檔案保管使用管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司檔案的科學(xué)管理，規(guī)范檔案的保管與使用行為，確保檔案的完整、安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項工作提供有效的支持，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案保管、查閱、借閱、使用等方面的管理活動。3.定義本制度所稱檔案，是指公司在各項活動中直接形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、信函、會議記錄、人事檔案、財務(wù)檔案等。二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門及職責(zé)公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)以及檔案的集中保管等工作。其主要職責(zé)如下：制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。負(fù)責(zé)接收、整理、分類、編號、裝訂、上架存放公司的各類檔案。建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點、核對，確保檔案的安全與完整。對破損、褪色、變質(zhì)的檔案及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，并做好相關(guān)記錄。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和公司員工的檔案意識。收集、整理、分析檔案信息，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。負(fù)責(zé)與外部檔案管理機(jī)構(gòu)的溝通與協(xié)作，做好檔案的移交、接收等工作。2.各部門檔案管理職責(zé)各部門應(yīng)設(shè)立兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷、保管等工作，并按規(guī)定定期向公司檔案管理部門移交檔案。具體職責(zé)如下：負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成的各類文件資料的收集、積累和整理，確保檔案的齊全、完整。按照檔案管理要求，對本部門的檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，建立本部門檔案臺賬。妥善保管本部門的檔案，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。積極配合公司檔案管理部門的工作，及時將本部門應(yīng)歸檔的檔案移交公司檔案管理部門，并辦理相關(guān)移交手續(xù)。按照規(guī)定，為本部門及其他部門查閱、借閱本部門檔案提供必要的協(xié)助。3.員工檔案管理職責(zé)公司員工應(yīng)樹立檔案意識，自覺遵守檔案管理制度，在工作中及時將應(yīng)歸檔的文件資料交本部門兼職檔案管理人員整理歸檔。同時，員工本人應(yīng)妥善保管涉及個人隱私等不宜公開的檔案信息。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設(shè)立、變更、終止過程中形成的各類文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等相關(guān)文件。公司內(nèi)部規(guī)章制度、管理辦法、工作流程、通知、通報、決定等文件。公司各類會議記錄、紀(jì)要、決議等文件。公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書、委托書等文件。公司各類項目申報材料、可行性研究報告、項目計劃、項目總結(jié)等文件。公司財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料、資金往來憑證等文件。公司人事檔案，包括員工簡歷、入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核評價、薪資福利等相關(guān)資料。公司市場營銷活動資料，如市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶資料等。公司技術(shù)研發(fā)資料，如技術(shù)方案、研究報告、實驗數(shù)據(jù)、專利證書等文件。公司固定資產(chǎn)檔案，如購置合同、發(fā)票、驗收報告、使用說明書、維修記錄等文件。公司其他具有保存價值的文件資料。2.收集要求各部門及員工應(yīng)在文件形成或辦理完畢后，及時將相關(guān)文件資料收集齊全，并按照檔案管理要求進(jìn)行初步整理。收集的文件資料應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，不得擅自涂改、偽造、銷毀或隱匿。對于重要文件資料，應(yīng)收集原件，如因特殊原因無法收集原件的，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明原件保存地點及出處。3.整理原則與方法檔案整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。整理方法如下：分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等特征，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、人事管理類、財務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類等。編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或有散頁的文件資料進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、責(zé)任者等項目，以便于查閱和檢索。四、檔案的保管1.保管場所公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案庫房安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等。檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并根據(jù)檔案類別和保管期限進(jìn)行合理存放。2.保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為3年、5年、10年、15年、20年等。具體保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、公司發(fā)展規(guī)劃、年度工作總結(jié)、重要會議記錄、重大合同協(xié)議、財務(wù)決算報告、人事任免文件等。定期保管的檔案：其他具有一定保存價值，但保管期限較短的檔案，可列為定期保管。定期保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。3.檔案的存放排列檔案應(yīng)按照分類編號順序進(jìn)行存放排列，同一類別的檔案按照時間順序或重要程度依次排列。同時，為便于查找利用，應(yīng)在檔案裝具上標(biāo)明檔案類別、編號、起止年度等信息。4.檔案的安全保護(hù)措施建立檔案庫房管理制度，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時，應(yīng)隨手關(guān)門，并做好安全檢查工作。配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、報警器、除濕機(jī)、防蟲劑、鼠夾等，并定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)施設(shè)備完好有效。對電子檔案應(yīng)采取備份存儲措施，防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，并定期進(jìn)行檢查和更新。定期對檔案進(jìn)行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。五、檔案的查閱與借閱1.查閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司檔案管理部門查閱。涉及公司機(jī)密或重要敏感信息的檔案，查閱申請人還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。2.查閱程序申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。將申請表交公司檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行查詢，并提供相關(guān)檔案供申請人查閱。申請人在檔案管理部門指定的查閱場所查閱檔案，查閱過程中應(yīng)保持安靜，不得擅自涂改、抽取、污損檔案。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。查閱完畢后，申請人應(yīng)將檔案及時歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查閱情況。3.借閱權(quán)限公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。涉及公司機(jī)密或重要敏感信息的檔案，借閱申請人還需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。4.借閱程序申請人填寫《檔案借閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。將申請表報公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容調(diào)取相關(guān)檔案，辦理借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放《檔案借閱證》，并將檔案交付借閱人。借閱人憑《檔案借閱證》到檔案管理部門領(lǐng)取檔案，借閱過程中應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或帶出公司指定場所。如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、完整性和保管狀況，確認(rèn)無誤后，在《檔案借閱登記表》上登記歸還時間，并收回《檔案借閱證》。六、檔案的使用與保密1.檔案的使用規(guī)定檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案查閱或借閱申請，及時、準(zhǔn)確地提供所需檔案，并做好相關(guān)記錄。查閱或借閱檔案的人員應(yīng)按照規(guī)定的用途使用檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他目的。使用檔案過程中如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題或疑問，應(yīng)及時向檔案管理部門反饋，檔案管理部門應(yīng)查明原因并妥善處理。2.檔案的保密要求公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等不宜公開的檔案信息予以保密。檔案管理人員應(yīng)對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得擅自披露檔案信息。在提供檔案查閱、借閱服務(wù)時，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行操作，防止檔案信息泄露。查閱或借閱檔案的人員應(yīng)妥善保管所查閱或借閱的檔案，不得私自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行，并注明來源和用途。因工作需要涉及檔案信息公開的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，確保信息公開的合法性、準(zhǔn)確性和安全性。七、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門兼職檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定原則與標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和公司實際情況，對檔案的保存價值進(jìn)行綜合評估。具體鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司和社會具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。反映公司一定時期工作活動，在一定時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，可列為定期保管。已過保管期限，且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密、個人隱私等特殊檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保管，不得擅自銷毀。3.鑒定程序檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，編制《檔案鑒定清冊》，詳細(xì)列出檔案的編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。將《檔案鑒定清冊》提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行審核鑒定。工作小組應(yīng)逐份審查檔案，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀，并在《檔案鑒定清冊》上簽署鑒定意見。對擬銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行再次核對，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確無誤。經(jīng)核對無誤后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施檔案銷