社保檔案管理管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司社保檔案管理，確保社保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工社保檔案的管理。（三）職責(zé)分工1.人力資源部門負(fù)責(zé)社保檔案的建立、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)移等工作。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)社保費(fèi)用的核算與繳納，并配合人力資源部門提供相關(guān)財務(wù)資料。3.各部門負(fù)責(zé)協(xié)助人力資源部門收集、整理本部門員工的社保相關(guān)資料，并確保資料的真實(shí)性和完整性。二、社保檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.員工個人簡歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件（首頁及本人頁）。（二）社保參保資料1.社保登記表，包括單位基本信息、參保人員信息等。2.參保人員增減變動表，記錄員工入職、離職、調(diào)動等情況下社保參保狀態(tài)的變化。3.社保繳費(fèi)基數(shù)申報資料，包括工資表、繳費(fèi)基數(shù)核定表等。（三）社保繳費(fèi)記錄1.每月社保繳費(fèi)明細(xì)，包括單位繳費(fèi)金額、個人繳費(fèi)金額、繳費(fèi)日期等。2.社保繳費(fèi)憑證，如銀行回單、社保部門開具的收據(jù)等。（四）社保待遇申領(lǐng)資料1.員工工傷認(rèn)定申請表、勞動能力鑒定結(jié)論書等（如有工傷情況）。2.員工生育保險待遇申領(lǐng)表、生育證明、醫(yī)療費(fèi)用發(fā)票等（如有生育情況）。3.員工退休審批表、養(yǎng)老金待遇核定表等（如有退休情況）。（五）其他相關(guān)資料1.社保政策文件、通知等，作為公司社保管理工作的依據(jù)和參考。2.與社保機(jī)構(gòu)溝通的記錄，如電話記錄、郵件往來等。三、社保檔案的建立（一）新員工入職1.新員工入職時，人力資源部門應(yīng)要求其填寫《員工社保信息登記表》，提供身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件等相關(guān)資料。2.人力資源部門根據(jù)新員工提供的資料，在社保系統(tǒng)中錄入員工基本信息，并辦理社保參保登記手續(xù)。3.社保參保登記完成后，人力資源部門將新員工的社保相關(guān)資料整理歸檔，建立社保檔案。（二）員工信息變更1.員工個人信息發(fā)生變更時，如姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式等，員工應(yīng)及時向人力資源部門提交變更申請，并提供相關(guān)證明材料。2.人力資源部門審核員工提交的變更申請和證明材料，確認(rèn)無誤后，在社保系統(tǒng)中修改員工信息，并更新社保檔案。3.員工工作崗位、工資待遇等發(fā)生變更時，人力資源部門應(yīng)根據(jù)變更情況，及時調(diào)整員工的社保繳費(fèi)基數(shù)，并在社保系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)操作，同時更新社保檔案。四、社保檔案的整理（一）分類整理1.人力資源部門按照社保檔案的內(nèi)容，將其分為員工基本信息、社保參保資料、社保繳費(fèi)記錄、社保待遇申領(lǐng)資料、其他相關(guān)資料等類別。2.每一類別下再根據(jù)時間順序、業(yè)務(wù)類型等進(jìn)行細(xì)分，確保檔案資料的有序排列。（二）編號標(biāo)識1.為便于社保檔案的管理和查詢，人力資源部門應(yīng)對每一份檔案資料進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性，且能夠反映檔案資料的類別、年份、順序等信息。2.在檔案資料上加蓋編號章或粘貼編號標(biāo)簽，同時在檔案目錄中注明編號信息。（三）裝訂成冊1.對于紙張較多的檔案資料，如社保繳費(fèi)記錄、社保待遇申領(lǐng)資料等，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊。裝訂時應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝訂設(shè)備，確保裝訂牢固、整齊。2.在每冊檔案的封面和脊背處注明檔案名稱、編號、年份、冊數(shù)等信息。五、社保檔案的保管（一）保管方式1.社保檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列；電子檔案應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。2.檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保檔案資料的安全。（二）保管期限1.社保檔案的保管期限按照國家相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，社保檔案的保管期限為[X]年。2.對于涉及員工重大權(quán)益的社保檔案，如工傷認(rèn)定資料、退休審批資料等，應(yīng)長期保管。（三）定期盤點(diǎn)1.人力資源部門應(yīng)定期對社保檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，確保檔案資料的數(shù)量、完整性和準(zhǔn)確性。盤點(diǎn)周期為每年一次。2.在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料缺失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、社保檔案的查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱社保檔案時，應(yīng)填寫《社保檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱。2.外部機(jī)構(gòu)或個人因工作需要查閱社保檔案時，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，并填寫《社保檔案查閱申請表》，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)有公司專人陪同。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《社保檔案查閱申請表》，提交相關(guān)審批人審批。2.審批通過后，人力資源部門檔案管理人員根據(jù)查閱申請表的要求，查找并提供相應(yīng)的社保檔案資料。3.查閱人員在指定地點(diǎn)查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《社保檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）查閱記錄1.人力資源部門應(yīng)建立《社保檔案查閱登記表》，詳細(xì)記錄查閱申請人、查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.《社保檔案查閱登記表》應(yīng)妥善保管，以備查詢和追溯。七、社保檔案的轉(zhuǎn)移（一）員工離職1.員工離職時，人力資源部門應(yīng)在辦理離職手續(xù)的同時，辦理社保減員手續(xù)，并將員工的社保檔案整理封存。2.員工離職后，如需要轉(zhuǎn)移社保關(guān)系，人力資源部門應(yīng)根據(jù)員工的要求，提供社保繳費(fèi)憑證、參保憑證等相關(guān)資料，并協(xié)助員工辦理社保轉(zhuǎn)移手續(xù)。（二）公司變更1.公司發(fā)生合并、分立、改制等情況時，人力資源部門應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和社保機(jī)構(gòu)的要求，辦理社保檔案的轉(zhuǎn)移手續(xù)。2.在辦理社保檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)時，人力資源部門應(yīng)確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確，并與社保機(jī)構(gòu)進(jìn)行充分溝通，確保轉(zhuǎn)移工作的順利進(jìn)行。八、社保檔案的保密（一）保密措施1.人力資源部門檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對社保檔案資料予以保密。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得擅自將社保檔案資料泄露給任何單位或個人。2.在社保檔案的整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)移等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制查閱范圍、使用加密存儲設(shè)備等。（二）責(zé)任追究1.對于違反社保檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；如造成公司或員工損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。2.構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。九、社保檔案的信息化管理（一）建立社保檔案管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立社保檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)社保檔案資料的電子化管理。社保檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、報表生成等功能，提高社保檔案管理的工作效率和準(zhǔn)確性。2.社保檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與公司的人力資源管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.人力資源部門檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，將社保檔案資料錄入社保檔案管理系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對社保檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時處理數(shù)據(jù)變更、數(shù)據(jù)清理等工作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時效性和可靠性。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)社保檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作系統(tǒng)。2.定期對社保檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的位置，并定期進(jìn)行恢復(fù)測試，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)