采購流程（一）需求申請1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃提前向采購部門提交下月（周）的汽配采購申請，詳細(xì)列出所需配件的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等信息。2.維修部門根據(jù)設(shè)備維修和保養(yǎng)需求，隨時向采購部門提交配件采購申請，附上故障說明及維修計劃。3.其他部門如有特殊的汽配采購需求，也應(yīng)填寫采購申請單，注明用途和緊急程度。（二）需求審核1.采購部門收到采購申請后，首先對申請內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。2.對于涉及金額較大或特殊規(guī)格的采購申請，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門（如生產(chǎn)、技術(shù)、財務(wù)等）進(jìn)行會審，評估采購的必要性和合理性。3.審核通過的采購申請進(jìn)入采購計劃制定環(huán)節(jié)，審核不通過的申請應(yīng)及時反饋給申請部門并說明原因。（三）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)審核通過的采購申請，結(jié)合公司庫存情況、供應(yīng)商供貨周期等因素，制定詳細(xì)的采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購配件的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間、預(yù)計到貨時間、采購預(yù)算等內(nèi)容。3.將采購計劃提交給部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后下達(dá)采購任務(wù)。（四）供應(yīng)商選擇與評估1.根據(jù)采購配件的性質(zhì)和要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在供應(yīng)商，或通過市場調(diào)研、行業(yè)推薦等方式尋找新的供應(yīng)商。2.向潛在供應(yīng)商發(fā)送詢價函，要求其提供產(chǎn)品報價、交貨期、質(zhì)量保證等信息。3.對供應(yīng)商的報價進(jìn)行比較和分析，同時考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、售后服務(wù)等方面情況。4.實(shí)地考察部分重要供應(yīng)商，了解其實(shí)際運(yùn)營狀況，評估其與公司合作的可行性。5.綜合考慮供應(yīng)商的各項因素，建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，對供應(yīng)商進(jìn)行打分評估，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合作對象。6.與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、價格、交貨期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（五）采購訂單下達(dá)1.根據(jù)采購計劃和選定的供應(yīng)商，由采購人員制作采購訂單。2.采購訂單應(yīng)包含訂單編號、采購配件信息、供應(yīng)商信息、交貨時間、交貨地點(diǎn)、價格條款、付款方式等詳細(xì)內(nèi)容。3.將采購訂單發(fā)送給供應(yīng)商確認(rèn)，并要求供應(yīng)商簽字回傳。（六）采購訂單跟蹤與催貨1.采購人員定期跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、備貨情況等。2.對于預(yù)計不能按時交貨的供應(yīng)商，及時與其溝通，了解原因并要求其給出解決方案，必要時進(jìn)行催貨。3.如遇不可抗力等因素導(dǎo)致交貨延遲，采購人員應(yīng)及時評估對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門采取應(yīng)對措施。（七）到貨驗收1.采購的汽配物資到貨前，采購人員應(yīng)通知倉庫和質(zhì)量檢驗部門做好驗收準(zhǔn)備。2.物資到貨時，倉庫保管人員根據(jù)送貨單核對物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等是否與采購訂單一致，并檢查外觀質(zhì)量。3.質(zhì)量檢驗部門按照公司制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對到貨配件進(jìn)行抽檢或全檢，出具檢驗報告。4.如驗收合格，倉庫保管人員辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單；如驗收不合格，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，協(xié)商退貨、換貨或補(bǔ)貨等事宜，并跟蹤處理結(jié)果。（八）付款結(jié)算1.采購人員根據(jù)采購合同和驗收情況，整理相關(guān)發(fā)票、送貨單、入庫單等結(jié)算憑證。2.將結(jié)算憑證提交給財務(wù)部門，財務(wù)部門審核無誤后按照合同約定的付款方式進(jìn)行付款。3.對于有預(yù)付款項的采購業(yè)務(wù)，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照審批流程辦理預(yù)付款手續(xù)，并跟蹤預(yù)付款項的使用和沖銷情況。4.定期與供應(yīng)商進(jìn)行往來賬款核對，確保賬目清晰，避免出現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險。四、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門每年年底根據(jù)公司下一年度的生產(chǎn)經(jīng)營計劃和發(fā)展戰(zhàn)略，結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)，編制下一年度的采購預(yù)算草案。2.采購預(yù)算草案應(yīng)包括各類汽配物資的采購數(shù)量、采購金額、費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容，同時對預(yù)算編制的依據(jù)和假設(shè)進(jìn)行詳細(xì)說明。3.將采購預(yù)算草案提交給財務(wù)部門進(jìn)行審核，財務(wù)部門根據(jù)公司整體預(yù)算安排和財務(wù)狀況，對采購預(yù)算進(jìn)行調(diào)整和完善。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得隨意突破預(yù)算。2.在采購過程中，如因市場變化等原因需要調(diào)整采購預(yù)算，采購部門應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響。3.預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核，公司管理層審批通過后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。（三）預(yù)算分析與考核1.每月末，采購部門應(yīng)對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析，對比實(shí)際采購金額與預(yù)算金額的差異，分析差異產(chǎn)生的原因。2.定期向公司管理層匯報采購預(yù)算執(zhí)行情況分析報告，為公司決策提供參考依據(jù)。3.將采購預(yù)算執(zhí)行情況納入采購人員的績效考核體系，對預(yù)算執(zhí)行較好的采購人員給予獎勵，對未完成預(yù)算控制目標(biāo)的進(jìn)行相應(yīng)處罰。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應(yīng)由采購部門負(fù)責(zé)起草，合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)要求和公司利益，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：合同編號、簽訂日期、雙方當(dāng)事人信息、采購配件詳細(xì)清單、價格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等。3.采購合同起草完成后，提交給部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后再送法務(wù)部門進(jìn)行法律審核，確保合同的合法性和有效性。4.合同經(jīng)雙方當(dāng)事人簽字（蓋章）后生效，采購人員應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門（如倉庫、財務(wù)、質(zhì)量檢驗等），以備查閱和執(zhí)行。（二）合同執(zhí)行1.采購人員和供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)，確保合同順利執(zhí)行。2.在合同執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)變更合同條款的情況，應(yīng)按照合同約定的程序進(jìn)行協(xié)商和簽訂補(bǔ)充協(xié)議，并及時通知相關(guān)部門。（三）合同變更與解除1.如因市場變化、供應(yīng)商原因等需要變更采購合同條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.如因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行，采購部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商，并根據(jù)合同約定辦理合同解除手續(xù)。3.合同變更或解除后，采購部門應(yīng)及時將相關(guān)情況通知倉庫、財務(wù)等部門，確保工作銜接順暢。（四）合同歸檔與保管1.采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)及時將合同正本及相關(guān)附件整理歸檔，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、補(bǔ)充協(xié)議、往來函件等資料，以便查閱和追溯。3.定期對合同檔案進(jìn)行清理和檢查，確保檔案的完整性和安全性。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.根據(jù)公司采購需求和市場調(diào)研情況，確定潛在供應(yīng)商開發(fā)目標(biāo)。2.通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、同行推薦、供應(yīng)商自薦等方式收集潛在供應(yīng)商信息。3.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選和評估，了解其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面情況，確定重點(diǎn)考察對象。4.組織相關(guān)人員對重點(diǎn)考察對象進(jìn)行實(shí)地考察，參觀供應(yīng)商的生產(chǎn)車間、質(zhì)量檢測實(shí)驗室、倉庫等場所，與供應(yīng)商管理層及相關(guān)人員進(jìn)行交流，全面評估其是否具備成為公司供應(yīng)商的條件。（二）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.經(jīng)過考察評估合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)填寫供應(yīng)商準(zhǔn)入申請表，附上供應(yīng)商基本信息、考察報告等資料，提交給部門負(fù)責(zé)人、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。2.各審核部門根據(jù)職責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核供應(yīng)商的資質(zhì)文件、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系、財務(wù)狀況、信譽(yù)等方面情況。3.審核通過的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并簽訂合作協(xié)議，正式成為公司供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商評估與考核1.建立供應(yīng)商定期評估機(jī)制，每季度或每半年對供應(yīng)商進(jìn)行一次全面評估。2.評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面情況，采購人員、倉庫保管人員、質(zhì)量檢驗人員等相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作情況提供評估意見。3.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行打分排名，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰和獎勵，如增加訂單量、延長合作期限等；對于表現(xiàn)較差的供應(yīng)商提出整改要求，如在規(guī)定期限內(nèi)未達(dá)到整改目標(biāo)，可考慮暫停或終止合作。4.建立供應(yīng)商考核檔案，記錄供應(yīng)商每次評估的結(jié)果和整改情況，為供應(yīng)商管理提供依據(jù)。（四）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購人員應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品研發(fā)動態(tài)等信息，及時反饋公司需求和意見，加強(qiáng)雙方合作的緊密性。2.組織供應(yīng)商參加公司的采購招標(biāo)、培訓(xùn)等活動，促進(jìn)供應(yīng)商不斷提高自身素質(zhì)和服務(wù)水平。3.對于供應(yīng)商提出的合理訴求，采購部門應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，維護(hù)良好的合作關(guān)系。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括但不限于市場風(fēng)險（如價格波動、供應(yīng)短缺）、質(zhì)量風(fēng)險（如產(chǎn)品質(zhì)量不合格）、供應(yīng)商風(fēng)險（如供應(yīng)商破產(chǎn)、違約）、法律風(fēng)險（如合同糾紛、法律法規(guī)變化）等。2.對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對市場風(fēng)險，建立市場價格預(yù)警機(jī)制，關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整采購策略；與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，鎖定價格，或采用套期保值等金融工具規(guī)避價格波動風(fēng)險。2.對于質(zhì)量風(fēng)險，加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管控，嚴(yán)格執(zhí)行到貨驗收制度；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量擔(dān)保和售后服務(wù)承諾，對不合格產(chǎn)品及時進(jìn)行處理。3.為防范供應(yīng)商風(fēng)險，選擇多家合格供應(yīng)商進(jìn)行合作，避免過度依賴單一供應(yīng)商；定期評估供應(yīng)商信譽(yù)和經(jīng)營狀況，提前采取應(yīng)對措施。4.在法律風(fēng)險方面，加強(qiáng)合同管理，確保合同合法有效；及時關(guān)注法律法規(guī)變化，調(diào)整采購業(yè)務(wù)操作流程，咨詢法務(wù)部門意見，避免法律糾紛。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購風(fēng)險監(jiān)控體系，定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估，確保風(fēng)險得到有效控制。2.設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，如采購成本偏差率、到貨延遲率、產(chǎn)品不合格率等，當(dāng)指標(biāo)超出預(yù)警范圍時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒采購部門采取相應(yīng)措施。3.定期召開采購風(fēng)險分析會議，對采購過程中出現(xiàn)的風(fēng)險及應(yīng)對情況進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷完善風(fēng)險管理制度和應(yīng)對措施。八、信息管理（一）采購信息收集1.采購人員應(yīng)廣泛收集各類采購信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、新產(chǎn)品信息、行業(yè)動態(tài)信息等。2.建立信息收集渠道，如網(wǎng)絡(luò)平臺、行業(yè)雜志、供應(yīng)商網(wǎng)站、專業(yè)展會、同行交流等，定期收集相關(guān)信息并進(jìn)行整理分析。（二）采購信息分析與利用1.對收集到的采購信息進(jìn)行分析，提取有價值的信息，如價格走勢、質(zhì)量對比、供應(yīng)商優(yōu)勢劣勢等，為采購決策提供參考依據(jù)。2.將采購信息分析結(jié)果應(yīng)用于采購計劃制定、供應(yīng)商選擇、采購價格談判等工作中，提高采購工作的科學(xué)性和合理性。（三）采購信息共享與溝通1.建立采購信息共享平臺，采購部門與生產(chǎn)部門、倉庫、財務(wù)等相關(guān)部門之間實(shí)現(xiàn)信息實(shí)時共享，確保各部門及時了解采購動態(tài)和需求情況。2.采購人員定期向部門內(nèi)部人員匯報采購信息分析結(jié)果，組織內(nèi)部溝通會議，討論采購工作中遇到的問題及解決方案。九、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本控制情況等。2.采購部門應(yīng)接受公司內(nèi)部其他部門的監(jiān)督，及時處理相關(guān)部門提出的意見和建議。