工作聯(lián)系單管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司內部工作聯(lián)系單的使用與管理，確保信息傳遞的及時、準確、高效，加強各部門之間的溝通與協(xié)作，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構之間以及與外部合作伙伴之間涉及工作溝通、協(xié)調、任務安排、事項告知等各類工作聯(lián)系單的管理。（三）基本原則1.準確性原則：工作聯(lián)系單內容應準確反映工作事項，避免模糊不清或歧義。2.及時性原則：相關人員應及時處理工作聯(lián)系單，確保信息傳遞不延誤。3.責任明確原則：明確工作聯(lián)系單涉及事項的責任部門和責任人，避免推諉扯皮。4.存檔規(guī)范原則：對工作聯(lián)系單進行規(guī)范存檔，便于查詢和追溯。二、工作聯(lián)系單的分類與格式（一）分類1.內部工作聯(lián)系單：用于公司內部各部門之間的工作溝通與協(xié)作。2.外部工作聯(lián)系單：用于與外部合作伙伴進行工作聯(lián)系。（二）格式1.編號：工作聯(lián)系單應具有唯一編號，編號規(guī)則為[年份][部門代碼][流水號]，例如：2023HR001。2.標題：簡潔明了地概括工作聯(lián)系單的主要內容。3.主送部門/單位：明確接收工作聯(lián)系單的部門或單位。4.抄送部門/單位：如有需要，可填寫抄送的部門或單位。5.正文：詳細闡述工作事項的背景、內容、要求、時間節(jié)點等。6.附件：如有相關附件，應注明附件名稱及數(shù)量，并隨工作聯(lián)系單一并提交。7.擬稿人：填寫工作聯(lián)系單的起草人姓名。8.擬稿日期：記錄工作聯(lián)系單的起草日期。9.審核人：由相關負責人對工作聯(lián)系單進行審核，并簽字確認。10.批準人：最終批準工作聯(lián)系單的領導簽字。11.日期：包括審核日期、批準日期等。三、工作聯(lián)系單的流程（一）發(fā)起1.各部門或個人在工作中需要與其他部門溝通、協(xié)調工作事項時，應及時填寫工作聯(lián)系單。2.擬稿人應確保工作聯(lián)系單內容完整、準確，按照格式要求填寫相關信息。（二）審核1.工作聯(lián)系單起草完成后，應提交給本部門負責人進行審核。2.部門負責人應認真審核工作聯(lián)系單內容，確保事項清晰、責任明確、要求合理，審核通過后簽字確認。（三）批準1.對于涉及重要事項、跨部門協(xié)調等工作聯(lián)系單，需提交公司領導批準。2.公司領導根據工作聯(lián)系單的內容和實際情況進行審批，批準后簽字確認。（四）發(fā)送1.經審核批準后的工作聯(lián)系單，由發(fā)起部門按照主送部門/單位進行發(fā)送。2.發(fā)送方式可采用紙質版送達、電子郵件發(fā)送等，確保接收方能夠及時收到工作聯(lián)系單。（五）接收與處理1.接收部門收到工作聯(lián)系單后，應及時進行登記，并安排專人負責處理。2.處理人應根據工作聯(lián)系單的要求，在規(guī)定時間內完成相關工作，并將處理結果反饋給發(fā)起部門。（六）反饋與跟蹤1.發(fā)起部門對工作聯(lián)系單的處理情況進行跟蹤，如發(fā)現(xiàn)問題或需要進一步溝通，應及時與接收部門聯(lián)系。2.接收部門應及時向發(fā)起部門反饋工作聯(lián)系單的處理進度和結果，確保工作事項得到妥善解決。（七）存檔1.工作聯(lián)系單處理完畢后，各部門應按照檔案管理規(guī)定進行存檔。2.存檔內容包括工作聯(lián)系單原件、相關附件、處理結果反饋等資料，以便日后查詢和追溯。四、工作聯(lián)系單的填寫要求（一）內容完整工作聯(lián)系單應包含工作事項的詳細信息，如背景、目的、具體內容、要求、時間節(jié)點、責任部門及責任人等，確保接收方能夠清楚了解工作要求。（二）表述清晰使用簡潔明了、準確規(guī)范的語言表達工作聯(lián)系單的內容，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯和語句。（三）邏輯嚴謹工作聯(lián)系單的內容應具有邏輯性，各項工作要求和任務安排應合理有序，避免出現(xiàn)前后矛盾或混亂的情況。（四）簽字蓋章工作聯(lián)系單應由擬稿人、審核人、批準人簽字確認，并加蓋部門公章（如有需要），以明確責任和確保文件的有效性。五、工作聯(lián)系單的使用規(guī)范（一）適用場景1.跨部門工作協(xié)調，如項目合作、資源調配等。2.工作任務的安排與交辦，明確責任部門和責任人。3.重要事項的溝通與告知，確保信息傳達準確無誤。4.工作進展情況的匯報與反饋。（二）禁止事項1.未經審核批準擅自發(fā)送工作聯(lián)系單。2.工作聯(lián)系單內容涉及公司機密信息，未按照公司保密制度進行處理。3.利用工作聯(lián)系單進行與工作無關的事項溝通。（三）緊急情況處理對于緊急工作事項，可先通過電話、即時通訊工具等方式進行溝通，但事后應及時補發(fā)工作聯(lián)系單，并按照正常流程進行審核、批準和存檔。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司行政部門負責對工作聯(lián)系單的使用與管理情況進行定期檢查和監(jiān)督。2.檢查內容包括工作聯(lián)系單的填寫規(guī)范、流程執(zhí)行情況、存檔情況等。（二）考核措施1.將工作聯(lián)系單的管理情況納入部門和個人的績效考核體系。2.對于工作聯(lián)系單使用不規(guī)范、未按時處理或處理結果不符合要求的部門和個人，按照公司績效考核制度進行相應扣分或處罰。3.對于在工作聯(lián)系單管理中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予適當?shù)莫剟詈捅碚?。七、培訓與宣貫（一）培訓計劃1.人力資源部門定期組織工作聯(lián)系單管理制度的培訓，確保全體員工熟悉制度內容和使用流程。2.培訓內容包括工作聯(lián)系單的分類、格式、填寫要求、流程等方面。（二）宣貫方式1.通過公司內部會議、郵件、公告欄等渠道進行制度宣貫，提高員工對工作聯(lián)系單管理制度的認識和重視程度。2.制作工作聯(lián)系單使用指南手冊，發(fā)放給各部門員工，方便員工查閱和參考。八、附則（一）解釋權本管理制度由公司人力資源部門負責解釋。（二）修訂與完善1.隨著公司業(yè)務