iso文檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文檔管理，確保公司文檔的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高工作效率，促進(jìn)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及全體員工在工作過(guò)程中所產(chǎn)生、使用和保管的各類文檔，包括但不限于紙質(zhì)文檔、電子文檔、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文檔管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)歸口管理，確保文檔管理的一致性和規(guī)范性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)文檔管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門(mén)文檔的收集、整理、保管和利用，并指定專人具體負(fù)責(zé)文檔管理工作。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：文檔的形成、收集、整理、歸檔應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保文檔內(nèi)容與實(shí)際工作相符，能夠真實(shí)反映公司的業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理情況。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文檔的安全和保密，防止文檔泄露、丟失或損壞。二、文檔分類與編號(hào)（一）文檔分類1.行政類文檔：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)文件等。2.財(cái)務(wù)類文檔：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、預(yù)算與決算文件等。3.業(yè)務(wù)類文檔：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍，分為市場(chǎng)營(yíng)銷文檔、技術(shù)研發(fā)文檔、生產(chǎn)管理文檔、質(zhì)量管理文檔、采購(gòu)與供應(yīng)鏈文檔等。4.合同類文檔：包括各類合同協(xié)議、訂單、招投標(biāo)文件等。5.其他類文檔：上述類別未涵蓋的其他文檔，如客戶資料、培訓(xùn)資料、宣傳資料等。（二）文檔編號(hào)1.文檔編號(hào)采用“部門(mén)代碼+年份+流水號(hào)”的格式，確保每個(gè)文檔都有唯一的編號(hào)。2.部門(mén)代碼：根據(jù)公司組織架構(gòu)，為每個(gè)部門(mén)設(shè)定兩位代碼，如行政部為“01”，財(cái)務(wù)部為“02”等。3.年份：取文檔形成年份的后兩位數(shù)字，如2023年形成的文檔編號(hào)為“XX23”。4.流水號(hào)：按照文檔形成的先后順序，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如，行政部2023年第5份文件的編號(hào)為“0123005”。三、文檔的形成與收集（一）文檔形成要求1.各部門(mén)及員工在工作過(guò)程中應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和要求及時(shí)形成各類文檔，確保文檔內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰。2.文檔應(yīng)使用A4紙打印或電子文檔格式保存，字跡清晰，頁(yè)面整潔，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于重要文檔，應(yīng)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）文檔收集職責(zé)1.各部門(mén)文檔管理人員負(fù)責(zé)本部門(mén)文檔的收集工作，定期對(duì)本部門(mén)產(chǎn)生的文檔進(jìn)行梳理，確保無(wú)遺漏。2.對(duì)于跨部門(mén)協(xié)作產(chǎn)生的文檔，由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門(mén)。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將本人保管的公司文檔全部移交所在部門(mén)文檔管理人員。（三）收集時(shí)間要求1.日常工作中形成的文檔，應(yīng)在工作完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢。2.月度、季度、年度工作總結(jié)等定期文檔，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交給部門(mén)文檔管理人員。3.臨時(shí)性工作任務(wù)完成后，相關(guān)文檔應(yīng)及時(shí)收集歸檔。四、文檔的整理與歸檔（一）整理原則1.按照文檔分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的文檔進(jìn)行分類整理，確保同一類文檔集中存放。2.文檔應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，便于查找和使用。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，按照分類進(jìn)行存放，并命名規(guī)范，便于識(shí)別。（二）整理內(nèi)容1.紙質(zhì)文檔：去除文件中的金屬物、訂書(shū)釘?shù)?，?duì)破損或褪色的頁(yè)面進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，按照順序依次編號(hào)、裝訂，并編制目錄。2.電子文檔：對(duì)文件進(jìn)行命名規(guī)范，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映文檔內(nèi)容和版本信息，同時(shí)建立相應(yīng)的索引文件，記錄文檔的存放位置、內(nèi)容摘要等信息。（三）歸檔要求1.整理好的文檔應(yīng)及時(shí)歸檔，歸檔時(shí)間不得超過(guò)文檔形成后的[X]個(gè)工作日。2.歸檔時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《文檔歸檔登記表》，詳細(xì)記錄文檔的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。3.對(duì)于重要文檔，應(yīng)進(jìn)行專柜存放，并設(shè)置專門(mén)的標(biāo)識(shí)，便于識(shí)別和查找。五、文檔的保管與借閱（一）保管職責(zé)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)公司文檔的集中保管，建立文檔保管庫(kù)，配備必要的保管設(shè)備，確保文檔的安全存放。2.各部門(mén)文檔管理人員負(fù)責(zé)本部門(mén)歸檔文檔的日常保管，定期對(duì)文檔進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（二）保管期限1.公司文檔的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的文檔包括公司章程、股東會(huì)議記錄、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等重要文件。3.長(zhǎng)期保管的文檔期限為[X]年，包括各類合同協(xié)議、重要業(yè)務(wù)文件等。4.短期保管的文檔期限為[X]年，包括一般性工作文件、臨時(shí)性資料等。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱文檔的，應(yīng)填寫(xiě)《文檔借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱時(shí)間、借閱人等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.行政部門(mén)文檔管理人員應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合借閱規(guī)定的，應(yīng)在《文檔借閱登記表》上登記，并將文檔交借閱人。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文檔上涂改、污損、抽取、拆散。如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)行政部門(mén)同意。4.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人歸還文檔時(shí)，行政部門(mén)文檔管理人員應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文檔完整無(wú)損后，在《文檔借閱登記表》上注銷登記。六、文檔的利用與統(tǒng)計(jì)（一）利用方式1.公司內(nèi)部員工可根據(jù)工作需要，查閱、借閱已歸檔的文檔。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要信息的文檔，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，限制查閱范圍。3.公司外部人員因工作需要查閱公司文檔的，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）統(tǒng)計(jì)工作1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司文檔的收、發(fā)、借、還等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，編制《文檔管理統(tǒng)計(jì)表》，及時(shí)掌握文檔的動(dòng)態(tài)信息。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括文檔的類別、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限、借閱次數(shù)、借閱時(shí)間等。3.通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)文檔管理中存在的問(wèn)題，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)，提高文檔管理水平。七、文檔的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)對(duì)文檔管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對(duì)涉及公司機(jī)密的文檔，應(yīng)進(jìn)行密級(jí)標(biāo)識(shí)，嚴(yán)格控制知悉范圍。3.在文檔的存儲(chǔ)、傳輸、使用過(guò)程中，應(yīng)采取加密、訪問(wèn)控制等安全措施，防止文檔泄露。4.嚴(yán)禁在連接互聯(lián)網(wǎng)的計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)、處理公司機(jī)密文檔。（二）安全管理1.建立文檔保管庫(kù)的安全管理制度，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備。2.定期對(duì)文檔保管庫(kù)進(jìn)行安全檢查，確保安全設(shè)施正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)對(duì)文檔管理人員的安全教育，提高安全防范意識(shí)，確保文檔管理工作的安全進(jìn)行。八、文檔的銷毀（一）銷毀條件1.文檔保管期限已滿，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，不再需要的文檔。3.文檔內(nèi)容涉及違法違規(guī)或已失去真實(shí)性、有效性的。（二）銷毀程序1.由行政部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)擬銷毀的文檔進(jìn)行鑒定，填寫(xiě)《文檔銷毀申請(qǐng)表》，注明文檔名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文檔銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.文檔銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文檔信息無(wú)法恢復(fù)。