會(huì)議活動(dòng)紀(jì)律管理制度一、總則（一）目的為進(jìn)一步規(guī)范公司會(huì)議活動(dòng)管理，嚴(yán)肅會(huì)議活動(dòng)紀(jì)律，確保會(huì)議活動(dòng)的高效、有序進(jìn)行，提高工作效率和決策質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織召開的各類會(huì)議、培訓(xùn)、講座、商務(wù)活動(dòng)、慶典活動(dòng)等。（三）基本原則1.遵守法規(guī)原則：會(huì)議活動(dòng)的組織與實(shí)施應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.高效務(wù)實(shí)原則：注重會(huì)議活動(dòng)的實(shí)際效果，精簡會(huì)議活動(dòng)流程，提高工作效率，解決實(shí)際問題。3.規(guī)范有序原則：明確會(huì)議活動(dòng)各環(huán)節(jié)的職責(zé)和要求，確保會(huì)議活動(dòng)組織有序、流程規(guī)范。4.嚴(yán)肅紀(jì)律原則：參會(huì)人員必須嚴(yán)格遵守會(huì)議活動(dòng)紀(jì)律，維護(hù)良好的會(huì)議活動(dòng)秩序。二、會(huì)議活動(dòng)組織管理（一）會(huì)議活動(dòng)申請(qǐng)1.申請(qǐng)流程各部門如需組織會(huì)議活動(dòng)，應(yīng)提前填寫《會(huì)議活動(dòng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明會(huì)議活動(dòng)的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍、議程安排、預(yù)計(jì)費(fèi)用等內(nèi)容。將申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審批，并簽署意見。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，申請(qǐng)表提交至行政部門備案。行政部門根據(jù)公司整體工作安排和資源情況，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。2.申請(qǐng)時(shí)間一般性會(huì)議活動(dòng)應(yīng)提前[X]個(gè)工作日提交申請(qǐng)；重要會(huì)議活動(dòng)、跨部門會(huì)議活動(dòng)應(yīng)提前[X]個(gè)工作日提交申請(qǐng)；涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)的會(huì)議活動(dòng)應(yīng)提前[X]個(gè)工作日提交申請(qǐng)。（二）會(huì)議活動(dòng)籌備1.組織分工行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議活動(dòng)的整體組織協(xié)調(diào)工作，包括場地安排、設(shè)備調(diào)試、資料準(zhǔn)備、餐飲安排等。會(huì)議活動(dòng)主辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議活動(dòng)的內(nèi)容策劃、議程制定、參會(huì)人員通知、會(huì)議記錄等工作。其他相關(guān)部門根據(jù)會(huì)議活動(dòng)的需要，配合做好相關(guān)工作。2.場地布置根據(jù)會(huì)議活動(dòng)的規(guī)模、形式和主題，合理選擇會(huì)議活動(dòng)場地。場地應(yīng)滿足通風(fēng)、采光、音響、投影等基本設(shè)施要求，確保會(huì)議活動(dòng)的順利進(jìn)行。按照會(huì)議活動(dòng)的議程和功能需求，進(jìn)行場地布置。布置應(yīng)簡潔大方、整齊有序，體現(xiàn)公司形象和會(huì)議活動(dòng)主題。3.資料準(zhǔn)備會(huì)議活動(dòng)主辦部門應(yīng)提前準(zhǔn)備好會(huì)議活動(dòng)所需的資料，如會(huì)議議程、會(huì)議材料、演示文稿、培訓(xùn)教材等。資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、排版整齊。行政部門負(fù)責(zé)將會(huì)議活動(dòng)資料在會(huì)議活動(dòng)前發(fā)放至參會(huì)人員手中，確保參會(huì)人員提前了解會(huì)議活動(dòng)內(nèi)容。（三）會(huì)議活動(dòng)通知1.通知方式根據(jù)會(huì)議活動(dòng)的性質(zhì)和參會(huì)人員范圍，選擇合適的通知方式。通知方式包括郵件通知、短信通知、內(nèi)部辦公系統(tǒng)通知、電話通知等。重要會(huì)議活動(dòng)應(yīng)同時(shí)采用多種通知方式，確保參會(huì)人員及時(shí)收到通知。2.通知內(nèi)容會(huì)議活動(dòng)通知應(yīng)包括會(huì)議活動(dòng)的主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍、議程安排、注意事項(xiàng)等內(nèi)容。通知應(yīng)簡潔明了、準(zhǔn)確無誤，避免產(chǎn)生歧義。對(duì)于需要提前準(zhǔn)備資料或發(fā)言的會(huì)議活動(dòng)，應(yīng)在通知中明確要求。（四）會(huì)議活動(dòng)預(yù)算1.預(yù)算編制會(huì)議活動(dòng)主辦部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議活動(dòng)的規(guī)模、形式和內(nèi)容，編制會(huì)議活動(dòng)預(yù)算。預(yù)算應(yīng)包括場地租賃、設(shè)備租賃、資料印刷、餐飲、交通、禮品等各項(xiàng)費(fèi)用。預(yù)算編制應(yīng)遵循合理、節(jié)約的原則，嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。2.預(yù)算審批會(huì)議活動(dòng)預(yù)算經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對(duì)預(yù)算進(jìn)行審核，并提出審核意見。經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過的預(yù)算，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)會(huì)議活動(dòng)的重要性和必要性，對(duì)預(yù)算進(jìn)行審批。（五）會(huì)議活動(dòng)變更1.變更申請(qǐng)如因特殊原因需要變更會(huì)議活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員范圍等內(nèi)容，會(huì)議活動(dòng)主辦部門應(yīng)提前填寫《會(huì)議活動(dòng)變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明變更的原因和內(nèi)容。將申請(qǐng)表提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況進(jìn)行審批，并簽署意見。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，申請(qǐng)表提交至行政部門備案。行政部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和參會(huì)人員會(huì)議活動(dòng)變更的情況。2.變更通知行政部門負(fù)責(zé)將會(huì)議活動(dòng)變更的通知及時(shí)傳達(dá)給所有參會(huì)人員。通知應(yīng)采用與原通知相同的方式，確保參會(huì)人員準(zhǔn)確收到變更信息。對(duì)于因會(huì)議活動(dòng)變更給參會(huì)人員帶來的不便，應(yīng)表示歉意，并說明后續(xù)的安排。三、會(huì)議活動(dòng)紀(jì)律要求（一）參會(huì)人員紀(jì)律1.按時(shí)參會(huì)參會(huì)人員應(yīng)提前[X]分鐘到達(dá)會(huì)議活動(dòng)現(xiàn)場，按照指定位置就座。不得遲到、早退。如因特殊原因不能按時(shí)參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議活動(dòng)主辦部門請(qǐng)假，并說明原因。未經(jīng)批準(zhǔn)不得缺席會(huì)議活動(dòng)。2.遵守秩序參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議活動(dòng)現(xiàn)場秩序，保持安靜，不得隨意走動(dòng)、交頭接耳、接聽電話等。會(huì)議活動(dòng)期間，應(yīng)將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，如有緊急情況需要接聽電話，應(yīng)到會(huì)議活動(dòng)現(xiàn)場外進(jìn)行。3.認(rèn)真聽講參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真聽取會(huì)議活動(dòng)內(nèi)容，做好會(huì)議記錄。不得在會(huì)議活動(dòng)期間做與會(huì)議活動(dòng)無關(guān)的事情，如閱讀報(bào)紙、雜志、玩手機(jī)游戲等。對(duì)于會(huì)議活動(dòng)中的討論環(huán)節(jié)，應(yīng)積極發(fā)言，表達(dá)自己的觀點(diǎn)和意見，但不得打斷他人發(fā)言，不得進(jìn)行人身攻擊或惡意詆毀。4.尊重他人參會(huì)人員應(yīng)尊重會(huì)議活動(dòng)的組織者、主持人和其他參會(huì)人員，不得對(duì)他人進(jìn)行不禮貌、不尊重的言行。會(huì)議活動(dòng)期間，應(yīng)注意個(gè)人言行舉止，保持良好的形象和素質(zhì)。（二）會(huì)議活動(dòng)工作人員紀(jì)律1.提前準(zhǔn)備會(huì)議活動(dòng)工作人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)議活動(dòng)現(xiàn)場，做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，如場地布置、設(shè)備調(diào)試、資料發(fā)放等。確保會(huì)議活動(dòng)所需的設(shè)備、資料、餐飲等物資準(zhǔn)備齊全，無遺漏。2.認(rèn)真負(fù)責(zé)會(huì)議活動(dòng)工作人員應(yīng)認(rèn)真履行工作職責(zé)，按照會(huì)議活動(dòng)的安排和要求，做好各項(xiàng)服務(wù)工作。對(duì)于會(huì)議活動(dòng)中的突發(fā)情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，確保會(huì)議活動(dòng)的順利進(jìn)行。3.遵守紀(jì)律會(huì)議活動(dòng)工作人員應(yīng)遵守會(huì)議活動(dòng)紀(jì)律，不得在會(huì)議活動(dòng)期間擅自離崗、串崗、聊天等。嚴(yán)格保守會(huì)議活動(dòng)中的機(jī)密信息，不得泄露給無關(guān)人員。（三）會(huì)議活動(dòng)保密紀(jì)律1.保密范圍會(huì)議活動(dòng)中涉及的公司機(jī)密信息、商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、人事信息等均屬于保密范圍。參會(huì)人員和會(huì)議活動(dòng)工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露任何保密信息。2.保密措施會(huì)議活動(dòng)主辦部門應(yīng)采取必要的保密措施，如對(duì)會(huì)議活動(dòng)資料進(jìn)行加密處理、限制會(huì)議活動(dòng)場地的訪問權(quán)限等。參會(huì)人員和會(huì)議活動(dòng)工作人員應(yīng)妥善保管會(huì)議活動(dòng)資料，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。3.責(zé)任追究如發(fā)現(xiàn)參會(huì)人員或會(huì)議活動(dòng)工作人員違反保密紀(jì)律，泄露保密信息，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至追究法律責(zé)任。四、會(huì)議活動(dòng)記錄與紀(jì)要（一）會(huì)議活動(dòng)記錄1.記錄人員會(huì)議活動(dòng)主辦部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議活動(dòng)記錄。記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和溝通能力。2.記錄內(nèi)容會(huì)議活動(dòng)記錄應(yīng)包括會(huì)議活動(dòng)的基本信息，如會(huì)議活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員范圍等；會(huì)議活動(dòng)的議程安排；會(huì)議活動(dòng)中的發(fā)言內(nèi)容、討論情況、決議事項(xiàng)等。記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整、客觀，不得遺漏重要信息。3.記錄方式會(huì)議活動(dòng)記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式。紙質(zhì)記錄應(yīng)使用專用的會(huì)議記錄簿，記錄清晰、工整；電子記錄應(yīng)使用公司統(tǒng)一的辦公軟件，保存格式規(guī)范。（二）會(huì)議活動(dòng)紀(jì)要1.紀(jì)要撰寫會(huì)議活動(dòng)結(jié)束后，會(huì)議活動(dòng)主辦部門應(yīng)及時(shí)撰寫會(huì)議活動(dòng)紀(jì)要。紀(jì)要應(yīng)根據(jù)會(huì)議活動(dòng)記錄的內(nèi)容，對(duì)會(huì)議活動(dòng)的主要內(nèi)容、討論情況、決議事項(xiàng)等進(jìn)行總結(jié)和提煉。紀(jì)要應(yīng)語言簡潔、邏輯清晰、重點(diǎn)突出，能夠準(zhǔn)確反映會(huì)議活動(dòng)的核心內(nèi)容和精神。2.紀(jì)要審核會(huì)議活動(dòng)紀(jì)要撰寫完成后，應(yīng)提交至?xí)h活動(dòng)主辦部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核紀(jì)要內(nèi)容，確保紀(jì)要準(zhǔn)確無誤、符合會(huì)議活動(dòng)實(shí)際情況。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過的紀(jì)要，提交至行政部門備案。行政部門應(yīng)將紀(jì)要及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門和參會(huì)人員，以便查閱和執(zhí)行。五、會(huì)議活動(dòng)監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.監(jiān)督主體公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議活動(dòng)的組織實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。行政部門應(yīng)定期或不定期對(duì)會(huì)議活動(dòng)進(jìn)行抽查，確保會(huì)議活動(dòng)的組織管理工作規(guī)范有序。會(huì)議活動(dòng)主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)本部門組織的會(huì)議活動(dòng)進(jìn)行自我監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.檢查內(nèi)容監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括會(huì)議活動(dòng)的組織管理情況、紀(jì)律執(zhí)行情況、會(huì)議活動(dòng)記錄與紀(jì)要情況等。檢查會(huì)議活動(dòng)是否按照申請(qǐng)內(nèi)容組織實(shí)施，是否存在擅自變更會(huì)議活動(dòng)內(nèi)容的情況；檢查參會(huì)人員是否遵守會(huì)議活動(dòng)紀(jì)律，是否存在遲到、早退、缺席等現(xiàn)象；檢查會(huì)議活動(dòng)記錄與紀(jì)要是否準(zhǔn)確、完整、及時(shí)等。（二）考核評(píng)價(jià)1.考核對(duì)象會(huì)議活動(dòng)考核評(píng)價(jià)的對(duì)象包括會(huì)議活動(dòng)主辦部門、參會(huì)人員和會(huì)議活動(dòng)工作人員。2.考核指標(biāo)考核指標(biāo)包括會(huì)議活動(dòng)組織管理情況、紀(jì)律執(zhí)行情況、會(huì)議活動(dòng)效果等方面。具體考核指標(biāo)可根據(jù)不同類型的會(huì)議活動(dòng)進(jìn)行設(shè)定。3.考核方式考核方式可采用自我評(píng)價(jià)、上級(jí)評(píng)價(jià)、同事評(píng)價(jià)等多種方式相結(jié)合。行政部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議活動(dòng)考核評(píng)價(jià)結(jié)果進(jìn)行匯總和分析，將考核評(píng)價(jià)結(jié)果作為部門和個(gè)人績效考核的重要依據(jù)。（三）獎(jiǎng)懲措施1.獎(jiǎng)勵(lì)措施對(duì)于在會(huì)議活動(dòng)組織管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，公司將給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括通報(bào)表揚(yáng)、獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)、晉升機(jī)會(huì)等。2.懲