煤炭采購及管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司煤炭采購行為，確保煤炭采購工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常開展，降低采購成本，提高采購質(zhì)量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及煤炭采購的部門和人員。3.基本原則合法性原則：煤炭采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。經(jīng)濟(jì)性原則：在保證煤炭質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益最大化。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購符合公司生產(chǎn)需求質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的煤炭。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購計(jì)劃管理1.需求預(yù)測生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)安排以及設(shè)備運(yùn)行狀況等，提前對煤炭需求進(jìn)行預(yù)測。預(yù)測內(nèi)容包括煤炭品種、數(shù)量、質(zhì)量要求、到貨時間等。定期召開生產(chǎn)、采購等部門參加的煤炭需求分析會議，結(jié)合市場動態(tài)和公司實(shí)際情況，對煤炭需求預(yù)測進(jìn)行評估和調(diào)整，確保預(yù)測的準(zhǔn)確性。2.采購計(jì)劃編制采購部門依據(jù)生產(chǎn)部門提供的煤炭需求預(yù)測，結(jié)合庫存情況，編制月度煤炭采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確煤炭品種、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時間等詳細(xì)信息。采購計(jì)劃需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。如遇特殊情況需調(diào)整采購計(jì)劃，應(yīng)按原審批流程進(jìn)行變更。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇建立供應(yīng)商準(zhǔn)入機(jī)制，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的基本條件，包括合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的商業(yè)信譽(yù)、穩(wěn)定的供應(yīng)能力、產(chǎn)品質(zhì)量合格等。通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如市場調(diào)研、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等，建立供應(yīng)商信息庫。采購部門會同相關(guān)技術(shù)、質(zhì)量等部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估，綜合考慮供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務(wù)等因素，確定合格供應(yīng)商名單。合格供應(yīng)商名單需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會審議通過后，納入公司供應(yīng)商管理體系。2.供應(yīng)商評估與考核定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估周期為每季度一次?？己藘?nèi)容包括供應(yīng)產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。采購部門負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商考核相關(guān)數(shù)據(jù)，會同質(zhì)量、生產(chǎn)等部門進(jìn)行綜合評價，填寫供應(yīng)商考核表。根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對考核不合格的供應(yīng)商，及時發(fā)出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期召開供應(yīng)商會議，及時傳達(dá)公司需求和相關(guān)政策，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和市場動態(tài)。對于重要供應(yīng)商，可建立高層互訪機(jī)制，加強(qiáng)雙方合作與信任。積極協(xié)調(diào)解決與供應(yīng)商之間的糾紛和問題，維護(hù)良好的合作關(guān)系。四、采購流程管理1.采購申請各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫煤炭采購申請表，詳細(xì)注明煤炭品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時間等信息。采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如采購金額較大或涉及特殊采購項(xiàng)目，需報公司總經(jīng)理審批。3.采購實(shí)施采購部門依據(jù)審批后的采購申請表，在合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價。與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括煤炭品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。4.到貨驗(yàn)收煤炭到貨前，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量、生產(chǎn)等相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。到貨后，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報告。檢驗(yàn)合格的煤炭辦理入庫手續(xù)；檢驗(yàn)不合格的煤炭，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。5.付款結(jié)算采購部門根據(jù)采購合同和到貨驗(yàn)收情況，填寫付款申請單，附上發(fā)票、驗(yàn)收報告等相關(guān)憑證。付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)部門按照審批后的付款申請單進(jìn)行付款結(jié)算，確保資金支付的準(zhǔn)確性和及時性。五、采購合同管理1.合同簽訂采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，條款清晰、準(zhǔn)確、完整。采購合同簽訂前，必須由公司法律顧問對合同條款進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，合同原件由采購部門負(fù)責(zé)保管，同時將合同副本分送財(cái)務(wù)、質(zhì)量、生產(chǎn)等相關(guān)部門。2.合同執(zhí)行采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取措施糾正違約行為，并按照合同約定承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。在合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行或部分無法履行，采購部門應(yīng)及時通知對方，并按照法律法規(guī)和合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。3.合同變更與解除如因生產(chǎn)經(jīng)營需要或其他原因需變更采購合同條款，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補(bǔ)充文件，具有同等法律效力。在符合法律法規(guī)和合同約定的情況下，可解除采購合同。解除合同應(yīng)簽訂書面解除協(xié)議，并妥善處理相關(guān)善后事宜。4.合同檔案管理采購部門應(yīng)建立采購合同檔案，對合同的簽訂、執(zhí)行、變更、解除等全過程資料進(jìn)行整理歸檔。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、往來函件、驗(yàn)收報告、付款憑證等相關(guān)資料，確保檔案資料的完整性和可追溯性。六、采購風(fēng)險管理1.市場風(fēng)險密切關(guān)注煤炭市場動態(tài)，分析市場價格走勢、供需變化等因素，及時調(diào)整采購策略，降低市場價格波動對公司采購成本的影響。建立市場價格預(yù)警機(jī)制，設(shè)定價格波動閾值，當(dāng)市場價格波動超過閾值時，及時采取應(yīng)對措施，如調(diào)整采購計(jì)劃、與供應(yīng)商協(xié)商價格等。2.質(zhì)量風(fēng)險加強(qiáng)對采購煤炭質(zhì)量的檢驗(yàn)檢測，嚴(yán)格按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。對質(zhì)量不穩(wěn)定的供應(yīng)商，增加檢驗(yàn)頻次和力度。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和違約責(zé)任。如因供應(yīng)商提供的煤炭質(zhì)量問題給公司造成損失的，應(yīng)依法追究其責(zé)任。3.供應(yīng)商風(fēng)險定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。建立供應(yīng)商備用機(jī)制，在主要供應(yīng)商出現(xiàn)問題時，能夠及時切換到備用供應(yīng)商，確保煤炭供應(yīng)的連續(xù)性。4.法律風(fēng)險加強(qiáng)對采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購活動合法合規(guī)。在采購合同簽訂、執(zhí)行等過程中，嚴(yán)格按照法律法規(guī)要求辦理相關(guān)手續(xù)，避免因法律糾紛給公司造成損失。七、監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對煤炭采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。采購部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改落實(shí)，并將整改情況反饋給審計(jì)部門。2.投訴舉報建立煤炭采購?fù)对V舉報機(jī)制，設(shè)立專門的