檔案掃描復(fù)印管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案掃描與復(fù)印工作流程，確保檔案信息的安全、準(zhǔn)確、完整，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案掃描與復(fù)印過(guò)程中的操作與管理。（三）職責(zé)分工1.人事部門(mén)負(fù)責(zé)制定、修訂并監(jiān)督執(zhí)行檔案掃描復(fù)印管理制度。負(fù)責(zé)檔案掃描復(fù)印設(shè)備的配置、維護(hù)與管理。對(duì)檔案掃描與復(fù)印工作進(jìn)行定期檢查與考核。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類與編目，為掃描與復(fù)印工作提供基礎(chǔ)檔案資料。指導(dǎo)和監(jiān)督檔案掃描與復(fù)印工作的具體實(shí)施，確保掃描與復(fù)印的檔案符合質(zhì)量要求。負(fù)責(zé)檔案電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、備份與安全管理。3.使用部門(mén)及員工依據(jù)工作需要，按照規(guī)定流程申請(qǐng)檔案掃描與復(fù)印服務(wù)。負(fù)責(zé)對(duì)掃描與復(fù)印的檔案進(jìn)行核對(duì)與簽收，確保檔案信息的準(zhǔn)確與完整。妥善保管掃描與復(fù)印的檔案資料，不得擅自泄露或損毀。二、檔案掃描（一）掃描準(zhǔn)備1.檔案管理部門(mén)根據(jù)工作需求，確定需要掃描的檔案清單，并提前對(duì)檔案進(jìn)行整理，去除訂書(shū)釘、回形針等金屬物品，確保檔案平整、干凈，便于掃描。2.準(zhǔn)備好掃描設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，根據(jù)檔案紙張大小、質(zhì)量及掃描要求設(shè)置合適的掃描參數(shù)，如分辨率、色彩模式等。一般情況下，掃描分辨率不低于300dpi，黑白檔案采用黑白二值模式掃描，彩色檔案采用24位真彩色模式掃描。3.準(zhǔn)備好存儲(chǔ)掃描數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)，如硬盤(pán)、光盤(pán)等，并確保存儲(chǔ)介質(zhì)有足夠的存儲(chǔ)空間且已格式化。（二）掃描流程1.檔案管理部門(mén)將整理好的待掃描檔案移交至掃描工作區(qū)域。掃描人員按照檔案清單逐份核對(duì)檔案，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。2.掃描人員按照設(shè)定的掃描參數(shù)進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，無(wú)黑邊、白邊、模糊不清等現(xiàn)象。對(duì)于雙面檔案，應(yīng)進(jìn)行雙面掃描，并確保兩頁(yè)圖像拼接完整、準(zhǔn)確。3.在掃描過(guò)程中，掃描人員應(yīng)實(shí)時(shí)查看掃描圖像質(zhì)量，對(duì)于不符合要求的圖像及時(shí)進(jìn)行重新掃描。掃描完成一份檔案后，掃描人員應(yīng)在檔案清單上相應(yīng)位置標(biāo)注掃描完成時(shí)間。4.掃描完成的檔案圖像應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類命名，并存儲(chǔ)至指定的存儲(chǔ)路徑。命名規(guī)則應(yīng)清晰明了，便于查找與識(shí)別，例如：[檔案類別名稱][年度][檔案編號(hào)][保管期限]。（三）質(zhì)量審核1.檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專人對(duì)掃描完成的檔案圖像進(jìn)行質(zhì)量審核。審核人員按照掃描要求對(duì)圖像的清晰度、完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行全面檢查。2.對(duì)于審核不合格的檔案圖像，審核人員應(yīng)記錄問(wèn)題所在，并及時(shí)通知掃描人員進(jìn)行重新掃描或修正。掃描人員應(yīng)在接到通知后盡快完成整改，并重新提交審核。3.質(zhì)量審核合格的檔案圖像方可進(jìn)行后續(xù)的存儲(chǔ)與利用。（四）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份1.掃描完成的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)存儲(chǔ)至公司指定的存儲(chǔ)服務(wù)器中。存儲(chǔ)服務(wù)器應(yīng)具備足夠的存儲(chǔ)空間和良好的穩(wěn)定性，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全可靠。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)掃描數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份介質(zhì)可采用磁帶、光盤(pán)等。備份頻率應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)重要性和變化情況確定，重要檔案數(shù)據(jù)應(yīng)每周至少備份一次，一般檔案數(shù)據(jù)可每月備份一次。3.備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行定期檢查與恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。三、檔案復(fù)?。ㄒ唬?fù)印申請(qǐng)1.公司內(nèi)部各部門(mén)及員工因工作需要復(fù)印檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明復(fù)印檔案的名稱、編號(hào)、復(fù)印內(nèi)容、復(fù)印份數(shù)、使用目的等信息。2.《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后方可安排復(fù)印。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案復(fù)印申請(qǐng)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行審批，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可復(fù)印。（二）復(fù)印操作1.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，安排專人負(fù)責(zé)復(fù)印工作。復(fù)印人員應(yīng)按照申請(qǐng)表要求準(zhǔn)確復(fù)印檔案內(nèi)容，確保復(fù)印清晰、完整，無(wú)缺頁(yè)、漏印現(xiàn)象。2.在復(fù)印過(guò)程中，復(fù)印人員應(yīng)注意保護(hù)檔案原件，避免因操作不當(dāng)造成檔案損壞。復(fù)印完成后，復(fù)印人員應(yīng)及時(shí)將檔案原件歸還原位。3.對(duì)于需要多份復(fù)印的檔案，復(fù)印人員應(yīng)進(jìn)行分頁(yè)整理，并確保頁(yè)碼順序正確。復(fù)印件應(yīng)加蓋“檔案復(fù)印專用章”，并注明復(fù)印日期。（三）復(fù)印登記1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立《檔案復(fù)印登記簿》，對(duì)每一次檔案復(fù)印申請(qǐng)及復(fù)印情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括申請(qǐng)日期、申請(qǐng)人、檔案名稱、編號(hào)、復(fù)印份數(shù)、使用目的、審批情況、復(fù)印完成日期等信息。2.《檔案復(fù)印登記簿》應(yīng)妥善保管，以便隨時(shí)查閱和追溯檔案復(fù)印情況。（四）歸還與銷(xiāo)毀1.復(fù)印完成后，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人領(lǐng)取復(fù)印件。申請(qǐng)人領(lǐng)取復(fù)印件時(shí)，應(yīng)在《檔案復(fù)印登記簿》上簽字確認(rèn)。2.對(duì)于不再使用或已過(guò)期的復(fù)印件，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)對(duì)歸還的復(fù)印件進(jìn)行核對(duì)后，按照公司檔案銷(xiāo)毀制度進(jìn)行集中銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀檔案名稱、編號(hào)、份數(shù)等信息。四、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)檔案的保密級(jí)別和查閱權(quán)限進(jìn)行申請(qǐng)。一般檔案可由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后查閱，重要檔案或機(jī)密檔案需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后查閱。2.外部單位或個(gè)人查閱公司檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。查閱過(guò)程中，應(yīng)安排專人陪同，不得將檔案帶出公司指定查閱地點(diǎn)。（二）查閱流程1.查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的、查閱時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)審批通過(guò)后，提交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表安排查閱人員到指定查閱地點(diǎn)查閱檔案。查閱人員應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得擅自更改、涂抹、抽取、撤換檔案材料。3.需要復(fù)印檔案內(nèi)容的，查閱人員應(yīng)按照檔案復(fù)印流程另行申請(qǐng)。復(fù)印完成后，查閱人員應(yīng)將復(fù)印件及申請(qǐng)表一并歸還檔案管理部門(mén)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案的保密級(jí)別和借閱期限進(jìn)行申請(qǐng)。一般檔案可借閱期限為[X]個(gè)工作日，重要檔案或機(jī)密檔案借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。2.外部單位或個(gè)人原則上不得借閱公司檔案，如有特殊情況確需借閱的，必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議和借閱承諾書(shū)。借閱期限不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他目的。（四）借閱流程1.借閱人員填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。申請(qǐng)表經(jīng)審批通過(guò)后，提交至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，向借閱人員發(fā)放檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人、檔案名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得遺失、損壞、涂改或擅自轉(zhuǎn)借他人。如因特殊原因需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。4.借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理部門(mén)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。五、檔案安全與保密管理（一）安全管理1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案掃描與復(fù)印設(shè)備的安全管理，定期進(jìn)行維護(hù)與檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行，防止因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.掃描與復(fù)印工作區(qū)域應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管工作區(qū)域的鑰匙和密碼，不得隨意透露給他人。3.對(duì)存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)的服務(wù)器、存儲(chǔ)介質(zhì)等應(yīng)采取安全防護(hù)措施，如設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，防止數(shù)據(jù)被非法竊取、篡改或泄露。4.檔案管理部門(mén)應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，以應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的自然災(zāi)害、火災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（二）保密管理1.參與檔案掃描與復(fù)印工作的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，嚴(yán)格遵守公司保密制度。2.檔案掃描與復(fù)印過(guò)程中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)和紙質(zhì)復(fù)印件應(yīng)嚴(yán)格按照保密級(jí)別進(jìn)行管理。對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止信息泄露。3.嚴(yán)禁在非工作時(shí)間或未經(jīng)授權(quán)的情況下訪問(wèn)、掃描、復(fù)印檔案資料。禁止將檔案資料帶出公司指定工作區(qū)域，如因工作需要確需帶出的，必須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.檔案掃描與復(fù)印工作完成后，應(yīng)及時(shí)清理工作現(xiàn)場(chǎng)，確保無(wú)檔案資料遺留。對(duì)廢棄的檔案復(fù)印件和掃描過(guò)程中產(chǎn)生的臨時(shí)存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)按照公司保密制度進(jìn)行銷(xiāo)毀處理，防止信息泄露。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.人事部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案掃描復(fù)印工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、設(shè)備運(yùn)行狀況、檔案掃描與復(fù)印質(zhì)量、數(shù)據(jù)備份情況、檔案安全與保密措施落實(shí)情況等。2.檢查頻率為每季度至少一次，檢查人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案掃描復(fù)印工作檢查記錄表》，詳細(xì)記錄檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及整改情況。（二）不定期抽查1.檔案管理部門(mén)對(duì)檔案掃描復(fù)印工作進(jìn)行不定期抽查，抽查內(nèi)容包括檔案查閱與借閱記錄、檔案復(fù)印登記情況、檔案存儲(chǔ)與備份情況等。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到徹底解決。（