中藥房公司采購管理制度總則目的為加強本中藥房公司采購工作的管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動的高效、有序進行，保障公司運營所需中藥及相關(guān)物資的及時供應(yīng)，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司中藥房所有采購活動，包括中藥材、中藥飲片、中成藥、藥用輔料、包裝材料以及與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的服務(wù)等?；驹瓌t1.質(zhì)量第一原則：確保所采購的中藥及物資符合國家藥品標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范及公司質(zhì)量要求，保障用藥安全有效。2.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，依法簽訂采購合同。3.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，降低采購費用，提高采購效益。4.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭的公正性。采購組織與職責(zé)采購部門1.采購部職責(zé)負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行公司采購計劃，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，合理安排采購品種、數(shù)量和時間。收集、整理、分析市場供應(yīng)商信息，建立和維護供應(yīng)商檔案，評估供應(yīng)商的供貨能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等，選擇合格供應(yīng)商。組織采購談判，簽訂采購合同，跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。負(fù)責(zé)采購訂單的下達、跟進和驗收，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量到位。定期分析采購數(shù)據(jù)，評估采購績效，提出改進措施和建議。2.采購人員崗位職責(zé)采購主管：全面負(fù)責(zé)采購部的日常管理工作，制定采購工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。審核采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。協(xié)調(diào)采購部門與其他部門的工作關(guān)系，解決采購過程中的重大問題。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作進展情況，提供采購數(shù)據(jù)分析和決策支持。采購專員：根據(jù)采購計劃，負(fù)責(zé)具體采購任務(wù)的執(zhí)行，包括供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)、詢價、比價、議價等。收集市場信息，關(guān)注行業(yè)動態(tài)，為采購決策提供參考。協(xié)助采購主管進行采購合同的簽訂和管理，跟進合同執(zhí)行情況，及時反饋問題。負(fù)責(zé)采購物資的到貨驗收、入庫手續(xù)辦理等工作。質(zhì)量管理部門1.質(zhì)管部職責(zé)制定和完善公司采購物資質(zhì)量管理制度，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收流程。參與供應(yīng)商的質(zhì)量評估和審核，對采購物資進行質(zhì)量抽檢和檢驗，確保所采購物資符合質(zhì)量要求。負(fù)責(zé)不合格采購物資的評審和處置，監(jiān)督整改措施的執(zhí)行情況。收集、分析和反饋采購物資質(zhì)量信息，提出質(zhì)量改進建議。2.質(zhì)量管理人員崗位職責(zé)質(zhì)管主管：負(fù)責(zé)質(zhì)量管理部門的日常管理工作，組織制定和修訂質(zhì)量管理制度。審核質(zhì)量檢驗報告，對重大質(zhì)量問題進行決策和處理。與采購部門溝通協(xié)調(diào)，確保采購物資質(zhì)量管理工作的有效開展。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報質(zhì)量管理工作情況。質(zhì)量檢驗員：按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗操作規(guī)程，對采購物資進行檢驗和驗收。做好檢驗記錄，出具檢驗報告，對檢驗結(jié)果負(fù)責(zé)。對不合格物資進行標(biāo)識和隔離，協(xié)助處理不合格品。財務(wù)部門1.財務(wù)部職責(zé)負(fù)責(zé)制定采購資金預(yù)算和使用計劃，合理安排采購資金。審核采購合同中的付款條款，確保付款安排符合公司財務(wù)規(guī)定和資金狀況。辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。監(jiān)督采購資金的使用情況，防范財務(wù)風(fēng)險。2.財務(wù)人員崗位職責(zé)財務(wù)主管：負(fù)責(zé)財務(wù)部門的整體管理工作，審核采購資金預(yù)算和財務(wù)核算方案。參與重大采購項目的財務(wù)決策，評估采購活動的財務(wù)風(fēng)險。協(xié)調(diào)財務(wù)部門與采購部門的工作關(guān)系，確保財務(wù)工作與采購業(yè)務(wù)的有效銜接。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報財務(wù)工作情況。采購核算會計：對采購業(yè)務(wù)進行賬務(wù)處理，準(zhǔn)確記錄采購成本、應(yīng)付賬款等財務(wù)信息。核對采購發(fā)票與合同、驗收單等相關(guān)憑證，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。定期與采購部門核對賬目，及時發(fā)現(xiàn)和解決財務(wù)差異問題。采購流程采購需求計劃1.需求提出各部門（如中藥房、制劑室等）根據(jù)業(yè)務(wù)經(jīng)營和庫存情況，每月末填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)注明所需中藥及物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等信息，并提交至采購部。2.需求匯總與審核采購部收到各部門的《采購需求申請表》后，進行匯總整理。采購主管對需求的合理性、必要性進行審核，結(jié)合庫存狀況，確定最終采購需求計劃。對于緊急采購需求，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，優(yōu)先安排采購。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購人員通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行初步調(diào)查，了解其生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)能力、價格水平、售后服務(wù)等情況。對于符合基本條件的供應(yīng)商，填寫《供應(yīng)商信息登記表》，建立供應(yīng)商檔案。2.供應(yīng)商評估采購部定期（每年至少一次）組織對供應(yīng)商進行評估。評估內(nèi)容包括質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格競爭力、交貨期、售后服務(wù)等方面。評估方式可采用實地考察、樣品檢驗、數(shù)據(jù)分析、供應(yīng)商自評、客戶反饋等多種形式。根據(jù)評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為A、B、C三類。A類供應(yīng)商：產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定可靠，生產(chǎn)能力強，價格合理，交貨及時，售后服務(wù)良好，合作記錄優(yōu)秀。B類供應(yīng)商：產(chǎn)品質(zhì)量較好，生產(chǎn)能力較強，價格適中，交貨基本及時，售后服務(wù)較好，合作記錄良好。C類供應(yīng)商：產(chǎn)品質(zhì)量一般，生產(chǎn)能力較弱，價格偏高，交貨時有延遲，售后服務(wù)一般，合作記錄有待改進。3.供應(yīng)商選擇采購項目實施前，采購人員應(yīng)根據(jù)采購需求和供應(yīng)商評估情況，從合格供應(yīng)商名單中選擇至少三家供應(yīng)商進行詢價。對于重要物資或金額較大的采購項目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等方式確定供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保選擇最優(yōu)供應(yīng)商。采購人員填寫《供應(yīng)商選擇審批表》，詳細(xì)說明選擇理由和推薦供應(yīng)商，經(jīng)采購主管審核后報上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.供應(yīng)商管理采購部與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。定期對供應(yīng)商進行跟蹤評估，收集供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面的反饋信息。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行動態(tài)管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定的獎勵和優(yōu)先合作機會，對于不符合要求的供應(yīng)商進行警告、整改直至淘汰。采購執(zhí)行1.采購訂單下達采購人員根據(jù)審批后的采購需求計劃和選定的供應(yīng)商，向供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等詳細(xì)信息。采購訂單下達后，采購人員應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量生產(chǎn)和交付貨物。2.采購合同簽訂采購訂單下達后，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)符合《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同簽訂前，采購人員應(yīng)將合同草本提交法務(wù)部門和財務(wù)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)、風(fēng)險可控、付款安排合理。審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂正式合同。到貨驗收1.驗收準(zhǔn)備采購物資到貨前，采購人員應(yīng)及時通知質(zhì)管部和倉庫做好驗收準(zhǔn)備工作。質(zhì)管部安排質(zhì)量檢驗員，倉庫安排驗收人員，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.驗收實施采購物資到貨時，驗收人員首先核對送貨單與采購訂單是否一致，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。然后對物資的外觀、包裝、標(biāo)識等進行檢查，同時根據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對物資進行質(zhì)量檢驗。對于中藥材、中藥飲片等，應(yīng)按照《中國藥典》及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行檢驗，包括性狀鑒別、純度檢查、有效成分測定等。驗收合格的物資，驗收人員在送貨單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，質(zhì)管部應(yīng)出具不合格報告，采購人員負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)商退貨、換貨或補貨等事宜。付款管理1.付款申請采購物資驗收合格并辦理入庫手續(xù)后，采購人員應(yīng)及時收集相關(guān)憑證，如發(fā)票、入庫單、驗收報告等，填寫《付款申請單》，注明采購合同編號、物資名稱、數(shù)量、金額、付款方式等信息，并提交至財務(wù)部門。2.付款審核財務(wù)部門收到《付款申請單》后，對付款申請進行審核。審核內(nèi)容包括采購合同條款、發(fā)票真實性與合規(guī)性、驗收情況、資金預(yù)算等。審核無誤后，財務(wù)主管簽字批準(zhǔn)付款申請。3.付款執(zhí)行財務(wù)部門根據(jù)批準(zhǔn)的付款申請，按照合同約定的付款方式和時間，辦理采購款項的支付手續(xù)。對于采用銀行轉(zhuǎn)賬支付的，應(yīng)確保付款信息準(zhǔn)確無誤；對于采用支票支付的，應(yīng)嚴(yán)格按照支票管理規(guī)定進行操作。采購風(fēng)險管理市場風(fēng)險1.價格波動風(fēng)險建立市場價格監(jiān)測機制，采購人員定期收集市場價格信息，分析價格走勢，及時掌握中藥及相關(guān)物資價格波動情況。對于價格波動較大的物資，在采購決策時可采用套期保值、簽訂長期合同、分批采購等方式，降低價格波動風(fēng)險。加強與供應(yīng)商的溝通與協(xié)商，爭取合理的價格調(diào)整條款，以應(yīng)對市場價格變化。2.供應(yīng)短缺風(fēng)險與主要供應(yīng)商建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，簽訂長期合作協(xié)議，確保關(guān)鍵物資的穩(wěn)定供應(yīng)。拓展供應(yīng)商渠道，增加供應(yīng)商選擇范圍，降低對單一供應(yīng)商的依賴。建立物資儲備預(yù)警機制，根據(jù)市場供需情況和公司業(yè)務(wù)需求，合理確定物資儲備量，防止因供應(yīng)短缺影響公司正常運營。質(zhì)量風(fēng)險1.供應(yīng)商質(zhì)量風(fēng)險嚴(yán)格供應(yīng)商選擇和評估程序，定期對供應(yīng)商進行質(zhì)量管理體系審核，確保供應(yīng)商具備穩(wěn)定生產(chǎn)合格產(chǎn)品的能力。在采購合同中明確質(zhì)量條款和違約責(zé)任，加大對供應(yīng)商質(zhì)量違約的處罰力度。加強對采購物資的質(zhì)量檢驗和抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時與供應(yīng)商溝通解決，必要時采取退貨、換貨等措施，防止不合格物資流入公司。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)變化風(fēng)險關(guān)注國家藥品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范的更新變化，及時調(diào)整公司采購物資的質(zhì)量要求。加強與質(zhì)量監(jiān)管部門、行業(yè)協(xié)會等的溝通與交流，獲取最新質(zhì)量信息和政策動態(tài)，確保公司采購工作符合質(zhì)量要求。合同風(fēng)險1.合同條款風(fēng)險采購合同簽訂前，由法務(wù)部門對合同條款進行嚴(yán)格審核，確保合同條款合法合規(guī)、權(quán)利義務(wù)明確、風(fēng)險可控。加強對采購人員的合同管理培訓(xùn)，提高合同風(fēng)險意識，避免因合同條款不完善而引發(fā)糾紛。在合同履行過程中，嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時與對方協(xié)商解決，并做好記錄。2.合同變更與終止風(fēng)險如需變更采購合同，應(yīng)按照合同約定的程序進行協(xié)商和審批，確保變更后的合同條款合法有效，雙方權(quán)益得到保障。在合同終止時，應(yīng)按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)的要求，妥善處理合同終止事宜，如清理物資、結(jié)算款項、解除合同關(guān)系等，防止出現(xiàn)糾紛。采購績效評估評估指標(biāo)1.采購成本實際采購價格與預(yù)算價格的差異率，計算公式為：（實際采購價格預(yù)算價格）/預(yù)算價格×100%。采購費用率，計算公式為：采購費用/采購總額×100%，采購費用包括運輸費、裝卸費、保險費、差旅費等。2.采購質(zhì)量采購物資檢驗合格率，計算公式為：合格物資數(shù)量/采購物資總數(shù)量×100%。因采購質(zhì)量問題導(dǎo)致的退貨、換貨次數(shù)。3.采購效率采購訂單處理及時率，計算公式為：按時處理的采購訂單數(shù)量/采購訂單總數(shù)量×100%。采購物資到貨及時率，計算公式為：按時到貨的采購物資數(shù)量/采購物資總數(shù)量×100%。4.供應(yīng)商管理供應(yīng)商投訴率，計算公式為：供應(yīng)商投訴次數(shù)/采購交易總次數(shù)×100%。新供應(yīng)商開發(fā)成功率，計算公式為：新開發(fā)并通過評估的供應(yīng)商數(shù)量/新開發(fā)供應(yīng)商總數(shù)×100%。評估方法1.定期評估采購部每月對采購績效進行一次自評，填寫《采購績效評估表》，對各項評估指標(biāo)進行統(tǒng)計分析，查找存在的問題和不足。每季度末，采購部將采購績效評估報告提交至上級領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，接受公司內(nèi)部的評估和審核。2.年度評估每年末，公司組織對采購部進行年度采購績效評估。評估方式包括采購部自評、相關(guān)部門互評、上級領(lǐng)導(dǎo)評價等。綜合各方評價結(jié)果，確定采購部年度采購績效評估等級，并進行表彰和獎勵。評估結(jié)果應(yīng)用1.績效改進根據(jù)采購績效評估結(jié)果，采購部針對存