吉家erp管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范吉家ERP系統(tǒng)的使用與管理，確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行，提高公司信息化管理水平，促進(jìn)各部門之間的協(xié)同工作，提升工作效率和管理效益。（二）適用范圍本制度適用于吉家公司全體員工，包括但不限于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司等使用ERP系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)操作和管理的人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保ERP系統(tǒng)的使用符合法律規(guī)定。2.安全性原則：采取有效的安全措施，保障ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全、保密和完整，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。3.規(guī)范性原則：規(guī)范ERP系統(tǒng)的操作流程、數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)限管理，確保各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作的一致性和準(zhǔn)確性。4.實(shí)用性原則：以滿足公司業(yè)務(wù)需求為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)的實(shí)用性和易用性，為公司管理決策提供有力支持。5.協(xié)同性原則：強(qiáng)調(diào)各部門之間在ERP系統(tǒng)使用過(guò)程中的協(xié)同配合，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)信息共享和業(yè)務(wù)流程的順暢銜接。二、系統(tǒng)管理（一）系統(tǒng)維護(hù)1.系統(tǒng)管理員職責(zé)負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，包括服務(wù)器維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、系統(tǒng)升級(jí)等工作。監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和異常情況，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行備份，制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，以應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的數(shù)據(jù)丟失或損壞情況。2.系統(tǒng)升級(jí)與優(yōu)化根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步的需要，及時(shí)安排ERP系統(tǒng)的升級(jí)工作。收集用戶對(duì)系統(tǒng)的反饋意見和建議，協(xié)同相關(guān)部門對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，提高系統(tǒng)性能和用戶體驗(yàn)。（二）用戶管理1.用戶賬號(hào)創(chuàng)建與刪除各部門根據(jù)工作需要，向人力資源部門提交ERP系統(tǒng)用戶賬號(hào)創(chuàng)建申請(qǐng)，注明用戶姓名、部門、崗位及權(quán)限需求等信息。人力資源部門審核通過(guò)后，由系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)創(chuàng)建用戶賬號(hào)，并分配相應(yīng)的系統(tǒng)權(quán)限。員工離職或崗位變動(dòng)時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)通知人力資源部門，由人力資源部門通知系統(tǒng)管理員刪除或調(diào)整其ERP系統(tǒng)賬號(hào)權(quán)限。2.用戶權(quán)限設(shè)置根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保用戶只能訪問(wèn)和操作其工作所需的功能模塊和數(shù)據(jù)。權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，嚴(yán)格控制用戶的操作權(quán)限范圍，防止越權(quán)操作。定期對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行審查和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置與員工實(shí)際工作職責(zé)相符。三、操作規(guī)范（一）數(shù)據(jù)錄入1.數(shù)據(jù)錄入要求數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，不得錄入虛假、錯(cuò)誤或不完整的數(shù)據(jù)。嚴(yán)格按照系統(tǒng)規(guī)定的數(shù)據(jù)格式和錄入標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，確保數(shù)據(jù)的一致性和規(guī)范性。對(duì)于重要數(shù)據(jù)，錄入后應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保數(shù)據(jù)無(wú)誤。2.數(shù)據(jù)審核對(duì)錄入的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，應(yīng)設(shè)置審核環(huán)節(jié)，由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核確認(rèn)。審核人員應(yīng)認(rèn)真審查數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)審核通過(guò)的數(shù)據(jù)簽字確認(rèn)。對(duì)于審核不通過(guò)的數(shù)據(jù)，應(yīng)及時(shí)返回錄入人員進(jìn)行修改，直至審核通過(guò)為止。（二）業(yè)務(wù)流程操作1.業(yè)務(wù)流程定義根據(jù)公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求，梳理并明確各項(xiàng)業(yè)務(wù)在ERP系統(tǒng)中的操作流程，包括采購(gòu)流程、銷售流程、庫(kù)存管理流程、財(cái)務(wù)管理流程等。業(yè)務(wù)流程應(yīng)詳細(xì)描述每個(gè)環(huán)節(jié)的操作步驟、責(zé)任人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和相關(guān)要求，確保業(yè)務(wù)操作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。2.流程執(zhí)行與監(jiān)控員工在進(jìn)行業(yè)務(wù)操作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行操作，不得擅自跳過(guò)或簡(jiǎn)化流程環(huán)節(jié)。各級(jí)管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況的監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正流程執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題，確保業(yè)務(wù)流程的順暢運(yùn)行。定期對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行評(píng)估和優(yōu)化，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求，適時(shí)調(diào)整業(yè)務(wù)流程，提高業(yè)務(wù)處理效率和管理水平。四、數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)備份1.備份策略制定完善的數(shù)據(jù)備份策略，明確備份的時(shí)間間隔、備份方式（如全量備份、增量備份等）和存儲(chǔ)介質(zhì)。重要數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的位置，如外部存儲(chǔ)設(shè)備、云端存儲(chǔ)等，并定期進(jìn)行異地存儲(chǔ)。2.備份執(zhí)行與檢查系統(tǒng)管理員應(yīng)按照備份策略按時(shí)執(zhí)行數(shù)據(jù)備份任務(wù)，并做好備份記錄。定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性，如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。（二）數(shù)據(jù)安全與保密1.安全措施采取防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全措施，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。對(duì)ERP系統(tǒng)的服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)等關(guān)鍵設(shè)備進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限和密碼，定期更換密碼，確保設(shè)備安全。2.保密制度嚴(yán)格遵守公司的數(shù)據(jù)保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密、客戶信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格保密。限制對(duì)敏感數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和處理相關(guān)數(shù)據(jù)。嚴(yán)禁在未經(jīng)授權(quán)的情況下將公司數(shù)據(jù)外傳或用于非公司業(yè)務(wù)目的。五、培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.培訓(xùn)需求分析定期開展ERP系統(tǒng)培訓(xùn)需求調(diào)查，了解員工對(duì)系統(tǒng)操作的掌握程度和培訓(xùn)需求。根據(jù)培訓(xùn)需求分析結(jié)果，制定年度ERP系統(tǒng)培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)對(duì)象等。2.培訓(xùn)內(nèi)容培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)知識(shí)、操作技能、業(yè)務(wù)流程應(yīng)用等方面，根據(jù)不同崗位和用戶需求，設(shè)置針對(duì)性的培訓(xùn)課程。定期組織系統(tǒng)功能更新培訓(xùn)，確保員工及時(shí)了解和掌握系統(tǒng)的新功能和新特性。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.培訓(xùn)方式根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容和培訓(xùn)對(duì)象的特點(diǎn)，選擇合適的培訓(xùn)方式，如集中授課、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場(chǎng)演示、一對(duì)一輔導(dǎo)等。鼓勵(lì)員工自主學(xué)習(xí)ERP系統(tǒng)相關(guān)知識(shí)，提供在線學(xué)習(xí)資源和學(xué)習(xí)平臺(tái)，方便員工隨時(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)。2.培訓(xùn)考核對(duì)參加培訓(xùn)的員工進(jìn)行考核，考核方式可采用理論考試、實(shí)際操作考核等。考核成績(jī)應(yīng)作為員工績(jī)效評(píng)估和崗位晉升的參考依據(jù)之一，對(duì)于考核不合格的員工，應(yīng)安排補(bǔ)考或再次培訓(xùn)，直至考核合格為止。（三）技術(shù)支持1.支持渠道設(shè)立專門的ERP系統(tǒng)技術(shù)支持熱線或在線服務(wù)平臺(tái)，為員工提供系統(tǒng)操作方面的咨詢和技術(shù)支持。員工在使用系統(tǒng)過(guò)程中遇到問(wèn)題時(shí)，可通過(guò)電話、郵件、即時(shí)通訊工具等方式向技術(shù)支持人員尋求幫助。2.問(wèn)題處理流程技術(shù)支持人員接到員工反饋的問(wèn)題后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析和診斷。對(duì)于一般性問(wèn)題，技術(shù)支持人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予解答和指導(dǎo)；對(duì)于較為復(fù)雜的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行研究和解決，并將問(wèn)題處理結(jié)果及時(shí)反饋給員工。六、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核標(biāo)準(zhǔn)1.系統(tǒng)操作規(guī)范考核考核員工在ERP系統(tǒng)操作過(guò)程中是否遵守?cái)?shù)據(jù)錄入規(guī)范、業(yè)務(wù)流程操作要求等，對(duì)違規(guī)操作行為進(jìn)行扣分。檢查員工是否按時(shí)、準(zhǔn)確地完成系統(tǒng)操作任務(wù)，對(duì)操作失誤或延誤情況進(jìn)行記錄和考核。2.系統(tǒng)應(yīng)用效果考核評(píng)估員工對(duì)ERP系統(tǒng)功能的掌握程度和應(yīng)用能力，考核員工是否能夠通過(guò)系統(tǒng)有效解決工作中的問(wèn)題，提高工作效率和質(zhì)量。統(tǒng)計(jì)員工在系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中提出的合理化建議和改進(jìn)措施，對(duì)積極推動(dòng)系統(tǒng)應(yīng)用和優(yōu)化的員工給予加分。（二）獎(jiǎng)勵(lì)措施1.表彰獎(jiǎng)勵(lì)對(duì)于在ERP系統(tǒng)使用過(guò)程中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，如系統(tǒng)操作熟練、數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確、積極提出合理化建議并取得顯著成效等，給予公司內(nèi)部表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。頒發(fā)榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)金等，激勵(lì)員工積極參與和推動(dòng)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用和管理。2.晉升優(yōu)先在員工晉升、崗位調(diào)整等方面，優(yōu)先考慮在ERP系統(tǒng)應(yīng)用方面表現(xiàn)突出的員工，將其作為重要的參考依據(jù)之一。（三）懲罰措施1.警告與批評(píng)對(duì)于違反ERP系統(tǒng)操作規(guī)范、數(shù)據(jù)管理規(guī)定等行為的員工，給予警告或批評(píng)教育，責(zé)令其立即改正。2.績(jī)效扣分根據(jù)