強化檔案內(nèi)管理制度總則目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理方面的相關(guān)活動。基本原則1.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由行政部負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀和利用等工作。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案信息的準確性和可靠性。3.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密，嚴格執(zhí)行檔案查閱、借閱審批制度。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、檢索和利用，為公司各項工作提供有效支持。檔案管理職責(zé)行政部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)收集、整理、保管公司各類檔案，包括文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等，并定期進行歸檔和更新。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，對檔案進行分類、編號、存儲和檢索，提高檔案管理的信息化水平。4.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案進行清理，并按照規(guī)定程序進行銷毀。5.組織開展檔案利用工作，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。6.負責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保存。7.定期對公司檔案管理工作進行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，不斷提高檔案管理水平。各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類，并定期移交行政部統(tǒng)一保管。2.按照檔案管理制度的要求，做好本部門日常工作中形成的各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的齊全完整。3.協(xié)助行政部做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供有關(guān)檔案利用的資料和信息。4.嚴格遵守檔案查閱、借閱等各項規(guī)定，做好本部門員工查閱、借閱檔案的登記和歸還工作。員工職責(zé)1.妥善保管在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求及時整理并移交本部門檔案管理人員。2.嚴格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，不得擅自查閱、借閱不屬于自己工作范圍內(nèi)的檔案。3.在檔案利用過程中，不得涂改、損壞、丟失檔案，如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。檔案的收集與整理收集范圍1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀要、合同協(xié)議、工作計劃與總結(jié)等。2.人事檔案：員工個人基本信息、履歷、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱證書、勞動合同、績效考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎懲情況等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料、財務(wù)管理制度等。4.業(yè)務(wù)檔案：市場調(diào)研報告、客戶資料、項目方案、招投標(biāo)文件、業(yè)務(wù)合同、產(chǎn)品資料等。5.其他檔案：公司證照、榮譽證書、工程圖紙、設(shè)備資料、宣傳資料等。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對于重要文件和資料，應(yīng)及時進行收集，并在文件形成后的[X]個工作日內(nèi)移交行政部。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自裁剪、涂改、偽造檔案內(nèi)容。4.如有電子文檔，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)。整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，具體分類如下：文書檔案：可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類等。人事檔案：按照員工類別進行分類，如管理人員檔案、技術(shù)人員檔案、普通員工檔案等。財務(wù)檔案：根據(jù)會計年度和檔案類型進行分類，如會計憑證檔案、賬簿檔案、報表檔案等。業(yè)務(wù)檔案：按照業(yè)務(wù)類型進行分類，如市場營銷檔案、項目管理檔案、客戶服務(wù)檔案等。其他檔案：根據(jù)檔案性質(zhì)進行分類，如證照檔案、榮譽檔案、設(shè)備檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。編號規(guī)則如下：一級編號：用大寫字母表示檔案類別，如“W”表示文書檔案，“R”表示人事檔案，“C”表示財務(wù)檔案，“Y”表示業(yè)務(wù)檔案，“Q”表示其他檔案。二級編號：用數(shù)字表示檔案的具體分類，如“W1”表示黨群工作類，“W2”表示行政管理類等。三級編號：用順序號表示每一份檔案，如“W1001”表示黨群工作類的第一份檔案。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于查閱和保管。裝訂時應(yīng)注意以下事項：去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。保持文件頁面的整齊，如有破損或褶皺應(yīng)進行修復(fù)。按照文件順序進行裝訂，頁碼應(yīng)連續(xù)、準確。檔案的保管保管期限1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司成立文件、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。2.定期保管：定期保管的檔案期限分為[X]年、[X]年和[X]年三種。具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。如一般性文件、業(yè)務(wù)資料等可保管[X]年；重要文件、合同等可保管[X]年；涉及公司核心機密的文件可保管[X]年。保管地點1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.建立檔案保管賬目，對檔案的入庫、出庫、保管情況進行詳細記錄，做到賬物相符。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全完整。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.行政部應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由行政部負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面鑒定，確定檔案的存毀。3.鑒定檔案時，應(yīng)充分征求檔案形成部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，確保鑒定結(jié)果的準確性和合理性。銷毀程序1.對已鑒定為失去保存價值的檔案，編制檔案銷毀清冊，詳細記錄檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)行政部負責(zé)人審核后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由行政部指定專人負責(zé)檔案銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并在檔案銷毀清冊上簽字確認。4.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存，以備查考。檔案的查閱與借閱查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交行政部審批。2.行政部對《檔案查閱申請表》進行審核，符合查閱條件的，辦理查閱登記手續(xù)，并安排專人陪同查閱。3.查閱檔案時，應(yīng)在行政部指定的查閱地點進行，不得將檔案帶出查閱場所。查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案內(nèi)容。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還行政部，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人和行政部負責(zé)人簽字同意后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.行政部對《檔案借閱申請表》進行審核，符合借閱條件的，辦理借閱登記手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并明確借閱期限。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍。如因工作需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向行政部申請辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如需繼續(xù)使用，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并按照公司規(guī)定進行賠償。檔案信息化管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理。檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、檢索、統(tǒng)計、借閱審批等功能，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。2.檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行有效集成，實現(xiàn)信息資源的共享和協(xié)同辦公。數(shù)據(jù)錄入1.行政部負責(zé)將檔案信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，確保錄入數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.在錄入檔案信息時，應(yīng)按照檔案編號規(guī)則進行編號，并建立相應(yīng)的電子目錄，便于查詢和檢索。3.對已有的紙質(zhì)檔案，應(yīng)逐步進行數(shù)字化處理，掃描成電子文件后錄入檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步管理。系統(tǒng)維護1.定期對檔案信息管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的正常運行。2.對