oa收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司OA系統(tǒng)收發(fā)文管理，提高工作效率，確保文件傳遞的準確性、及時性和安全性，結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門通過OA系統(tǒng)進行的收文、發(fā)文及文件流轉(zhuǎn)管理。（三）基本原則1.準確及時原則：確保文件內(nèi)容準確無誤，傳遞及時高效，不延誤工作。2.分級負責原則：明確各部門及人員在文件處理過程中的職責，做到責任到人。3.安全保密原則：嚴格遵守公司保密規(guī)定，防止文件信息泄露。二、收文管理（一）收文渠道1.OA系統(tǒng)自動接收：公司OA系統(tǒng)與外部相關系統(tǒng)對接，自動接收上級單位、政府部門、合作伙伴等發(fā)來的文件。2.人工導入：對于無法通過系統(tǒng)自動接收的文件，由專人負責從外部渠道獲取后，及時導入OA系統(tǒng)。（二）收文登記1.系統(tǒng)自動登記：OA系統(tǒng)對自動接收的文件，按照預設格式自動進行登記，記錄文件的標題、文號、來文單位、日期等關鍵信息。2.人工補充登記：人工導入的文件，由負責導入的人員在OA系統(tǒng)中進行詳細登記，并補充相關信息。（三）收文分發(fā)1.系統(tǒng)智能分發(fā)：OA系統(tǒng)根據(jù)預設的分發(fā)規(guī)則，將收文自動分發(fā)給相關部門或人員。分發(fā)規(guī)則可根據(jù)文件類型、部門職責、領導分工等進行設置。2.人工調(diào)整分發(fā)：對于系統(tǒng)分發(fā)不準確或需要特殊處理的文件，由收文管理人員進行人工調(diào)整分發(fā)，并記錄調(diào)整原因。（四）收文處理1.閱讀與批示：接收人應及時登錄OA系統(tǒng)閱讀文件，并根據(jù)文件要求進行批示。批示內(nèi)容應明確、具體，如需相關部門辦理，應注明辦理要求和完成期限。2.辦理與反饋：承辦部門或人員應按照批示要求及時辦理文件，并在OA系統(tǒng)中反饋辦理結(jié)果。辦理結(jié)果應包括辦理情況、存在問題及建議等。3.跟蹤與催辦：收文管理人員應對文件辦理情況進行跟蹤，對即將到期未完成的辦理事項進行催辦，并記錄催辦情況。（五）收文歸檔1.定期歸檔：收文辦理完畢后，收文管理人員應定期將文件進行歸檔。歸檔時應按照公司檔案管理規(guī)定，對文件進行分類、編號、裝訂等處理。2.電子歸檔：除紙質(zhì)歸檔外，還應進行電子歸檔。電子文件應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并建立相應的索引目錄，以便查詢和利用。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文擬稿1.擬稿人職責：發(fā)文擬稿人應根據(jù)工作需要，認真撰寫文件內(nèi)容。擬稿內(nèi)容應符合國家法律法規(guī)、公司政策規(guī)定，語言表達準確、簡潔、通順。2.格式要求：發(fā)文應按照公司統(tǒng)一的公文格式進行擬稿，包括標題、主送單位、正文、附件、落款等。標題應準確概括文件主題，主送單位應明確具體，正文應條理清晰，附件應與正文內(nèi)容相關且格式規(guī)范，落款應注明發(fā)文部門和日期。（二）發(fā)文審核1.部門審核：擬稿完成后，擬稿人應將文件提交本部門負責人進行審核。部門負責人應重點審核文件內(nèi)容是否符合部門職責和工作實際，格式是否規(guī)范，語言是否準確等。2.會簽審核：涉及多個部門的文件，應進行會簽審核。會簽部門應認真閱讀文件內(nèi)容，提出意見和建議，并在OA系統(tǒng)中簽署審核意見。3.領導審批：經(jīng)部門審核和會簽審核后的文件，應提交公司領導進行審批。公司領導應根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，對文件進行全面審查，并簽署審批意見。（三）發(fā)文編號1.編號規(guī)則：公司發(fā)文編號采用統(tǒng)一的規(guī)則，由年份、部門代碼、文件順序號等組成。例如：[年份][部門代碼][文件順序號]。2.編號管理：發(fā)文編號由公司辦公室負責統(tǒng)一管理。編號應連續(xù)、唯一，不得重復使用。（四）發(fā)文排版1.排版要求：發(fā)文應按照公司統(tǒng)一的排版格式進行排版，包括字體、字號、行距、頁邊距等。排版應美觀、規(guī)范，便于閱讀和存檔。2.電子排版：發(fā)文排版應使用公司指定的辦公軟件進行電子排版，排版完成后應進行預覽，確保格式無誤。（五）發(fā)文印發(fā)1.印發(fā)流程：經(jīng)領導審批后的文件，由辦公室負責印發(fā)。印發(fā)時應按照審批意見進行排版、校對，并確保文件內(nèi)容準確無誤。2.印發(fā)份數(shù)：根據(jù)文件發(fā)送范圍和工作需要，確定發(fā)文印發(fā)份數(shù)。印發(fā)份數(shù)應合理，避免浪費。3.蓋章要求：發(fā)文需蓋章的，應按照公司印章管理規(guī)定進行蓋章。蓋章應清晰、端正，位置準確。（六）發(fā)文分發(fā)1.系統(tǒng)分發(fā)：OA系統(tǒng)根據(jù)發(fā)文審批意見和發(fā)送范圍，將文件自動分發(fā)給相關部門或人員。分發(fā)時應確保發(fā)送對象準確無誤。2.人工輔助分發(fā)：對于需要特殊分發(fā)或系統(tǒng)無法自動分發(fā)的文件，由辦公室人員進行人工輔助分發(fā)，并記錄分發(fā)情況。（七）發(fā)文歸檔1.紙質(zhì)歸檔：發(fā)文印發(fā)后，辦公室應及時將紙質(zhì)文件進行歸檔。歸檔時應按照公司檔案管理規(guī)定，對文件進行分類、編號、裝訂等處理。2.電子歸檔：除紙質(zhì)歸檔外，還應進行電子歸檔。電子文件應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并建立相應的索引目錄，以便查詢和利用。四、文件流轉(zhuǎn)管理（一）流轉(zhuǎn)流程1.一般流轉(zhuǎn)：文件在OA系統(tǒng)中按照預設的流程進行流轉(zhuǎn)，流轉(zhuǎn)過程中各環(huán)節(jié)人員應及時處理文件，并簽署意見。2.特殊流轉(zhuǎn)：對于緊急、重要文件或需要特殊處理的文件，可通過OA系統(tǒng)設置特殊流轉(zhuǎn)流程，確保文件能夠快速、高效處理。（二）流轉(zhuǎn)跟蹤1.系統(tǒng)跟蹤：OA系統(tǒng)對文件流轉(zhuǎn)過程進行實時跟蹤，記錄文件的流轉(zhuǎn)狀態(tài)、處理時間、處理意見等信息。2.人工跟蹤：收文管理人員應對文件流轉(zhuǎn)情況進行定期人工跟蹤，及時發(fā)現(xiàn)和解決流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)的問題。（三）流轉(zhuǎn)提醒1.系統(tǒng)提醒：OA系統(tǒng)根據(jù)預設的提醒規(guī)則，對即將到期未處理的文件進行提醒。提醒方式包括系統(tǒng)消息提醒、郵件提醒等。2.人工提醒：收文管理人員對需要重點關注的文件，可進行人工提醒，確保文件能夠及時處理。五、文件安全與保密管理（一）用戶賬號管理1.賬號申請：員工因工作需要使用OA系統(tǒng)的，應向所在部門提出賬號申請。部門負責人審核后，報公司辦公室統(tǒng)一開通賬號。2.賬號權(quán)限：根據(jù)員工工作職責和崗位需求，設置相應的OA系統(tǒng)賬號權(quán)限。賬號權(quán)限應嚴格控制，確保文件信息安全。3.賬號密碼：員工應妥善保管自己的OA系統(tǒng)賬號密碼，定期更換密碼，避免賬號被盜用。（二）文件存儲安全1.服務器存儲：公司OA系統(tǒng)文件存儲在專用的服務器上，服務器應具備完善的安全防護措施，包括防火墻、入侵檢測、數(shù)據(jù)備份等。2.存儲設備管理：定期對服務器存儲設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。存儲設備應進行異地備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）文件訪問安全1.權(quán)限控制：嚴格按照員工賬號權(quán)限控制文件訪問，未經(jīng)授權(quán)人員不得訪問敏感文件。2.訪問記錄：OA系統(tǒng)對文件訪問情況進行記錄，包括訪問時間、訪問人員、訪問內(nèi)容等。訪問記錄應定期進行審計，發(fā)現(xiàn)異常情況及時處理。（四）文件保密管理1.保密制度：公司制定嚴格的文件保密制度，明確文件保密范圍、保密措施和保密責任。2.保密培訓：定期對員工進行文件保密培訓，提高員工保密意識和技