檔案工程資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工程資料的管理，確保檔案工程資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與檔案工程資料相關(guān)的部門、項(xiàng)目及人員。（三）定義1.檔案工程資料：指在公司工程建設(shè)、項(xiàng)目實(shí)施等過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的檔案工程資料按照規(guī)定的程序和要求移交至檔案管理部門集中保存。3.保管期限：根據(jù)檔案工程資料的重要性和歷史價(jià)值確定的保存年限，分為永久、長(zhǎng)期、短期。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案工程資料管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司的檔案工程資料，進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。3.建立檔案工程資料的存儲(chǔ)體系，確保檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。4.開展檔案工程資料的檢索、查詢、借閱等服務(wù)工作，為公司各項(xiàng)工作提供支持。5.定期對(duì)檔案工程資料進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。6.組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)和技能。（二）項(xiàng)目部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門項(xiàng)目檔案工程資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.在項(xiàng)目實(shí)施過程中，明確專人負(fù)責(zé)檔案工程資料的管理，按照檔案管理要求及時(shí)整理資料，防止資料散失。3.配合檔案管理部門做好檔案工程資料的移交、借閱等工作，積極提供所需資料和相關(guān)信息。4.對(duì)已歸檔的項(xiàng)目檔案工程資料進(jìn)行定期自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（三）各崗位人員職責(zé)1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：對(duì)本項(xiàng)目檔案工程資料的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)總責(zé)，督促項(xiàng)目人員及時(shí)整理和移交資料。2.資料收集整理人員：負(fù)責(zé)具體項(xiàng)目檔案工程資料的收集、整理工作，確保資料符合歸檔要求。3.借閱使用人員：按照規(guī)定辦理檔案工程資料的借閱手續(xù)，妥善保管所借資料，按時(shí)歸還，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或泄露檔案內(nèi)容。三、檔案工程資料的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目前期文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.設(shè)計(jì)文件，如初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等圖紙及說明書。3.施工過程中的各類文件，如施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、工程變更通知、施工日志、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。4.監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書等。6.與項(xiàng)目有關(guān)的其他文件，如會(huì)議紀(jì)要、來往信函、照片、錄像等。（二）收集要求1.明確收集責(zé)任人，確保檔案工程資料及時(shí)、全面收集。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子檔案的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的對(duì)應(yīng)和關(guān)聯(lián)。（四）整理方法1.分類：按照項(xiàng)目階段、文件類型等進(jìn)行分類，如分為前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件等大類，大類下再細(xì)分小類。2.編號(hào)：為每份檔案工程資料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)分類信息和順序號(hào)，便于檢索和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括文件題名、編號(hào)、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找和了解檔案基本信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行整齊裝訂，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。電子檔案應(yīng)按照規(guī)范格式存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。四、檔案工程資料的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目檔案工程資料應(yīng)在項(xiàng)目竣工后[X]個(gè)月內(nèi)完成歸檔。2.對(duì)于分階段進(jìn)行的項(xiàng)目，每階段結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)將該階段的檔案工程資料進(jìn)行歸檔。（二）歸檔流程1.項(xiàng)目部門整理好檔案工程資料后，填寫《檔案工程資料歸檔清單》，詳細(xì)列出資料的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息。2.將整理好的檔案工程資料及《檔案工程資料歸檔清單》一并移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)移交的資料進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知項(xiàng)目部門整改。4.驗(yàn)收合格后，檔案管理部門在《檔案工程資料歸檔清單》上簽字確認(rèn)，并將資料納入檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。五、檔案工程資料的保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.庫房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。3.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管方式1.按照檔案的保管期限、類別、項(xiàng)目等進(jìn)行分類存放，建立清晰的檔案存放索引。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用豎放方式，避免檔案折疊、卷曲。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案工程資料，列為永久保管。如公司重大項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案工程資料，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為[X]年。如一般性項(xiàng)目的施工文件、監(jiān)理文件等。3.短期保管：對(duì)公司短期需要查考利用的檔案工程資料，列為短期保管，保管期限為[X]年。如項(xiàng)目階段性文件、臨時(shí)性通知等。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案工程資料進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，每季度進(jìn)行一次局部清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，清查結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄在《檔案清查登記表》中。3.對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，如對(duì)破損檔案進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充缺失檔案等。六、檔案工程資料的利用（一）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案工程資料，應(yīng)填寫《檔案工程資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等內(nèi)容。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，辦理借閱手續(xù)，登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)、借閱人、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。4.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管所借檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案工程資料，可直接到檔案管理部門進(jìn)行查閱。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，不得將檔案帶出庫房。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定支付復(fù)印費(fèi)用。（三）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借檔案工程資料。2.歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.借閱人員歸還檔案后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案工程資料借閱登記表》上注明歸還日期，并注銷借閱記錄。七、檔案工程資料的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案工程資料鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目部門代表、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案工程資料的鑒定工作。（二）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性。2.檔案的保管期限是否合理。3.檔案對(duì)公司當(dāng)前及未來工作的利用價(jià)值。（三）鑒定程序1.鑒定小組定期對(duì)到期的檔案工程資料進(jìn)行鑒定，逐份審查檔案內(nèi)容。2.根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見，填寫《檔案工程資料鑒定意見書》。3.對(duì)擬銷毀的檔案工程資料，應(yīng)進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日，公示無異議后進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀程序1.填寫《檔案工程資料銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、編號(hào)等信息。2.經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人等，記錄應(yīng)保存?zhèn)洳?。八、檔案工程資料的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案工程資料信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和共享，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案工程資料的數(shù)字化錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新檔案的相關(guān)信息，保證數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案一致。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并異地存放。3.安裝防病毒軟件，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各項(xiàng)目部門的檔案工程資料管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括資料收集、整理、歸檔、保管等環(huán)節(jié)。2.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)《檔案工程資料管理整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核機(jī)制1.將檔案工程資料管理工作納入公司