業(yè)主工程合同管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范業(yè)主工程合同的管理流程，確保工程合同的簽訂、執(zhí)行、變更及終止等環(huán)節(jié)合法合規(guī)、有序進(jìn)行，保障業(yè)主的合法權(quán)益，提高工程項目的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)工程項目的預(yù)期目標(biāo)。適用范圍本制度適用于業(yè)主方參與的所有工程項目合同管理活動，包括但不限于建筑工程、安裝工程、裝修工程、設(shè)備采購及工程服務(wù)等各類合同。基本原則1.依法合規(guī)原則工程合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策的規(guī)定，確保合同的合法性和有效性。2.公平公正原則合同雙方應(yīng)在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上協(xié)商簽訂合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免一方憑借優(yōu)勢地位損害另一方的利益。3.誠實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的各項義務(wù)，不得擅自變更或解除合同，確保合同的順利履行。4.全面管理原則對工程合同的全過程進(jìn)行全面管理，包括合同的策劃、起草、評審、簽訂、履行、變更、終止及結(jié)算等環(huán)節(jié)，確保合同管理的各個環(huán)節(jié)緊密銜接，有序進(jìn)行。合同管理職責(zé)分工業(yè)主項目管理部門職責(zé)1.合同策劃負(fù)責(zé)根據(jù)工程項目的特點(diǎn)和要求，制定合同管理策略和工作計劃，明確合同管理的目標(biāo)、任務(wù)和重點(diǎn)。2.合同起草與審核組織相關(guān)人員起草工程合同文本，對合同條款進(jìn)行初步審核，確保合同條款的完整性、準(zhǔn)確性和合法性。3.合同談判與簽訂代表業(yè)主與承包商進(jìn)行合同談判，協(xié)商確定合同條款，參與合同簽訂工作，確保合同簽訂符合業(yè)主的利益和要求。4.合同履行監(jiān)督對承包商的合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同的順利履行。5.合同變更與結(jié)算管理負(fù)責(zé)審核工程合同的變更申請，組織相關(guān)人員進(jìn)行變更談判，確定變更價款，參與工程結(jié)算審核工作，確保工程結(jié)算的準(zhǔn)確性和合理性。業(yè)主法務(wù)部門職責(zé)1.法律風(fēng)險審查對工程合同文本進(jìn)行法律風(fēng)險審查，提出法律意見和建議，確保合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定，避免法律風(fēng)險。2.法律咨詢與支持為業(yè)主項目管理部門提供法律咨詢和支持，解答合同管理過程中遇到的法律問題，協(xié)助處理合同糾紛等法律事務(wù)。3.合同糾紛處理參與工程合同糾紛的處理工作，提供法律支持和解決方案，維護(hù)業(yè)主的合法權(quán)益。業(yè)主財務(wù)部門職責(zé)1.資金管理根據(jù)工程合同的約定，負(fù)責(zé)工程項目資金的籌集、支付和管理，確保資金的安全和合理使用。2.成本核算與控制參與工程合同的成本核算和控制工作，對合同執(zhí)行過程中的成本支出進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)成本偏差并提出改進(jìn)措施。3.工程結(jié)算審核負(fù)責(zé)對工程結(jié)算進(jìn)行審核，確保結(jié)算金額的準(zhǔn)確性和合理性，參與合同付款的審核工作，防止超付工程款。其他部門職責(zé)其他相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)各自的職責(zé)范圍，配合業(yè)主項目管理部門做好工程合同管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。例如，技術(shù)部門負(fù)責(zé)對工程技術(shù)條款進(jìn)行審核，質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對工程質(zhì)量條款進(jìn)行審核等。合同簽訂管理合同策劃1.在工程項目立項后，業(yè)主項目管理部門應(yīng)根據(jù)項目的特點(diǎn)、規(guī)模、工期、質(zhì)量要求等因素，進(jìn)行合同策劃，明確合同的類型、范圍、計價方式、付款方式、風(fēng)險分擔(dān)等內(nèi)容。2.合同策劃應(yīng)充分考慮項目的風(fēng)險因素，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，確保合同條款能夠有效防范風(fēng)險。合同起草1.業(yè)主項目管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員，根據(jù)合同策劃的結(jié)果，起草工程合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的格式和語言，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款的完整性、準(zhǔn)確性和合法性。2.合同文本應(yīng)包括以下主要內(nèi)容：合同雙方的基本信息、工程概況、合同標(biāo)的、合同價格、付款方式、工期要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等。合同審核1.初步審核業(yè)主項目管理部門起草的合同文本應(yīng)首先進(jìn)行內(nèi)部初步審核。審核人員應(yīng)從合同條款的完整性、準(zhǔn)確性、合法性、風(fēng)險防范等方面進(jìn)行審查，提出修改意見和建議。2.專業(yè)審核合同文本經(jīng)初步審核后，應(yīng)提交業(yè)主法務(wù)部門和相關(guān)專業(yè)部門進(jìn)行專業(yè)審核。法務(wù)部門負(fù)責(zé)從法律角度審查合同條款的合法性和風(fēng)險防范措施，相關(guān)專業(yè)部門負(fù)責(zé)從各自專業(yè)領(lǐng)域?qū)彶楹贤瑮l款的合理性和可行性。3.綜合評審業(yè)主項目管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對審核后的合同文本進(jìn)行綜合評審。評審人員應(yīng)根據(jù)項目的實(shí)際情況和業(yè)主的利益要求，對合同條款進(jìn)行全面、深入的討論和分析，提出最終的修改意見和建議。4.審核記錄合同審核過程中應(yīng)做好審核記錄，記錄審核人員的意見和建議、修改情況等內(nèi)容。審核記錄應(yīng)作為合同管理的重要檔案資料保存。合同談判與簽訂1.業(yè)主項目管理部門根據(jù)審核后的合同文本，代表業(yè)主與承包商進(jìn)行合同談判。談判過程中應(yīng)充分溝通雙方的意見和要求，協(xié)商確定合同條款。2.合同談判達(dá)成一致意見后，業(yè)主項目管理部門應(yīng)將合同文本提交業(yè)主決策層審批。經(jīng)審批同意后，雙方簽訂正式的工程合同。3.合同簽訂應(yīng)使用統(tǒng)一的合同專用章，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行蓋章。合同簽訂后，應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門和人員，以便各部門做好合同履行的準(zhǔn)備工作。合同履行管理合同交底1.合同簽訂后，業(yè)主項目管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底。合同交底的內(nèi)容應(yīng)包括合同的主要條款、雙方的權(quán)利和義務(wù)、合同履行的注意事項等。2.合同交底應(yīng)確保參與項目實(shí)施的各部門和人員了解合同的要求和規(guī)定，明確各自的職責(zé)和工作任務(wù)，為合同的順利履行奠定基礎(chǔ)。進(jìn)度管理1.業(yè)主項目管理部門應(yīng)根據(jù)合同約定的工期要求，制定工程項目進(jìn)度計劃，并監(jiān)督承包商按照進(jìn)度計劃組織施工。2.定期對工程項目進(jìn)度進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決進(jìn)度偏差問題。如因承包商原因?qū)е逻M(jìn)度延誤，應(yīng)按照合同約定追究承包商的違約責(zé)任。質(zhì)量管理1.業(yè)主項目管理部門應(yīng)根據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對工程項目質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督管理。督促承包商建立質(zhì)量管理體系，落實(shí)質(zhì)量責(zé)任制，確保工程質(zhì)量符合要求。2.定期對工程項目質(zhì)量進(jìn)行檢查和驗收，對發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題應(yīng)及時要求承包商整改。如因承包商原因?qū)е鹿こ藤|(zhì)量不合格，應(yīng)按照合同約定追究承包商的違約責(zé)任。安全管理1.業(yè)主項目管理部門應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和合同約定，對工程項目安全進(jìn)行監(jiān)督管理。要求承包商建立安全管理體系，制定安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，確保施工安全。2.定期對工程項目安全進(jìn)行檢查和隱患排查，對發(fā)現(xiàn)的安全問題應(yīng)及時要求承包商整改。如因承包商原因?qū)е掳l(fā)生安全事故，應(yīng)按照合同約定追究承包商的違約責(zé)任。成本管理1.業(yè)主財務(wù)部門和項目管理部門應(yīng)按照合同約定的計價方式和付款方式，對工程項目成本進(jìn)行監(jiān)控和管理。及時掌握工程費(fèi)用支出情況，防止超支現(xiàn)象的發(fā)生。2.定期對工程項目成本進(jìn)行核算和分析，對比實(shí)際成本與預(yù)算成本的差異，找出成本偏差的原因，并提出改進(jìn)措施。合同變更管理1.變更申請在合同履行過程中，如因各種原因需要對合同進(jìn)行變更，承包商應(yīng)向業(yè)主項目管理部門提出書面變更申請。變更申請應(yīng)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同價格和工期的影響等。2.變更審核業(yè)主項目管理部門收到變更申請后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)從變更的必要性、合理性、可行性、對合同價格和工期的影響等方面進(jìn)行審查，提出審核意見。3.變更談判與審批經(jīng)審核同意的變更申請，業(yè)主項目管理部門應(yīng)與承包商進(jìn)行變更談判，協(xié)商確定變更價款和工期調(diào)整等事項。變更談判達(dá)成一致意見后，應(yīng)提交業(yè)主決策層審批。4.變更實(shí)施與記錄變更申請經(jīng)審批同意后，雙方應(yīng)簽訂變更協(xié)議，并按照變更協(xié)議的要求組織實(shí)施。業(yè)主項目管理部門應(yīng)做好變更實(shí)施的記錄工作，包括變更的內(nèi)容、時間、實(shí)施情況等。合同終止管理1.合同終止條件工程合同在以下情況下可以終止：合同履行完畢、雙方協(xié)商一致解除合同、因不可抗力導(dǎo)致合同無法履行、一方嚴(yán)重違約導(dǎo)致合同解除等。2.終止申請與審批合同終止前，承包商應(yīng)向業(yè)主項目管理部門提出書面終止申請。業(yè)主項目管理部門收到申請后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核，并提交業(yè)主決策層審批。3.終止結(jié)算與支付合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算。業(yè)主財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)結(jié)算結(jié)果，辦理合同款項的支付手續(xù)。4.合同檔案管理合同終止后，業(yè)主項目管理部門應(yīng)及時將合同檔案進(jìn)行整理歸檔，妥善保管。合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同變更記錄、結(jié)算資料、付款憑證等相關(guān)資料。合同風(fēng)險管理風(fēng)險識別與評估1.業(yè)主項目管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對工程合同可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估。風(fēng)險識別應(yīng)包括法律風(fēng)險、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險、管理風(fēng)險等方面。2.風(fēng)險評估應(yīng)根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行量化評估，確定風(fēng)險等級。風(fēng)險應(yīng)對措施1.根據(jù)風(fēng)險評估的結(jié)果，業(yè)主項目管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。風(fēng)險應(yīng)對措施應(yīng)包括風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險減輕、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等方面。2.對于法律風(fēng)險，應(yīng)加強(qiáng)合同審核和法律咨詢，確保合同條款符合法律法規(guī)的規(guī)定；對于經(jīng)濟(jì)風(fēng)險，應(yīng)合理確定合同價格和付款方式，加強(qiáng)成本控制和資金管理；對于技術(shù)風(fēng)險，應(yīng)要求承包商提供技術(shù)方案和質(zhì)量保證措施，加強(qiáng)技術(shù)監(jiān)督和驗收；對于管理風(fēng)險，應(yīng)建立健全合同管理制度，加強(qiáng)合同履行過程的監(jiān)督和管理。風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.業(yè)主項目管理部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對合同風(fēng)險狀況進(jìn)行監(jiān)控和分析。及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況，評估風(fēng)險應(yīng)對措施的有效性。2.當(dāng)合同風(fēng)險達(dá)到預(yù)警值時，應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門和人員采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。合同檔案管理檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)主項目管理部門應(yīng)及時收集合同文本及相關(guān)資料，包括合同談判記錄、審核意見、變更協(xié)議、結(jié)算資料、付款憑證等。2.合同履行過程中形成的各類文件和資料，如會議紀(jì)要、往來信函、質(zhì)量檢驗報告、安全檢查記錄等，也應(yīng)及時收集整理。檔案整理與歸檔1.收集到的合同檔案資料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.整理后的合同檔案應(yīng)及時歸檔，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查閱和管理。檔案歸檔應(yīng)注明檔案名稱、編號、歸檔日期、保管期限等信息。檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.因特殊情況需要借閱合同檔案時，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱和借閱合同檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料，確保檔案資料的安全和完整。檔案保管與銷毀1.合同檔案應(yīng)妥善保管，設(shè)置專門的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案資料的安