保密文件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為加強公司保密文件的收發(fā)管理，確保公司機密信息的安全與完整，防止機密文件的泄露、丟失或不當使用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在處理保密文件收發(fā)過程中的相關(guān)活動。（三）定義1.保密文件：指涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等重要機密，一旦泄露可能對公司造成重大損失或不良影響的文件。2.收發(fā)：包括文件的接收、登記、傳遞、分發(fā)、保管、借閱、歸還、銷毀等一系列流程。（四）基本原則1.嚴格保密原則：對保密文件的收發(fā)全過程實施嚴格的保密措施，確保文件內(nèi)容不被泄露。2.準確及時原則：保證保密文件收發(fā)信息的準確性，及時處理文件傳遞，避免延誤。3.責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)工作人員的職責，做到責任到人。二、保密文件的接收（一）接收渠道1.外部郵寄：由公司指定的收發(fā)人員負責接收通過郵政、快遞等方式寄至公司的保密文件。2.專人送達：對于由外部單位或個人專人送來的保密文件，由公司門衛(wèi)或前臺接待人員及時通知指定的接收部門或人員。（二）接收要求1.收發(fā)人員在接收保密文件時，應首先檢查文件外包裝是否完好，有無破損、拆封跡象。如發(fā)現(xiàn)異常，應立即與寄件人或送達人核實，并做好記錄。2.對于標明“機密”“秘密”等密級標識的文件，收發(fā)人員應嚴格按照保密要求進行處理，不得擅自拆閱。3.接收人員應及時在專門的《保密文件接收登記表》上詳細記錄文件的來源（包括寄件人/送達人姓名、單位、聯(lián)系方式等）、文件名稱、密級、數(shù)量、收到日期等信息。三、保密文件的登記（一）登記方式1.使用紙質(zhì)的《保密文件接收登記表》進行逐份登記，確保登記信息準確無誤。2.同時，將相關(guān)信息錄入公司的保密文件管理電子系統(tǒng)，以便于查詢和統(tǒng)計。（二）登記內(nèi)容1.除上述接收記錄的內(nèi)容外，還應登記文件的流轉(zhuǎn)狀態(tài)（如已分發(fā)、待分發(fā)、已借閱等）以及處理情況（如已閱、已回復等）。2.對于緊急保密文件，應在登記時注明“緊急”字樣，并及時通知相關(guān)部門或人員優(yōu)先處理。四、保密文件的傳遞（一）傳遞流程1.收發(fā)人員根據(jù)文件的密級、內(nèi)容和收件部門，填寫《保密文件傳遞單》，注明文件名稱、密級、數(shù)量、收件部門及人員等信息。2.將保密文件連同《保密文件傳遞單》一并交予專門的文件傳遞人員，傳遞人員應在規(guī)定時間內(nèi)將文件送達收件部門或人員。3.收件部門或人員收到文件后，應在《保密文件傳遞單》上簽字確認，并注明收到日期。傳遞人員將簽字后的《保密文件傳遞單》帶回交收發(fā)人員存檔。（二）傳遞要求1.傳遞保密文件應采用密封包裝，確保文件在傳遞過程中不被泄露。2.傳遞人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自打開或查看文件內(nèi)容。如遇文件丟失或損壞等情況，應立即報告，并采取相應的補救措施。3.對于涉及多個部門的保密文件，應按照規(guī)定的順序依次傳遞，避免文件在傳遞過程中出現(xiàn)混亂或延誤。五、保密文件的分發(fā)（一）分發(fā)依據(jù)根據(jù)文件的內(nèi)容和工作需要，由文件管理人員按照公司內(nèi)部的文件分發(fā)范圍和審批流程，確定具體的收件部門和人員。（二）分發(fā)方式1.對于紙質(zhì)保密文件，采用專人送達或內(nèi)部機要通道傳遞的方式進行分發(fā)。2.對于電子保密文件，通過公司內(nèi)部的加密網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行傳輸，并確保接收方具有相應的權(quán)限訪問。（三）分發(fā)記錄在分發(fā)保密文件時，應在《保密文件分發(fā)登記表》上記錄分發(fā)日期、分發(fā)部門及人員、文件名稱、密級、數(shù)量等信息，以便于跟蹤和查詢。六、保密文件的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的保密文件檔案室，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保文件的安全存放。2.對于一些不常使用的保密文件，可根據(jù)實際情況存放在各部門的專用保密文件柜中，但應指定專人負責管理。（二）保管要求1.保密文件應分類存放，按照密級、年度、類別等進行有序排列，便于查找和管理。2.定期對保密文件進行清查盤點，核對文件數(shù)量、內(nèi)容等是否與登記記錄一致，如發(fā)現(xiàn)問題應及時查明原因并報告處理。3.嚴格限制無關(guān)人員進入保密文件保管場所，如需進入，必須經(jīng)過相關(guān)部門負責人批準，并進行登記。七、保密文件的借閱（一）借閱申請1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱保密文件，應填寫《保密文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、密級、借閱原因、預計歸還日期等信息。2.申請表需經(jīng)所在部門負責人審核簽字，涉及重要機密文件的，還需報公司保密管理部門審批。（二）借閱審批1.審批人員應根據(jù)文件的密級和借閱用途，嚴格審查借閱申請，如認為必要，可要求借閱人提供進一步的說明或擔保。2.對于涉及核心機密的文件，原則上不予借閱，確因工作急需的，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導批準。（三）借閱登記1.經(jīng)審批同意借閱的，借閱人應在《保密文件借閱登記表》上簽字確認，并領(lǐng)取保密文件。2.借閱登記表應記錄借閱日期、借閱人姓名、部門、文件名稱、密級、歸還日期等信息。（四）借閱期限1.保密文件的借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.對于緊急文件，借閱人應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，不得拖延。（五）歸還要求1.借閱人應在借閱期限屆滿前，將保密文件歸還至原保管部門或人員，并在《保密文件借閱登記表》上注明歸還日期。2.歸還時，保管人員應認真檢查文件的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失或泄露等情況，應及時報告并追究借閱人的責任。八、保密文件的使用（一）使用范圍保密文件僅限在公司內(nèi)部用于與工作相關(guān)的目的，未經(jīng)公司書面授權(quán)，不得擅自將文件提供給外部單位或個人。（二）使用要求1.借閱人在使用保密文件時，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自復制、摘抄、傳播文件內(nèi)容。如需復制或摘抄，必須經(jīng)過原文件審批部門的同意，并按照規(guī)定進行登記和管理。2.在使用過程中，應妥善保管文件，防止文件丟失、損壞或被無關(guān)人員獲取。使用完畢后，應及時將文件歸還至指定地點。3.對于涉及公司商業(yè)秘密或技術(shù)秘密的文件，在對外交流、合作等活動中需要使用的，必須按照公司的保密協(xié)議和相關(guān)規(guī)定進行處理，確保公司利益不受損害。九、保密文件的銷毀（一）銷毀時機1.保密文件在超過規(guī)定的保管期限或已失去使用價值后，應及時進行銷毀。2.對于因工作失誤、泄密等原因不再需要保存的保密文件，應立即進行銷毀。（二）銷毀審批1.由文件保管部門或人員填寫《保密文件銷毀申請表》，注明文件名稱、密級、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表需經(jīng)所在部門負責人審核簽字，報公司保密管理部門審批。對于涉及重要機密的文件，還需報公司高層領(lǐng)導批準。（三）銷毀方式1.對于紙質(zhì)保密文件，應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保文件內(nèi)容無法恢復。2.對于電子保密文件，應采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行物理銷毀。（四）銷毀記錄1.在銷毀保密文件時，應安排專人負責現(xiàn)場監(jiān)督，并在《保密文件銷毀登記表》上記錄銷毀日期、文件名稱、密級、數(shù)量、銷毀方式等信息。2.銷毀記錄應保存[X]年以上，以備查閱。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司保密管理部門負責對保密文件收發(fā)管理制度的執(zhí)行情況進行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.保密文件的收發(fā)、登記、傳遞、分發(fā)、保管、借閱、歸還、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.各部門及員工對保密制度的執(zhí)行情況，包括保密意識、保密措施的落實等。3.保密文件的存儲環(huán)境是否安全，設(shè)施設(shè)備是否正常運行。（三）檢查方式1.定期檢查：每月或每季度對保密文件管理情況進行全面檢查，形成檢查報告。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，隨時對部分部門或環(huán)節(jié)進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（四）違規(guī)處理1.對于違反保密文件收發(fā)管理制度的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、辭退等