大公司辦公用品管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等行為，合理控制辦公用品費(fèi)用，提高辦公用品使用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)全體員工。3.管理原則按需配置原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理配置辦公用品，避免浪費(fèi)。勤儉節(jié)約原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用辦公用品，降低辦公成本。規(guī)范管理原則：明確各環(huán)節(jié)管理職責(zé)，規(guī)范辦公用品管理流程。二、職責(zé)分工1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定辦公用品管理制度并監(jiān)督執(zhí)行。匯總各部門(mén)辦公用品需求計(jì)劃，統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)。負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、發(fā)放及庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)等工作。定期對(duì)辦公用品使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提出改進(jìn)建議。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公用品需求的統(tǒng)計(jì)和申報(bào)。負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公用品的領(lǐng)用、使用及保管，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)。配合行政部門(mén)做好辦公用品的管理工作，接受行政部門(mén)的監(jiān)督檢查。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核辦公用品采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，確保費(fèi)用支出合規(guī)。協(xié)助行政部門(mén)做好辦公用品成本核算與控制工作。三、辦公用品分類(lèi)及標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具類(lèi)書(shū)寫(xiě)工具：如中性筆、圓珠筆、鋼筆、鉛筆等，根據(jù)工作需要按需配置，每人每月領(lǐng)用數(shù)量根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定上限。紙張類(lèi)：打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。打印紙和復(fù)印紙根據(jù)業(yè)務(wù)量合理發(fā)放，便簽紙和筆記本每人每月領(lǐng)用數(shù)量有限制。文件夾、檔案袋類(lèi)：用于文件分類(lèi)整理和存放，根據(jù)工作需求定期發(fā)放。裝訂用品：訂書(shū)機(jī)、訂書(shū)釘、膠水、回形針、橡皮筋等，按需領(lǐng)用。2.辦公設(shè)備類(lèi)電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等：根據(jù)崗位工作需要進(jìn)行配置，由行政部門(mén)統(tǒng)一登記管理，定期維護(hù)保養(yǎng)。辦公桌椅：根據(jù)員工崗位性質(zhì)和辦公空間合理配備，定期檢查使用狀況。3.辦公耗材類(lèi)硒鼓、墨盒、色帶等：根據(jù)打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的使用頻率和打印量進(jìn)行定期更換，由行政部門(mén)統(tǒng)一采購(gòu)和管理。打印紙、復(fù)印紙等紙張耗材：按照庫(kù)存情況和使用需求及時(shí)補(bǔ)充。4.其他辦公用品類(lèi)計(jì)算器、剪刀、膠水、膠帶等：根據(jù)工作需要在各部門(mén)間調(diào)配使用或按需領(lǐng)用。綠植：為營(yíng)造良好辦公環(huán)境，在公共區(qū)域適量擺放綠植，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)定期養(yǎng)護(hù)。四、辦公用品采購(gòu)管理1.需求計(jì)劃申報(bào)各部門(mén)應(yīng)于每月[具體日期]前，將本部門(mén)次月辦公用品需求計(jì)劃填寫(xiě)完整并提交至行政部門(mén)。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。行政部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的需求計(jì)劃進(jìn)行匯總整理，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行綜合分析，形成公司辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)審批辦公用品采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)組織采購(gòu)。對(duì)于金額較大（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定）的辦公用品采購(gòu)項(xiàng)目，需按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)或詢(xún)價(jià)采購(gòu)，并履行相應(yīng)的審批程序。3.采購(gòu)實(shí)施行政部門(mén)根據(jù)審批后的采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)充分比較各供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素，確保采購(gòu)的辦公用品符合公司要求且性?xún)r(jià)比合理。采購(gòu)人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同或協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。對(duì)于緊急需求的辦公用品，行政部門(mén)可在確保質(zhì)量和價(jià)格合理的前提下，進(jìn)行臨時(shí)采購(gòu)，但事后需補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。五、辦公用品驗(yàn)收與入庫(kù)管理1.驗(yàn)收辦公用品到貨后，行政部門(mén)采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同或訂單，對(duì)辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。對(duì)于重要辦公用品或批量采購(gòu)的辦公用品，可邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員或使用部門(mén)人員共同參與驗(yàn)收，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。驗(yàn)收合格的辦公用品，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨單或驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的辦公用品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。2.入庫(kù)倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果，對(duì)合格的辦公用品進(jìn)行入庫(kù)登記。入庫(kù)登記應(yīng)詳細(xì)記錄辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)日期、供應(yīng)商等信息，并建立庫(kù)存臺(tái)賬。辦公用品應(yīng)按照類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類(lèi)存放，做到擺放整齊、標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，確保辦公用品不受潮、變質(zhì)或損壞。六、辦公用品發(fā)放管理1.發(fā)放原則按需發(fā)放原則：根據(jù)員工實(shí)際工作需要，發(fā)放相應(yīng)的辦公用品。定量控制原則：對(duì)部分辦公用品設(shè)定每人每月或每季度的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，避免浪費(fèi)。以舊換新原則：對(duì)于部分可重復(fù)使用的辦公用品，如中性筆、筆記本等，實(shí)行以舊換新制度。2.發(fā)放流程員工需填寫(xiě)辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明所需辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批。員工持審批后的領(lǐng)用申請(qǐng)表到行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取辦公用品。倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并在庫(kù)存臺(tái)賬上進(jìn)行記錄，同時(shí)更新員工個(gè)人辦公用品領(lǐng)用記錄。對(duì)于實(shí)行以舊換新的辦公用品，員工應(yīng)將舊品交回倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)管理人員核實(shí)后予以發(fā)放新品。七、辦公用品使用與保管管理1.使用管理員工應(yīng)妥善使用辦公用品，愛(ài)護(hù)辦公設(shè)備和設(shè)施，不得隨意丟棄或損壞。在使用辦公設(shè)備時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)維修人員進(jìn)行維修，不得擅自拆卸或維修。節(jié)約使用辦公用品，如雙面打印、復(fù)印，合理使用紙張、墨水、toner等耗材，減少浪費(fèi)。2.保管管理各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公用品的保管工作，確保辦公用品存放有序、安全完好。員工個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品，由員工自行保管，如有丟失或損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。行政部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)辦公用品保管情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。八、辦公用品庫(kù)存管理1.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)周期為每月一次，盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成盤(pán)點(diǎn)報(bào)告。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整和處理。屬于正常損耗的，應(yīng)按照規(guī)定程序核銷(xiāo)；屬于人為原因造成損失的，應(yīng)由責(zé)任人照價(jià)賠償。2.庫(kù)存預(yù)警行政部門(mén)根據(jù)辦公用品的使用頻率、采購(gòu)周期等因素，設(shè)定庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)人員進(jìn)行補(bǔ)貨。對(duì)于長(zhǎng)期積壓或不再使用的辦公用品，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)清理，可采取調(diào)劑、捐贈(zèng)、報(bào)廢等方式進(jìn)行處理。九、辦公用品費(fèi)用管理1.費(fèi)用預(yù)算財(cái)務(wù)部門(mén)會(huì)同行政部門(mén)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和辦公用品使用情況，編制年度辦公用品費(fèi)用預(yù)算。辦公用品費(fèi)用預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)和控制指標(biāo)。辦公用品費(fèi)用預(yù)算經(jīng)公司審批后，作為年度費(fèi)用控制的依據(jù)，各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)辦公用品采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，采購(gòu)人員應(yīng)提供合法有效的發(fā)票、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、入庫(kù)單等憑證，并按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)制度進(jìn)行審批報(bào)銷(xiāo)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格審核辦公用品費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)憑證，確保費(fèi)用支出真實(shí)、合理、合規(guī)。對(duì)于不符合報(bào)銷(xiāo)規(guī)定的費(fèi)用，不予報(bào)銷(xiāo)。3.費(fèi)用分析與控制財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)辦公用品費(fèi)用進(jìn)行分析，對(duì)比預(yù)算執(zhí)行情況，查找費(fèi)用變動(dòng)原因，提出費(fèi)用控制建議。行政部門(mén)根據(jù)費(fèi)用分析結(jié)果，采取有效措施加強(qiáng)辦公用品管理，如優(yōu)化采購(gòu)渠道、降低采購(gòu)成本、加強(qiáng)使用監(jiān)督等，確保辦公用品費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。十、違規(guī)處理1.員工如有違反本制度規(guī)定，浪費(fèi)辦公用品、違規(guī)領(lǐng)用或損壞辦公用品等行為，行政部門(mén)將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理。2.對(duì)于因故意或重大過(guò)失導(dǎo)致公司