企業(yè)公文打印管理制度一、總則1.目的為規(guī)范企業(yè)公文打印管理，提高公文處理效率，確保公文質(zhì)量，節(jié)約辦公資源，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在日常工作中涉及的公文打印管理。3.基本原則準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文打印應(yīng)嚴(yán)格遵循國家相關(guān)法律法規(guī)、企業(yè)內(nèi)部規(guī)定及公文格式標(biāo)準(zhǔn)，確保公文內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。高效及時(shí)原則：根據(jù)公文的緊急程度和重要性，合理安排打印順序，確保公文能夠及時(shí)、高效地打印并傳遞，不影響工作的正常開展。節(jié)約環(huán)保原則：在保證公文質(zhì)量的前提下，盡量節(jié)約紙張、油墨等辦公耗材，減少能源消耗，倡導(dǎo)綠色辦公。二、公文定義及分類1.公文定義本制度所指公文是企業(yè)在管理活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，包括但不限于通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等。2.公文分類上行文：下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，如請示、報(bào)告等。下行文：上級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，如通知、決定、批復(fù)等。平行文：同級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)之間往來的公文，如函等。三、打印流程1.公文起草與審核公文起草人應(yīng)根據(jù)工作需要，認(rèn)真撰寫公文內(nèi)容，確保公文主題明確、內(nèi)容完整、邏輯清晰、語言準(zhǔn)確。公文起草完成后，由起草人所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否符合法律法規(guī)、企業(yè)政策及實(shí)際工作要求，格式是否規(guī)范，文字表述是否準(zhǔn)確等。審核通過后，在公文稿紙上簽署審核意見并簽名。對于重要公文或涉及多個(gè)部門的公文，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從全局角度對公文進(jìn)行把關(guān)，提出修改意見，審核通過后簽署審核意見并簽名。涉及重大事項(xiàng)、重要決策或需經(jīng)上級批準(zhǔn)的公文，還需經(jīng)企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。主要領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，在公文稿紙上簽署審批意見并簽名。2.打印申請公文審核通過后，由公文起草人或相關(guān)負(fù)責(zé)人填寫《公文打印申請表》（以下簡稱《申請表》）。《申請表》應(yīng)包括公文標(biāo)題、文號、密級、緊急程度、發(fā)文部門、主送部門、抄送部門、打印份數(shù)、打印要求等內(nèi)容。將填寫完整的《申請表》提交至企業(yè)綜合辦公室文印室（以下簡稱文印室）。文印室工作人員收到《申請表》后，應(yīng)認(rèn)真核對各項(xiàng)信息，確保準(zhǔn)確無誤。3.打印操作文印室工作人員根據(jù)《申請表》的要求，安排打印機(jī)進(jìn)行公文打印。在打印過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照公文格式標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排版，確保頁面布局合理、字體字號規(guī)范、行距適中。對于雙面打印的公文，應(yīng)確保正反兩面內(nèi)容清晰、完整，頁碼順序正確。打印完成后，仔細(xì)檢查公文內(nèi)容是否有遺漏、錯(cuò)印等問題。如發(fā)現(xiàn)公文存在問題，應(yīng)及時(shí)與公文起草人或相關(guān)負(fù)責(zé)人溝通，核實(shí)情況后進(jìn)行修改或重新打印。4.校對與裝訂打印完成的公文由公文起草人或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行校對。校對人員應(yīng)逐字逐句核對公文內(nèi)容，重點(diǎn)檢查文字表述、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、格式規(guī)范等方面的問題。如發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)標(biāo)記并通知文印室進(jìn)行修改。校對無誤后，由文印室工作人員進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，確保公文不散頁、不缺頁。對于有附件的公文，應(yīng)將附件與正文一并裝訂，并在附件首頁左上角注明附件順序號。5.分發(fā)與存檔裝訂好的公文由文印室按照《申請表》中注明的主送部門、抄送部門進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)時(shí)，應(yīng)做好登記工作，記錄公文的分發(fā)時(shí)間、部門、份數(shù)等信息。公文分發(fā)完成后，文印室應(yīng)將公文的電子文檔及《申請表》進(jìn)行存檔。存檔期限按照企業(yè)檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便日后查閱和參考。四、打印要求1.格式規(guī)范公文應(yīng)嚴(yán)格按照國家行政機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排版。具體要求如下：頁面設(shè)置：一般采用A4紙，頁邊距上、下各為2.54厘米，左、右各為3.17厘米。字體字號：標(biāo)題一般用二號宋體字，正文一般用三號仿宋體字，如有特定格式要求，按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。行距：一般為固定值28磅。頁碼：位于頁面底端居中，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。公文的版頭、主體、版記等部分應(yīng)符合相應(yīng)的格式規(guī)范，確保公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。2.內(nèi)容準(zhǔn)確公文起草人應(yīng)認(rèn)真核對公文內(nèi)容，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、事實(shí)清楚、語言表達(dá)準(zhǔn)確無誤。對于引用的法律法規(guī)、政策文件等，應(yīng)注明出處和文號。在公文審核過程中，審核人員應(yīng)重點(diǎn)檢查公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性，對于存在疑問或不確定的內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)與起草人溝通核實(shí)，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤信息。3.排版清晰打印公文時(shí)，應(yīng)確保排版清晰、易讀。避免出現(xiàn)文字重疊、模糊不清、行距不一致等問題。對于重要的公文或需長期保存的公文，可采用雙面打印的方式，以節(jié)約紙張資源。同時(shí)，應(yīng)注意雙面打印時(shí)的頁碼順序和頁面布局，確保閱讀方便。4.保密要求涉及企業(yè)機(jī)密的公文，應(yīng)嚴(yán)格按照企業(yè)保密制度進(jìn)行管理。在打印過程中，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如專人負(fù)責(zé)、在保密環(huán)境下打印等。打印完成后，對于涉密公文的紙質(zhì)版和電子版應(yīng)妥善保管，防止泄露。如需銷毀，應(yīng)按照企業(yè)保密制度的規(guī)定進(jìn)行處理。五、打印設(shè)備及耗材管理1.設(shè)備管理企業(yè)應(yīng)配備專門的公文打印設(shè)備，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、一體機(jī)等。文印室負(fù)責(zé)對打印設(shè)備進(jìn)行日常維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。建立打印設(shè)備檔案，記錄設(shè)備的型號、購置時(shí)間、維修記錄、使用狀況等信息。定期對設(shè)備進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，及時(shí)更換磨損的零部件，延長設(shè)備使用壽命。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障，文印室工作人員應(yīng)及時(shí)填寫《設(shè)備維修申請表》，提交至企業(yè)后勤部門進(jìn)行維修。維修人員應(yīng)盡快對設(shè)備進(jìn)行維修，確保設(shè)備盡快恢復(fù)正常使用。2.耗材管理打印設(shè)備所需的耗材，如紙張、油墨、硒鼓、墨盒等，由企業(yè)統(tǒng)一采購。文印室負(fù)責(zé)制定耗材采購計(jì)劃，根據(jù)設(shè)備使用情況和庫存狀況，定期向企業(yè)采購部門提交采購申請。建立耗材庫存管理制度，對采購的耗材進(jìn)行分類存放，登記入庫數(shù)量、領(lǐng)用數(shù)量、庫存數(shù)量等信息。定期盤點(diǎn)耗材庫存，確保賬實(shí)相符。在耗材使用過程中，文印室工作人員應(yīng)合理使用，避免浪費(fèi)。對于可回收利用的耗材，如硒鼓、墨盒等，應(yīng)按照企業(yè)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行回收處理。六、費(fèi)用管理1.費(fèi)用核算公文打印費(fèi)用由企業(yè)統(tǒng)一核算，納入辦公費(fèi)用預(yù)算管理。費(fèi)用核算范圍包括打印紙張、油墨、硒鼓、墨盒等耗材費(fèi)用，以及打印設(shè)備的維修保養(yǎng)費(fèi)用、水電費(fèi)等。文印室應(yīng)每月對打印費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫《公文打印費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表》，詳細(xì)記錄各項(xiàng)費(fèi)用的支出情況。統(tǒng)計(jì)表應(yīng)包括費(fèi)用項(xiàng)目、金額、使用部門、打印日期等信息。2.費(fèi)用控制企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對公文打印費(fèi)用的控制，嚴(yán)格執(zhí)行辦公費(fèi)用預(yù)算。在保證公文質(zhì)量和工作需要的前提下，盡量節(jié)約費(fèi)用開支。對于超預(yù)算的打印費(fèi)用，需經(jīng)企業(yè)財(cái)務(wù)部門審核，并報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可列支。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)分析超預(yù)算原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行改進(jìn)，如優(yōu)化打印流程、加強(qiáng)耗材管理等。3.費(fèi)用報(bào)銷文印室每月將《公文打印費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表》及相關(guān)發(fā)票、憑證等提交至企業(yè)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照企業(yè)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定，對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，確保報(bào)銷手續(xù)齊全、費(fèi)用合理合規(guī)。報(bào)銷費(fèi)用時(shí)，應(yīng)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，注明費(fèi)用所屬項(xiàng)目、金額、用途等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票、清單等憑證。經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核通過后，按照企業(yè)資金支付流程進(jìn)行付款。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督企業(yè)綜合辦公室負(fù)責(zé)對公文打印管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查。定期對文印室的工作進(jìn)行抽查，檢查公文打印質(zhì)量、格式規(guī)范、費(fèi)用控制等方面的情況。如發(fā)現(xiàn)違反公文打印管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并要求相關(guān)部門或人員進(jìn)行整改。對于情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)按照企業(yè)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。2.員工監(jiān)督鼓勵(lì)企業(yè)員工對公文打印管理工作進(jìn)行監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)文印室工作人員存在違規(guī)操作、浪費(fèi)資源等行為，可向綜合辦公室或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)反映。企業(yè)應(yīng)設(shè)立舉報(bào)郵箱或電話，對員工的舉報(bào)信息進(jìn)行及時(shí)受理和調(diào)查處理。對于經(jīng)查實(shí)的舉報(bào)信息，給予舉報(bào)人適當(dāng)?shù)莫剟?lì)，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)企業(yè)應(yīng)定期組織公文打印相關(guān)知識的培訓(xùn)，提高員工的公文處理能力和打印技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括公文格式標(biāo)準(zhǔn)、打印設(shè)備操作、耗材使用等方面的知識。培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、在線學(xué)習(xí)等多種形式，確保員工能夠熟練掌握公文打印的相關(guān)知識和技能。文印室工作人員應(yīng)參加專業(yè)的打印技能培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，為企業(yè)提供高質(zhì)量的公文打印服務(wù)。2.考核建立公文打印工作考核機(jī)制，對各部門及相關(guān)工作人員的公文打印管理工作進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括公文質(zhì)量、打印效率、費(fèi)用控制、制度執(zhí)行等方面?？己私Y(jié)果與員