檔案利用制度管理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案的利用管理，規(guī)范檔案利用行為，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工對公司檔案的利用。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案利用必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定，確保檔案信息的安全與合法使用。2.服務公司原則檔案利用工作要緊密圍繞公司中心工作，為公司的決策、管理、業(yè)務開展等提供有效支持。3.規(guī)范有序原則建立健全檔案利用流程，嚴格按照規(guī)定的程序和要求進行操作，做到利用行為規(guī)范、有序。4.保護安全原則在檔案利用過程中，要切實保護檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案利用范圍（一）公司決策參考為公司高層領導提供各類檔案資料，用于戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策等參考依據(jù)。（二）業(yè)務工作支持1.各部門在開展業(yè)務活動時，查閱相關合同、協(xié)議、文件、數(shù)據(jù)等檔案，以了解業(yè)務背景、歷史情況，指導當前工作的順利進行。2.項目開發(fā)過程中，利用項目前期文件、技術資料、驗收報告等檔案，確保項目按計劃推進，保證項目質(zhì)量。（三）人事管理1.員工入職、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)崗、離職等人事變動時，查閱員工個人檔案，核實相關信息。2.人事考核、培訓、薪酬管理等工作中，依據(jù)員工檔案記錄進行綜合評估。（四）財務審計財務部門進行賬務處理、審計工作時，查閱財務檔案，包括憑證、報表、合同等，以確保財務數(shù)據(jù)的準確性和合規(guī)性。（五）法律事務處理在處理法律糾紛、合同審查、合規(guī)檢查等法律事務時，利用相關檔案資料作為證據(jù)和參考。三、檔案利用流程（一）利用申請1.凡需利用檔案的部門或個人，應填寫《檔案利用申請表》。申請表應包括利用目的、所需檔案名稱、查閱時間范圍、利用方式（查閱、借閱、復印等）等內(nèi)容。2.申請表經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至檔案管理部門。（二）申請審核1.檔案管理部門收到《檔案利用申請表》后，對申請內(nèi)容進行審核。重點審核利用目的是否合理、所需檔案是否與利用目的相關、利用方式是否符合規(guī)定等。2.對于涉及重要機密或敏感信息的檔案利用申請，需經(jīng)公司分管領導審批。（三）利用實施1.查閱經(jīng)審核通過后，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的信息，在檔案庫房內(nèi)查找所需檔案，并將檔案調(diào)至專門的查閱室供利用者查閱。利用者在查閱室內(nèi)查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。查閱時應保持安靜，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損。如需摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并使用統(tǒng)一的摘錄紙進行摘錄，摘錄內(nèi)容應準確無誤，不得擅自更改檔案原意。2.借閱對于確因工作需要借閱檔案的，檔案管理部門應根據(jù)審批意見辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，檔案管理人員應與借閱者當面清點檔案數(shù)量、核對檔案內(nèi)容，并在《檔案借閱登記簿》上詳細記錄借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱及數(shù)量、預計歸還日期等信息。借閱者應在登記簿上簽字確認。借閱者應對所借閱檔案的安全和保密負責，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如因特殊原因需要復制檔案，應按照本制度相關規(guī)定另行辦理復制手續(xù)。借閱者應在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。歸還時，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量和內(nèi)容，確認無誤后在《檔案借閱登記簿》上注明歸還日期。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱者應承擔相應責任。3.復印利用者如需復印檔案內(nèi)容，應填寫《檔案復印申請表》，注明復印用途、復印內(nèi)容范圍等。申請表經(jīng)審核通過后，檔案管理人員按照申請內(nèi)容進行復印。復印檔案應使用統(tǒng)一的復印紙張，確保復印件清晰、完整。復印件應加蓋檔案管理部門“檔案復印專用章”，以證明其與原件一致且復印件來源合法。對于涉及公司機密或敏感信息的檔案，一般不得復印。確因工作需要復印的，應經(jīng)公司分管領導批準，并嚴格控制復印份數(shù)。（四）利用登記檔案管理部門應建立完善的檔案利用登記制度，對每一次檔案利用行為進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括利用日期、利用者姓名、部門、利用目的、利用方式、查閱或借閱的檔案名稱及數(shù)量、歸還日期（如為借閱）、復印內(nèi)容及份數(shù)（如為復?。┑?。檔案利用登記記錄應妥善保存，以備查閱和統(tǒng)計分析。（五）利用監(jiān)督1.檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行檢查和監(jiān)督，確保利用流程規(guī)范執(zhí)行，檔案安全得到保障。2.如發(fā)現(xiàn)利用者有違反本制度規(guī)定的行為，檔案管理部門應及時制止，并視情節(jié)輕重給予警告、暫停利用檔案權(quán)利、追究責任等處理。四、檔案利用權(quán)限（一）公司高層領導公司高層領導具有全面查閱公司各類檔案的權(quán)限，可根據(jù)工作需要直接調(diào)用相關檔案資料進行決策參考。（二）部門負責人各部門負責人有權(quán)查閱本部門及與本部門業(yè)務相關的檔案資料，用于部門管理、業(yè)務指導及工作協(xié)調(diào)等。查閱涉及其他部門的檔案時，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（三）普通員工普通員工因工作需要查閱本人檔案及與本人業(yè)務相關的檔案資料時，應填寫申請表并經(jīng)部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱涉及公司機密或敏感信息的檔案，需經(jīng)公司指定的審批人員批準。五、檔案保密規(guī)定（一）保密責任1.所有參與檔案利用工作的人員，包括檔案管理人員、利用者等，都應承擔保密義務，嚴格遵守公司的保密制度。2.檔案管理人員應確保檔案在利用過程中的安全，防止檔案信息泄露。對利用者提出的保密要求，應積極配合并提供必要的協(xié)助。（二）保密措施1.檔案查閱室應具備必要的保密條件，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，防止無關人員進入。2.涉及公司機密或敏感信息的檔案，應在專門的保密場所查閱，并限制查閱人員范圍。3.利用者在查閱檔案過程中，不得向無關人員談論檔案內(nèi)容。如需摘錄、復制檔案，應按照保密規(guī)定進行操作，確保檔案信息不被泄露。4.借閱檔案時，借閱者應嚴格遵守保密規(guī)定，妥善保管所借閱檔案，嚴禁將檔案帶出公司規(guī)定的范圍或轉(zhuǎn)借他人。歸還檔案時，如發(fā)現(xiàn)檔案有任何異常情況，應及時向檔案管理部門報告。（三）違規(guī)處理對于違反檔案保密規(guī)定，導致檔案信息泄露的行為，公司將視情節(jié)輕重，依據(jù)相關規(guī)定給予責任人警告、罰款、降職、辭退等處理；如給公司造成經(jīng)濟損失或其他嚴重后果的，責任人應依法承擔相應的賠償責任；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責任。六、檔案利用的信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.公司應逐步推進檔案數(shù)字化工作，將重要檔案進行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化檔案應與紙質(zhì)檔案具有同等效力，并按照相關規(guī)定進行管理和維護。2.檔案數(shù)字化過程中，應確保檔案內(nèi)容的準確性、完整性和安全性。掃描圖像應清晰可讀，數(shù)據(jù)錄入應準確無誤，并進行嚴格的質(zhì)量檢查。（二）利用系統(tǒng)建設1.建立檔案利用信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案利用申請、審核、查詢、登記等流程的信息化操作。利用者可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡登錄系統(tǒng)，在線填寫利用申請表，提交申請。2.檔案管理部門在系統(tǒng)中對利用申請進行審核，并及時反饋審核結(jié)果。利用者可在系統(tǒng)中查詢檔案利用辦理進度及相關信息。3.系統(tǒng)應具備權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的檔案利用權(quán)限，設置相應的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全。同時，系統(tǒng)應記錄所有利用操作日志，以便進行審計和追溯。（三）數(shù)據(jù)安全與備份1.加強檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)加密等技術手段，防止數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或破壞。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全的介質(zhì)上，并異地存放。備份數(shù)據(jù)應定期進行檢查和恢復測試，確保數(shù)據(jù)的可用性。七、特殊情況處理（一）緊急利用1.在緊急情況下，如處理重大突發(fā)事件、應對緊急法律事務等，需要立即查閱檔案的，利用者可先口頭申請，檔案管理部門應在第一時間提供必要的協(xié)助。2.事后，利用者應在[X]個工作日內(nèi)補辦正式的檔案利用申請手續(xù)。（二）檔案損壞或丟失1.利用者在查閱或借閱檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應立即停止使用，并及時向檔案管理部門報告。檔案管理部門應會同相關部門對檔案損壞情況進行鑒定，明確責任。2.如因利用者原因?qū)е聶n案損壞或丟失，利用者應負責修復或賠償。修復費用或賠償金額應根據(jù)檔案的重要性、損壞程度及丟失檔案造成的影響等因素確定。3.如因不可抗力等非利用者原因?qū)е聶n案損壞