發(fā)票領用存管理制度一、總則1.目的為了加強公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票領用、開具、保管及核銷流程，確保發(fā)票使用的合法性、真實性和安全性，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及相關法律法規(guī)，結合本公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部涉及發(fā)票領用、開具、保管及核銷的所有部門和人員。3.職責分工財務部門負責發(fā)票的統(tǒng)一購買、保管、發(fā)放、回收及核銷工作。指導和監(jiān)督各部門正確使用發(fā)票，對發(fā)票使用情況進行定期檢查。負責與稅務機關溝通協(xié)調，辦理發(fā)票相關的稅務事宜。各業(yè)務部門負責本部門發(fā)票的領用、開具和保管工作，并指定專人負責。按照財務部門要求，及時、準確地提供發(fā)票開具所需的信息和資料。配合財務部門做好發(fā)票的回收和核銷工作。公司管理層負責審批發(fā)票領用申請，對發(fā)票管理工作進行監(jiān)督和指導。確保公司發(fā)票管理工作符合法律法規(guī)要求，保障公司利益。二、發(fā)票的種類及適用范圍1.發(fā)票種類增值稅專用發(fā)票：適用于公司銷售貨物、提供應稅勞務或服務開具給增值稅一般納稅人客戶，客戶可憑此發(fā)票抵扣進項稅額。增值稅普通發(fā)票：適用于公司銷售貨物、提供應稅勞務或服務開具給增值稅小規(guī)模納稅人客戶以及其他不需要抵扣進項稅額的客戶。其他發(fā)票：如通用機打發(fā)票、定額發(fā)票等，根據(jù)業(yè)務實際需要使用。2.適用范圍增值稅專用發(fā)票：主要用于公司與增值稅一般納稅人之間的交易，涉及貨物銷售、加工修理修配勞務、交通運輸服務、現(xiàn)代服務等應稅項目。增值稅普通發(fā)票：適用于與增值稅小規(guī)模納稅人交易，以及一些不涉及增值稅抵扣的業(yè)務，如銷售免稅貨物、提供非應稅勞務等。其他發(fā)票：通用機打發(fā)票適用于特定行業(yè)或業(yè)務場景，如餐飲、住宿等；定額發(fā)票主要用于一些小額交易或特定場合，如停車費、出租車費等。三、發(fā)票的領用1.領用申請各業(yè)務部門因業(yè)務需要領用發(fā)票時，應填寫《發(fā)票領用申請表》，注明領用發(fā)票的種類、數(shù)量、預計使用期限等信息，并由部門負責人簽字審批。2.審批流程《發(fā)票領用申請表》經(jīng)部門負責人簽字后，提交至財務部門。財務部門審核申請表內容，確保領用信息準確無誤，并根據(jù)庫存情況決定是否批準領用申請。若申請獲批，財務部門在申請表上加蓋“同意領用”章，并注明領用日期。3.領用方式直接領用：申請人憑經(jīng)審批的《發(fā)票領用申請表》到財務部門指定地點領取發(fā)票，并在《發(fā)票領用登記簿》上簽字確認。郵寄送達：對于距離公司較遠或不便直接領取發(fā)票的部門，經(jīng)財務部門同意后，可采用郵寄方式送達發(fā)票。財務部門負責將發(fā)票郵寄給申請人，并留存郵寄憑證。四、發(fā)票的開具1.開具原則發(fā)票開具應按照真實、準確、完整的原則，如實反映經(jīng)濟業(yè)務內容，確保發(fā)票信息與實際交易相符。發(fā)票開具必須在發(fā)生經(jīng)營業(yè)務確認營業(yè)收入時開具，不得提前或滯后開具發(fā)票。2.開具要求字跡清楚：發(fā)票上的字跡應清晰可辨，不得涂改、刮擦、挖補。項目齊全：發(fā)票應填寫完整，包括發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、價稅合計等內容。內容真實：發(fā)票開具的內容必須與實際交易一致，不得虛開發(fā)票。加蓋印章：發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)應加蓋發(fā)票專用章，印章應清晰、完整，不得加蓋其他印章。3.開具流程開票信息確認：業(yè)務人員在開具發(fā)票前，應與客戶核對開票信息，確保準確無誤。開票信息包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。填寫發(fā)票：業(yè)務人員根據(jù)實際交易情況，按照發(fā)票開具要求填寫發(fā)票內容。填寫完成后，交部門負責人審核。審核蓋章：部門負責人對發(fā)票內容進行審核，確認無誤后簽字。業(yè)務人員將發(fā)票交財務部門加蓋發(fā)票專用章。交付發(fā)票：財務部門加蓋發(fā)票專用章后，將發(fā)票交付給業(yè)務人員。業(yè)務人員應及時將發(fā)票交付給客戶，并要求客戶簽收確認。五、發(fā)票的保管1.保管責任財務部門負責公司發(fā)票的統(tǒng)一保管工作，指定專人負責發(fā)票的存放和管理。各業(yè)務部門領用發(fā)票后，應指定專人負責本部門發(fā)票的保管，確保發(fā)票安全。2.保管要求存放安全：發(fā)票應存放在安全、干燥、通風的地方，防止發(fā)票受潮、霉變、丟失或被盜。專柜存放：財務部門應設置專門的發(fā)票存放專柜，將不同種類、不同號碼段的發(fā)票分類存放，并建立相應的臺賬。防盜措施：發(fā)票存放場所應安裝必要的防盜設施，如防盜門、防盜窗、監(jiān)控設備等，確保發(fā)票安全。防火防潮：發(fā)票存放場所應配備必要的防火、防潮設備，如滅火器、除濕機等，防止發(fā)票因火災、水災等原因受損。3.定期盤點財務部門應定期對發(fā)票進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次。盤點時，應核對發(fā)票的種類、數(shù)量、號碼段等信息，與發(fā)票臺賬進行逐一核對。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的處理。對于盤盈或盤虧的發(fā)票，應填寫《發(fā)票盤點表》，經(jīng)財務負責人審批后進行調整。六、發(fā)票的核銷1.核銷期限已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應當保存五年。保存期滿，報經(jīng)稅務機關查驗后銷毀。在發(fā)票保存期限內，財務部門應定期對已開具發(fā)票進行核銷，確保發(fā)票使用情況清晰可查。2.核銷流程收集發(fā)票存根聯(lián)：各業(yè)務部門在發(fā)票開具后，應及時將發(fā)票存根聯(lián)整理好，交財務部門核銷。核對發(fā)票信息：財務部門收到發(fā)票存根聯(lián)后，應與發(fā)票開具記錄進行核對，包括發(fā)票號碼、開具日期、客戶名稱、金額、稅額等信息，確保一致。填寫核銷表：財務部門根據(jù)核對結果，填寫《發(fā)票核銷表》，注明發(fā)票號碼、開具日期、客戶名稱、金額、稅額、核銷日期等信息。審批核銷：《發(fā)票核銷表》經(jīng)財務負責人審核簽字后，作為發(fā)票核銷的依據(jù)。財務部門將已核銷的發(fā)票存根聯(lián)妥善保管，以備稅務機關檢查。3.特殊情況處理如發(fā)票發(fā)生丟失、被盜、損毀等情況，業(yè)務部門應及時向財務部門報告，并配合財務部門采取相應的措施，如掛失、登報聲明等。同時，財務部門應按照稅務機關要求，辦理相關手續(xù)，確保發(fā)票核銷不受影響。對于作廢發(fā)票，應在發(fā)票各聯(lián)次上加蓋“作廢”章，并全聯(lián)次留存。作廢發(fā)票的原因應在《發(fā)票核銷表》中注明。七、發(fā)票的檢查與監(jiān)督1.內部檢查財務部門應定期對公司發(fā)票管理情況進行內部檢查，檢查內容包括發(fā)票領用、開具、保管、核銷等環(huán)節(jié)的合規(guī)性。檢查方式可采用實地查看、查閱資料、詢問相關人員等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.稅務機關檢查配合稅務機關有權對公司發(fā)票使用情況進行檢查。公司應積極配合稅務機關的檢查工作，如實提供發(fā)票領用、開具、保管、核銷等相關資料。對于稅務機關提出的問題，公司應及時整改，并按照要求報送整改情況報告。3.責任追究對于違反本制度規(guī)定，導致發(fā)票管理出現(xiàn)問題的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重