徐匯區(qū)采購書架管理制度總則目的為規(guī)范徐匯區(qū)書架采購管理工作，確保書架采購過程的透明、公正、高效，滿足公司辦公及業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)書架的需求，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于徐匯區(qū)各部門書架采購相關(guān)活動(dòng)，包括采購申請(qǐng)、采購流程、驗(yàn)收、使用與維護(hù)等環(huán)節(jié)?；驹瓌t1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定開展書架采購工作。2.效益原則：在滿足需求的前提下，合理控制采購成本，追求性價(jià)比最優(yōu)。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購書架的質(zhì)量符合公司使用要求和標(biāo)準(zhǔn)。采購申請(qǐng)需求提出1.各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，明確書架的規(guī)格、數(shù)量、材質(zhì)等具體要求，填寫《書架采購申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說明申請(qǐng)理由、預(yù)計(jì)使用地點(diǎn)、所需書架的功能特點(diǎn)等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性，并簽字批準(zhǔn)。預(yù)算編制1.申請(qǐng)部門根據(jù)確定的書架需求，結(jié)合市場價(jià)格行情，編制采購預(yù)算。預(yù)算應(yīng)包括書架的采購費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用、安裝費(fèi)用等所有相關(guān)支出。2.預(yù)算需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和預(yù)算安排，對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行審批。審批流程1.《書架采購申請(qǐng)表》及預(yù)算經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審批通過后，提交至采購部門。2.采購部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行匯總整理，根據(jù)公司采購權(quán)限規(guī)定，報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額較小的，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；采購金額較大的，需報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。采購流程供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請(qǐng)，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商?？赏ㄟ^網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商名錄等方式獲取供應(yīng)商信息。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績情況、信譽(yù)等方面。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果等。3.邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)。采購部門向供應(yīng)商提供詳細(xì)的采購需求清單，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交報(bào)價(jià)單。報(bào)價(jià)單應(yīng)包括書架的單價(jià)、總價(jià)、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。4.對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和評(píng)估。綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、信譽(yù)、售后服務(wù)等因素，選擇至少三家供應(yīng)商作為候選對(duì)象。采購談判1.采購部門與候選供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。談判內(nèi)容包括價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)條款等。通過談判爭取更有利的采購條件。2.在談判過程中，采購人員應(yīng)做好記錄，記錄談判的主要內(nèi)容、達(dá)成的共識(shí)等。談判結(jié)束后，形成談判紀(jì)要，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。合同簽訂1.根據(jù)談判結(jié)果，確定最終供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括書架的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.采購合同經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司法務(wù)部門進(jìn)行合同審核。法務(wù)部門對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，確保合同符合法律法規(guī)及公司要求。審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。驗(yàn)收驗(yàn)收準(zhǔn)備1.采購部門在書架到貨前，通知使用部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。使用部門應(yīng)安排熟悉書架使用要求的人員參與驗(yàn)收。2.采購部門根據(jù)合同要求，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的文件和標(biāo)準(zhǔn)，如采購合同、產(chǎn)品規(guī)格說明書、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。到貨驗(yàn)收1.書架到貨時(shí)，采購部門、使用部門共同對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括書架的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀質(zhì)量等是否與合同一致。2.按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)書架進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢查書架的結(jié)構(gòu)是否牢固、表面是否平整光滑、涂層是否均勻無瑕疵等?？刹捎贸闃訖z驗(yàn)或全部檢驗(yàn)的方式進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收。3.對(duì)驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如數(shù)量短缺、質(zhì)量不合格等，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商限期解決。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行補(bǔ)貨、換貨或整改，直至驗(yàn)收合格。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告1.驗(yàn)收完成后，采購部門、使用部門共同填寫《書架驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。報(bào)告應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、書架規(guī)格數(shù)量、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容。2.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、使用部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后存檔。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)在報(bào)告中注明不合格原因及整改要求，并跟蹤整改情況。使用與維護(hù)使用管理1.各部門負(fù)責(zé)本部門所使用書架的日常管理。應(yīng)合理安排書架的使用，按照書架的設(shè)計(jì)用途放置圖書、文件等物品，不得超載使用。2.使用人員應(yīng)愛護(hù)書架，保持書架的清潔衛(wèi)生。不得在書架上亂涂亂畫、張貼廣告等。維護(hù)保養(yǎng)1.定期對(duì)書架進(jìn)行檢查和維護(hù)。檢查書架的連接部件是否松動(dòng)、結(jié)構(gòu)是否變形、表面涂層是否磨損等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行維修或更換部件。2.根據(jù)書架的材質(zhì)和使用環(huán)境，采取相應(yīng)的保養(yǎng)措施。如木質(zhì)書架應(yīng)定期擦拭保養(yǎng)，防止受潮變形；金屬書架應(yīng)做好防銹處理等。維修與更換1.當(dāng)書架出現(xiàn)故障或損壞時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)向采購部門報(bào)告。采購部門根據(jù)情況聯(lián)系供應(yīng)商或安排維修人員進(jìn)行維修。2.對(duì)于無法維修或維修成本過高的書架，經(jīng)相關(guān)部門評(píng)估后，可申請(qǐng)進(jìn)行更換。更換書架的流程參照采購申請(qǐng)和采購流程執(zhí)行。庫存管理庫存盤點(diǎn)1.定期對(duì)公司庫存書架進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每季度或每半年進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)工作由采購部門牽頭，組織使用部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員共同參與。盤點(diǎn)時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)書架的數(shù)量、規(guī)格、存放地點(diǎn)等信息，確保賬實(shí)相符。庫存調(diào)整1.根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，對(duì)庫存書架進(jìn)行調(diào)整。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。對(duì)于盤盈或盤虧的書架，應(yīng)填寫《庫存書架盤盈盤虧報(bào)告》，經(jīng)審批后進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。2.合理控制書架庫存水平，避免庫存積壓或缺貨情況的發(fā)生。根據(jù)各部門的需求預(yù)測和采購周期，制定合理的庫存計(jì)劃，確保書架供應(yīng)的及時(shí)性和穩(wěn)定性。監(jiān)督與考核監(jiān)督機(jī)制1.公司建立采購書架監(jiān)督機(jī)制，對(duì)采購過程、驗(yàn)收環(huán)節(jié)、使用維護(hù)等進(jìn)行全程監(jiān)督。采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)書架采購工作進(jìn)展情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督檢查。2.設(shè)立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)公司員工對(duì)書架采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為，將依法依規(guī)進(jìn)行嚴(yán)肅處理?？己宿k法1.制定書架采購工作考核辦法，對(duì)采購部門、使用部門及相關(guān)人員在書架采購管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核。考核指標(biāo)包括采購成本控制、采購質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.考核結(jié)果與部門及個(gè)人的績效掛鉤。對(duì)于在書架采購管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)