檢測儀器求購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司檢測儀器求購管理流程，確保所采購的檢測儀器符合公司實際需求，提高儀器設(shè)備的使用效益，保障公司生產(chǎn)、研發(fā)、質(zhì)量控制等工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有檢測儀器的求購活動，包括但不限于新儀器采購、二手儀器購置、儀器配件及耗材采購等。（三）基本原則1.需求導(dǎo)向原則：檢測儀器的求購應(yīng)以滿足公司實際工作需求為出發(fā)點，充分考慮公司業(yè)務(wù)發(fā)展、生產(chǎn)工藝改進(jìn)、質(zhì)量提升等方面的要求。2.性價比原則：在滿足需求的前提下，綜合考慮儀器的性能、價格、售后服務(wù)等因素，力求采購到性價比最優(yōu)的檢測儀器。3.合規(guī)性原則：求購活動應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)章制度以及相關(guān)采購流程，確保采購行為合法合規(guī)。4.責(zé)任追究原則：對在檢測儀器求購過程中出現(xiàn)違規(guī)行為或因工作失誤給公司造成損失的，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、需求申請（一）需求提出1.各部門根據(jù)工作需要，如生產(chǎn)過程中的質(zhì)量檢測、新產(chǎn)品研發(fā)、原材料檢驗等，確定所需檢測儀器的種類、規(guī)格、數(shù)量等信息，并填寫《檢測儀器需求申請表》。2.需求申請表應(yīng)詳細(xì)說明儀器的用途、技術(shù)參數(shù)要求、預(yù)計使用時間、預(yù)算金額等內(nèi)容，如有特殊要求需在備注欄注明。（二）需求審核1.部門負(fù)責(zé)人對本部門提交的需求申請表進(jìn)行初審，重點審核需求的合理性、必要性以及預(yù)算的準(zhǔn)確性。審核通過后，簽字確認(rèn)并提交至采購部門。2.采購部門收到需求申請表后，對需求的完整性、與公司現(xiàn)有資源的匹配性等進(jìn)行審核。對于不符合要求的申請表，及時與需求部門溝通，要求其補充或修改相關(guān)信息。3.涉及金額較大或技術(shù)復(fù)雜的檢測儀器需求，采購部門應(yīng)組織相關(guān)技術(shù)專家、財務(wù)人員等進(jìn)行聯(lián)合評審，評估需求的可行性和對公司的影響。評審?fù)ㄟ^后，方可進(jìn)入采購流程。（三）需求變更1.在檢測儀器采購過程中，如因業(yè)務(wù)調(diào)整、技術(shù)更新等原因需要變更需求，需求部門應(yīng)及時填寫《檢測儀器需求變更申請表》，詳細(xì)說明變更的內(nèi)容、原因及對采購進(jìn)度和預(yù)算的影響。2.需求變更申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、采購部門審核后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門根據(jù)變更后的需求調(diào)整采購計劃。三、采購流程（一）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)審核通過的需求申請表，結(jié)合公司采購政策、庫存情況等，制定檢測儀器采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購儀器的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間等信息。2.對于緊急需求的檢測儀器，采購部門應(yīng)在確保合規(guī)的前提下，優(yōu)先安排采購，以滿足公司工作的緊急需要。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門通過多種渠道收集檢測儀器供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.根據(jù)采購儀器的要求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選出若干潛在供應(yīng)商，向其發(fā)送詢價函或招標(biāo)邀請書，要求其提供產(chǎn)品報價、技術(shù)方案、售后服務(wù)承諾等資料。3.采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商提供的資料進(jìn)行評審，綜合考慮供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇合適的供應(yīng)商。對于重要的檢測儀器采購項目，可采用招標(biāo)、競爭性談判等方式確定供應(yīng)商。4.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括儀器規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同簽訂后，及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。（三）采購執(zhí)行1.采購部門按照采購合同的要求，跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保儀器按時、按質(zhì)、按量交付。2.在儀器交付前，采購部門應(yīng)通知需求部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。3.供應(yīng)商交貨時，采購部門應(yīng)要求其提供產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗報告、使用說明書等相關(guān)資料，并組織相關(guān)人員進(jìn)行現(xiàn)場驗收。驗收內(nèi)容包括儀器的外觀、數(shù)量、規(guī)格、性能等是否符合合同要求。對于驗收不合格的儀器，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其限期整改或更換產(chǎn)品。（四）采購付款1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購付款申請。審核內(nèi)容包括合同條款執(zhí)行情況、發(fā)票真實性、金額準(zhǔn)確性等。2.審核通過后，財務(wù)部門按照公司財務(wù)管理制度和采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。對于金額較大的采購項目，可采用分期付款方式。3.采購部門應(yīng)及時跟蹤采購付款情況，確保供應(yīng)商按時收到款項，維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽。四、驗收管理（一）驗收準(zhǔn)備1.質(zhì)量檢驗部門在收到采購部門的驗收通知后，組織相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員成立驗收小組，并制定驗收方案。驗收方案應(yīng)明確驗收依據(jù)、驗收內(nèi)容、驗收方法、驗收時間安排等。2.驗收小組根據(jù)驗收方案，準(zhǔn)備好驗收所需的工具、儀器、資料等，如檢測設(shè)備、量具、合同文件、產(chǎn)品說明書等。（二）驗收實施1.驗收小組按照驗收方案對檢測儀器進(jìn)行現(xiàn)場驗收，包括儀器的外觀檢查、數(shù)量核對、規(guī)格型號確認(rèn)、性能測試等。2.對于技術(shù)復(fù)雜的檢測儀器，驗收小組可邀請供應(yīng)商技術(shù)人員進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，確保驗收工作的順利進(jìn)行。3.在驗收過程中，驗收小組應(yīng)詳細(xì)記錄驗收情況，包括驗收發(fā)現(xiàn)的問題、整改要求等，并填寫《檢測儀器驗收報告》。（三）驗收結(jié)果處理1.驗收合格的檢測儀器，驗收小組在驗收報告上簽字確認(rèn)，并移交需求部門使用。需求部門應(yīng)及時辦理儀器的入庫、登記等手續(xù)。2.驗收不合格的檢測儀器，驗收小組應(yīng)出具書面整改意見，要求供應(yīng)商限期整改或更換產(chǎn)品。整改完成后，供應(yīng)商應(yīng)重新申請驗收，直至驗收合格為止。3.如因驗收不合格導(dǎo)致公司遭受損失的，采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。五、安裝調(diào)試與培訓(xùn)（一）安裝調(diào)試1.需求部門負(fù)責(zé)組織檢測儀器的安裝調(diào)試工作，確保儀器安裝在合適的位置，并按照說明書的要求進(jìn)行正確連接和調(diào)試。2.供應(yīng)商應(yīng)安排專業(yè)技術(shù)人員到公司現(xiàn)場進(jìn)行安裝調(diào)試指導(dǎo)，確保儀器能夠正常運行。安裝調(diào)試過程中，如發(fā)現(xiàn)儀器存在質(zhì)量問題或技術(shù)故障，供應(yīng)商應(yīng)及時處理。（二）操作培訓(xùn)1.供應(yīng)商應(yīng)根據(jù)儀器的特點和公司需求，為公司相關(guān)人員提供操作培訓(xùn)服務(wù)。培訓(xùn)內(nèi)容包括儀器的基本原理、操作方法、日常維護(hù)保養(yǎng)、安全注意事項等。2.需求部門應(yīng)安排相關(guān)人員參加培訓(xùn)，并確保培訓(xùn)效果。培訓(xùn)結(jié)束后，參加培訓(xùn)人員應(yīng)能夠熟練操作檢測儀器，并掌握基本的維護(hù)保養(yǎng)技能。六、使用與維護(hù)（一）使用管理1.需求部門應(yīng)制定檢測儀器使用管理制度，明確儀器的使用人員、使用流程、使用記錄要求等。2.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照儀器操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改儀器參數(shù)或進(jìn)行違規(guī)操作。在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)儀器出現(xiàn)異常情況，應(yīng)立即停止使用，并及時報告相關(guān)部門。3.儀器使用應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括使用時間、使用人員、使用目的、儀器運行狀況等。使用記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。（二）維護(hù)保養(yǎng)1.需求部門應(yīng)根據(jù)儀器的使用說明書和維護(hù)保養(yǎng)要求，制定儀器維護(hù)保養(yǎng)計劃，并組織實施。維護(hù)保養(yǎng)計劃應(yīng)明確維護(hù)保養(yǎng)的內(nèi)容、周期、責(zé)任人等。2.維護(hù)保養(yǎng)責(zé)任人應(yīng)定期對儀器進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，包括清潔、潤滑、校準(zhǔn)、檢查零部件等，確保儀器的性能和精度。對于需要專業(yè)維修的儀器，應(yīng)及時聯(lián)系供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修機構(gòu)進(jìn)行維修。3.儀器維護(hù)保養(yǎng)情況應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括維護(hù)保養(yǎng)時間、維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容、更換零部件情況等。維護(hù)保養(yǎng)記錄應(yīng)作為儀器檔案的重要組成部分，妥善保存。（三）故障處理1.儀器在使用過程中出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時報告需求部門，并填寫《檢測儀器故障報告表》。需求部門應(yīng)組織相關(guān)技術(shù)人員對故障原因進(jìn)行分析，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.對于一般性故障，需求部門技術(shù)人員應(yīng)自行進(jìn)行維修；對于復(fù)雜故障或技術(shù)難題，需求部門應(yīng)及時聯(lián)系供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修機構(gòu)進(jìn)行維修。在維修過程中，應(yīng)做好維修記錄，包括故障現(xiàn)象、故障原因、維修方法、維修時間等。3.如因儀器故障導(dǎo)致工作延誤或產(chǎn)生其他損失的，需求部門應(yīng)及時分析原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行補救，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任追究。七、報廢管理（一）報廢鑒定1.當(dāng)檢測儀器出現(xiàn)下列情況之一時，可申請報廢：已超過規(guī)定使用年限，且技術(shù)性能落后，無法滿足工作需要的；因損壞嚴(yán)重，無法修復(fù)或修復(fù)成本過高的；因技術(shù)進(jìn)步，現(xiàn)有儀器已被淘汰的；其他符合報廢條件的情況。2.需求部門填寫《檢測儀器報廢申請表》，詳細(xì)說明儀器的名稱、規(guī)格、型號、購置時間、報廢原因等，并提交相關(guān)證明材料，如儀器損壞照片、維修記錄、技術(shù)鑒定報告等。3.設(shè)備管理部門組織相關(guān)技術(shù)人員對申請報廢的儀器進(jìn)行技術(shù)鑒定，確認(rèn)是否符合報廢條件。對于符合報廢條件的儀器，出具報廢鑒定報告。（二）報廢審批1.報廢鑒定報告經(jīng)設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進(jìn)行報廢處理。2.對于價值較高的檢測儀器報廢，公司應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行公示，接受員工監(jiān)督。（三）報廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報廢的檢測儀器，由需求部門負(fù)責(zé)組織清理，并填寫《檢測儀器報廢處理登記表》。報廢處理方式包括報廢出售、報廢拆解、報廢捐贈等，應(yīng)根據(jù)儀器的實際情況選擇合適的處理方式。2.報廢出售的儀器，應(yīng)按照公司資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行公開競價或招標(biāo)，確保資產(chǎn)處置價格合理、公正。報廢拆解的儀器，應(yīng)妥善處理其零部件和廢棄物，避免造成環(huán)境污染。報廢捐贈的儀器，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。3.財務(wù)部門根據(jù)報廢處理結(jié)果，及時進(jìn)行賬務(wù)處理，核銷儀器資產(chǎn)。八、檔案管理（一）檔案建立1.檢測儀器采購過程中形成的各類文件資料，包括需求申請表、采購合同、驗收報告、安裝調(diào)試記錄、操作手冊、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障報告等，均應(yīng)作為儀器檔案進(jìn)行管理。2.采購部門負(fù)責(zé)收集、整理檢測儀器采購檔案資料，并移交公司檔案管理部門統(tǒng)一歸檔。檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對檔案資料進(jìn)行分類、編號、裝訂等處理，建立健全檔案管理制度。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)確保檢測儀器檔案的安全保管，防止檔案資料丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。檔案存放應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于電子檔案，應(yīng)做好備份和存儲管理，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檢測儀器檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料。2.外部單位因特殊原因需要查閱公司檢測儀器檔案的，應(yīng)提前向公司提出申請，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，公司應(yīng)安排專人陪同，并做好記錄。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門定期對檢測儀器求購管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點檢查采購流程的合規(guī)性、需求的合理性、驗收的準(zhǔn)確性、使用與維護(hù)的規(guī)范性等方面。2.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等情況進(jìn)行評估和反饋，確保供應(yīng)商能夠滿足公司的采購需求。（二）考核評價1.公司建立檢測儀器求購管理工作考核評價機制，對需求部門、采購部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)部門和人員在檢測儀器求購管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)