企業(yè)軟件采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)軟件采購(gòu)行為，確保所采購(gòu)軟件符合企業(yè)業(yè)務(wù)需求，提高軟件采購(gòu)的效率和質(zhì)量，保障企業(yè)信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)因業(yè)務(wù)需要進(jìn)行的軟件采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于操作系統(tǒng)、辦公軟件、業(yè)務(wù)管理軟件、安全防護(hù)軟件等。（三）基本原則1.需求導(dǎo)向原則：軟件采購(gòu)應(yīng)緊密?chē)@企業(yè)業(yè)務(wù)需求，確保所采購(gòu)軟件能夠有效支持業(yè)務(wù)流程，提升工作效率和管理水平。2.合規(guī)合法原則：軟件采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)以及企業(yè)內(nèi)部相關(guān)規(guī)定，確保采購(gòu)過(guò)程合法合規(guī)。3.性?xún)r(jià)比原則：在滿(mǎn)足業(yè)務(wù)需求的前提下，綜合考慮軟件的功能、性能、價(jià)格等因素，追求性?xún)r(jià)比最優(yōu)。4.安全可靠原則：優(yōu)先選擇具有良好安全性能和穩(wěn)定性的軟件產(chǎn)品，保障企業(yè)信息安全。5.統(tǒng)一管理原則：軟件采購(gòu)實(shí)行統(tǒng)一歸口管理，避免多頭采購(gòu)和重復(fù)采購(gòu)。二、采購(gòu)流程（一）需求提出1.各部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，結(jié)合工作實(shí)際，填寫(xiě)《軟件采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明所需軟件的功能、性能、使用范圍、預(yù)計(jì)使用人數(shù)、預(yù)算等內(nèi)容。2.需求申請(qǐng)表需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確保需求的合理性和必要性。（二）需求評(píng)估1.信息技術(shù)部門(mén)收到《軟件采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后，組織相關(guān)技術(shù)人員對(duì)需求進(jìn)行評(píng)估。2.評(píng)估內(nèi)容包括需求的可行性、技術(shù)實(shí)現(xiàn)難度、與現(xiàn)有信息系統(tǒng)的兼容性、軟件供應(yīng)商的技術(shù)支持能力等。3.對(duì)于復(fù)雜或涉及多部門(mén)的軟件采購(gòu)需求，信息技術(shù)部門(mén)可組織跨部門(mén)會(huì)議進(jìn)行討論和評(píng)估。（三）選型調(diào)研1.根據(jù)需求評(píng)估結(jié)果，信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)開(kāi)展軟件選型調(diào)研工作。2.通過(guò)查閱資料、咨詢(xún)行業(yè)專(zhuān)家、參加軟件產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、試用軟件產(chǎn)品等方式，收集市場(chǎng)上符合需求的軟件產(chǎn)品信息。3.對(duì)調(diào)研收集到的軟件產(chǎn)品進(jìn)行詳細(xì)分析和比較，重點(diǎn)關(guān)注軟件的功能、性能、價(jià)格、售后服務(wù)、用戶(hù)口碑等方面。4.形成《軟件選型調(diào)研報(bào)告》，推薦23家候選軟件供應(yīng)商及其產(chǎn)品，并說(shuō)明推薦理由。（四）采購(gòu)審批1.《軟件選型調(diào)研報(bào)告》提交至企業(yè)管理層進(jìn)行審批。2.管理層根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)需求、預(yù)算安排等因素，對(duì)軟件采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行審批決策。3.審批通過(guò)后，由信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施軟件采購(gòu)工作。（五）采購(gòu)實(shí)施1.信息技術(shù)部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果，與選定的軟件供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，明確軟件采購(gòu)的價(jià)格、交付時(shí)間、售后服務(wù)等條款。2.起草并簽訂《軟件采購(gòu)合同》，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.《軟件采購(gòu)合同》經(jīng)企業(yè)法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，由雙方簽字蓋章生效。4.按照合同約定，跟蹤軟件供應(yīng)商的軟件交付、安裝調(diào)試等工作進(jìn)度，確保項(xiàng)目按時(shí)完成。（六）驗(yàn)收交付1.軟件交付后，信息技術(shù)部門(mén)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收內(nèi)容包括軟件功能、性能、兼容性、安全性等方面是否符合合同要求。3.驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《軟件采購(gòu)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。4.對(duì)于驗(yàn)收不合格的軟件，信息技術(shù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與軟件供應(yīng)商溝通，要求其限期整改或重新交付，直至驗(yàn)收合格。三、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門(mén)在提出軟件采購(gòu)需求時(shí)，應(yīng)同時(shí)編制相應(yīng)的采購(gòu)預(yù)算。2.采購(gòu)預(yù)算應(yīng)根據(jù)軟件功能、性能、價(jià)格等因素進(jìn)行合理估算，并明確預(yù)算金額的構(gòu)成，如軟件授權(quán)費(fèi)用、實(shí)施費(fèi)用、培訓(xùn)費(fèi)用、售后服務(wù)費(fèi)用等。3.信息技術(shù)部門(mén)對(duì)各部門(mén)提交的采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行匯總審核，結(jié)合企業(yè)整體預(yù)算安排，形成企業(yè)軟件采購(gòu)預(yù)算草案。（二）預(yù)算審批1.軟件采購(gòu)預(yù)算草案提交至企業(yè)管理層進(jìn)行審批。2.管理層根據(jù)企業(yè)財(cái)務(wù)狀況、業(yè)務(wù)發(fā)展需求等因素，對(duì)軟件采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審批。3.經(jīng)審批通過(guò)的軟件采購(gòu)預(yù)算作為軟件采購(gòu)項(xiàng)目的資金控制依據(jù)。（三）預(yù)算執(zhí)行1.軟件采購(gòu)過(guò)程中，嚴(yán)格按照審批后的預(yù)算執(zhí)行，確保采購(gòu)費(fèi)用不超過(guò)預(yù)算金額。2.如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。四、軟件選型標(biāo)準(zhǔn)（一）功能需求1.軟件應(yīng)具備滿(mǎn)足企業(yè)業(yè)務(wù)流程所需的各項(xiàng)功能，功能應(yīng)完整、實(shí)用、易用。2.功能應(yīng)具有良好的擴(kuò)展性，能夠適應(yīng)企業(yè)未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展的變化。（二）性能指標(biāo)1.軟件的性能指標(biāo)應(yīng)滿(mǎn)足企業(yè)業(yè)務(wù)處理的要求，如響應(yīng)時(shí)間、并發(fā)處理能力、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量等。2.性能應(yīng)具有穩(wěn)定性和可靠性，能夠保證長(zhǎng)時(shí)間連續(xù)運(yùn)行。（三）兼容性1.軟件應(yīng)與企業(yè)現(xiàn)有信息系統(tǒng)、硬件設(shè)備等具有良好的兼容性，避免出現(xiàn)兼容性問(wèn)題導(dǎo)致的系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失。2.應(yīng)支持多種操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)等平臺(tái)。（四）安全性1.軟件應(yīng)具備完善的安全防護(hù)機(jī)制，如身份認(rèn)證、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)加密、安全審計(jì)等功能，保障企業(yè)信息安全。2.應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)信息安全標(biāo)準(zhǔn)和要求。（五）售后服務(wù)1.軟件供應(yīng)商應(yīng)具備良好的售后服務(wù)能力，能夠及時(shí)響應(yīng)企業(yè)的技術(shù)支持需求。2.售后服務(wù)內(nèi)容應(yīng)包括軟件升級(jí)、故障排除、培訓(xùn)等方面。（六）價(jià)格合理性1.軟件價(jià)格應(yīng)與軟件的功能、性能、品牌等因素相匹配，具有合理的性?xún)r(jià)比。2.在選型過(guò)程中，應(yīng)進(jìn)行多輪價(jià)格談判，爭(zhēng)取最優(yōu)的采購(gòu)價(jià)格。五、軟件采購(gòu)合同管理（一）合同起草1.信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)根據(jù)商務(wù)談判結(jié)果起草《軟件采購(gòu)合同》。2.《軟件采購(gòu)合同》應(yīng)明確軟件的名稱(chēng)、版本、功能、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、交付地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（二）合同審核1.《軟件采購(gòu)合同》起草完成后，提交至企業(yè)法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。2.法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核合同條款是否符合法律法規(guī)要求，雙方的權(quán)利和義務(wù)是否明確，違約責(zé)任是否合理等。3.信息技術(shù)部門(mén)根據(jù)法務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善。（三）合同簽訂1.《軟件采購(gòu)合同》經(jīng)法務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，由企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代表與軟件供應(yīng)商簽字蓋章。2.合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。（四）合同執(zhí)行跟蹤1.信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤《軟件采購(gòu)合同》的執(zhí)行情況，及時(shí)掌握軟件供應(yīng)商的軟件交付、安裝調(diào)試、培訓(xùn)等工作進(jìn)度。2.如發(fā)現(xiàn)軟件供應(yīng)商未按照合同約定履行義務(wù)，應(yīng)及時(shí)與軟件供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其限期整改。（五）合同變更與終止1.在合同履行過(guò)程中，如因特殊情況需要變更合同條款，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面的合同變更協(xié)議。2.如因不可抗力或其他原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法繼續(xù)履行，雙方應(yīng)協(xié)商解除合同，并按照合同約定處理相關(guān)事宜。六、軟件采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)軟件采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括但不限于技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，分析其產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)，如高風(fēng)險(xiǎn)、中風(fēng)險(xiǎn)、低風(fēng)險(xiǎn)。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)綜合考慮風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)不同等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、制定應(yīng)急預(yù)案等措施；對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)目刂拼胧档惋L(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)，可進(jìn)行適當(dāng)?shù)年P(guān)注和管理。（四）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.建立軟件采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控結(jié)果，及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，確保風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。七、軟件采購(gòu)檔案管理（一）檔案收集1.在軟件采購(gòu)過(guò)程中，信息技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)收集與采購(gòu)項(xiàng)目相關(guān)的各類(lèi)文件和資料，包括需求申請(qǐng)表、選型調(diào)研報(bào)告、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2.確保收集的檔案資料完整、準(zhǔn)確、真實(shí)。（二）檔案整理1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理，按照采購(gòu)項(xiàng)目的類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行編號(hào)和歸檔。2.建立檔案目錄，便于查詢(xún)和檢索。（三）檔案保管1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案資料的安全存放。2.對(duì)檔案資料進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，防止檔案資料損壞、丟失或泄露。（四）檔案查閱1.企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱軟件采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批