藥品備案合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司藥品備案合同的管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與藥品供應商、經(jīng)銷商、醫(yī)療機構等簽訂的涉及藥品備案相關的各類合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等的基礎上，充分表達真實意愿，協(xié)商一致簽訂合同。3.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。4.風險防范原則：注重對合同風險的識別、評估和控制，確保公司利益不受損害。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.合同發(fā)起業(yè)務部門根據(jù)工作需要，提出簽訂藥品備案合同的申請，填寫《藥品備案合同申請表》，詳細說明合同的基本情況，包括合同對方信息、藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、履行期限等。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至法務部門。2.法務審核法務部門收到申請表后，對合同條款進行法律審查。重點審查合同主體資格是否合法、合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)規(guī)定、權利義務是否明確對等、違約責任是否合理等。法務部門在[X]個工作日內(nèi)出具審核意見。如審核通過，在申請表上簽字蓋章；如發(fā)現(xiàn)問題，及時與業(yè)務部門溝通，提出修改建議，業(yè)務部門修改后重新提交審核。3.合同審批經(jīng)法務審核通過的合同申請表，提交至公司管理層進行審批。審批流程根據(jù)合同金額大小和重要程度設定不同的審批層級。對于金額較小、風險較低的合同，由分管領導審批；對于金額較大、涉及重要藥品或合作方的合同，需經(jīng)總經(jīng)理審批。審批人應認真審查合同內(nèi)容，對合同的必要性、可行性、合法性等進行綜合評估，并簽署審批意見。4.合同簽訂業(yè)務部門根據(jù)審批意見，與合同對方進行協(xié)商，達成一致后擬定合同文本。合同文本應使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保格式規(guī)范、條款完整。合同文本經(jīng)雙方核對無誤后，由雙方授權代表簽字并加蓋公章。合同簽訂過程中，應確保簽字蓋章的真實性和有效性。合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同原件交至公司檔案室進行歸檔，并將合同副本分發(fā)給相關部門，如財務部、法務部等，以便各部門履行相應職責。（二）合同對方管理1.資格審查在與合同對方簽訂合同前，業(yè)務部門應對其主體資格、經(jīng)營范圍、信用狀況等進行調(diào)查了解。要求合同對方提供營業(yè)執(zhí)照副本、藥品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證（如有）等相關資質(zhì)證明文件，并進行核實。通過國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)、信用中國等平臺查詢合同對方的信用記錄，評估其信用風險。2.信用評估建立合同對方信用評估機制，定期對合同對方的信用狀況進行評估。評估內(nèi)容包括合同履行情況、付款及時性、產(chǎn)品質(zhì)量等方面。根據(jù)信用評估結(jié)果，將合同對方分為不同信用等級，如A級（信用良好）、B級（信用一般）、C級（信用較差）。對于信用等級較低的合同對方，在簽訂合同和業(yè)務往來中應采取更為謹慎的措施，如增加擔保條款、縮短付款期限等。3.動態(tài)管理持續(xù)關注合同對方的經(jīng)營狀況和信用變化情況。如發(fā)現(xiàn)合同對方出現(xiàn)重大經(jīng)營問題、信用狀況惡化等情況，業(yè)務部門應及時向公司匯報，并采取相應措施，如暫停合作、要求提供擔保、解除合同等，以降低公司風險。三、合同履行管理（一）履行責任1.業(yè)務部門作為合同履行的主要責任部門，應按照合同約定，全面履行自身義務。負責組織藥品的采購、銷售、配送等工作，確保藥品質(zhì)量符合要求，按時交付貨物或提供服務。2.業(yè)務部門應建立合同履行跟蹤機制，定期對合同履行情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)并解決履行過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)合同對方未按約定履行義務，應及時與其溝通協(xié)商，要求其采取補救措施，并保留相關證據(jù)。3.涉及藥品質(zhì)量問題的，質(zhì)量管理部門應按照公司質(zhì)量管理體系的要求，對藥品進行檢驗和監(jiān)督，確保藥品質(zhì)量符合標準。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應及時通知業(yè)務部門采取召回、換貨等措施，并追究相關責任方的責任。（二）進度跟蹤1.業(yè)務部門應制定詳細的合同履行進度計劃，并按照計劃有序推進各項工作。在合同履行過程中，定期向公司內(nèi)部相關部門匯報合同履行進度，包括藥品采購進度、生產(chǎn)進度、銷售進度、庫存情況等。2.建立合同履行進度預警機制，當合同履行進度出現(xiàn)偏差，可能影響合同按時履行時，業(yè)務部門應及時分析原因，并采取相應的調(diào)整措施。如需要延長交貨期、調(diào)整價格等，應按照合同變更程序進行操作，并及時通知合同對方。3.對于重要合同或涉及緊急藥品供應的合同，公司應成立專門的項目小組，負責協(xié)調(diào)各方資源，確保合同順利履行。項目小組應定期召開會議，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（三）付款管理1.財務部負責合同付款的審核和支付工作。在收到業(yè)務部門提交的付款申請后，應按照合同約定的付款方式、付款期限等進行審核。2.付款申請應附合同原件、發(fā)票、驗收報告等相關證明文件。財務部審核人員應認真核對各項資料的真實性、完整性和合規(guī)性，確保付款依據(jù)充分。3.對于不符合付款條件的申請，財務部應及時通知業(yè)務部門，并說明原因。業(yè)務部門應與合同對方溝通協(xié)商，解決問題后重新提交付款申請。4.財務部按照公司資金管理制度和審批流程進行付款操作。付款完成后，應及時登記入賬，并將付款憑證歸檔保存。四、合同變更管理（一）變更情形1.在合同履行過程中，如因市場變化、政策調(diào)整、不可抗力等原因，需要對合同的標的、價格、數(shù)量、履行期限、履行地點等條款進行變更的，合同雙方應協(xié)商一致后簽訂合同變更協(xié)議。2.常見的變更情形包括：藥品價格調(diào)整、藥品規(guī)格變更、交貨地點變更、合作方式變更等。（二）變更流程1.變更申請合同一方如需變更合同條款，應向?qū)Ψ教岢鰰孀兏暾?，說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響等。變更申請經(jīng)本方法定代表人或授權代表簽字并加蓋公章后，提交給對方。2.協(xié)商溝通合同對方收到變更申請后，應及時進行研究，并與申請方進行協(xié)商溝通。雙方就變更事項達成一致意見后，擬定合同變更協(xié)議文本。3.審核審批合同變更協(xié)議文本按照合同簽訂流程進行審核審批。業(yè)務部門負責對變更事項的合理性和必要性進行審核，法務部門負責對變更協(xié)議的法律合規(guī)性進行審查，公司管理層根據(jù)變更的重要程度進行審批。4.簽訂協(xié)議經(jīng)審核審批通過后，合同雙方授權代表簽訂合同變更協(xié)議。變更協(xié)議應明確變更的具體內(nèi)容、生效時間、雙方的權利義務等條款，并與原合同具有同等法律效力。5.備案與通知合同變更協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應及時將變更協(xié)議副本交至公司檔案室進行備案，并通知相關部門，如財務部、質(zhì)量管理部門等，以便各部門根據(jù)變更后的合同履行相應職責。五、合同解除管理（一）解除情形1.合同雙方協(xié)商一致，可以解除合同。2.因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的的，合同一方可以解除合同。3.在履行期限屆滿之前，當事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務的，對方可以解除合同。4.當事人一方遲延履行主要債務，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行的，對方可以解除合同。5.當事人一方遲延履行債務或者有其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的的，對方可以解除合同。6.法律規(guī)定的其他情形。（二）解除流程1.解除通知合同一方如需解除合同，應向?qū)Ψ桨l(fā)出書面解除通知，說明解除合同的原因、依據(jù)及解除時間等。解除通知應按照合同約定的送達方式進行送達，如郵寄、專人送達等，并保留送達憑證。2.協(xié)商處理合同對方收到解除通知后，應及時與解除方進行協(xié)商，就解除合同的相關事宜進行處理。協(xié)商內(nèi)容包括合同解除后的善后事宜，如已履行部分的結(jié)算、未履行部分的處理、違約責任的承擔等。3.簽訂解除協(xié)議雙方就解除合同的相關事宜協(xié)商一致后，簽訂合同解除協(xié)議。解除協(xié)議應明確解除合同的原因、解除時間、雙方的權利義務、結(jié)算方式及違約責任等條款。4.備案與通知合同解除協(xié)議簽訂后，業(yè)務部門應及時將解除協(xié)議副本交至公司檔案室進行備案，并通知相關部門，如財務部、質(zhì)量管理部門等，以便各部門進行相應的賬務處理和業(yè)務調(diào)整。六、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.加強合同管理培訓，提高員工的合同法律意識和風險防范意識。業(yè)務部門、法務部門等相關人員應定期參加合同管理培訓，學習法律法規(guī)和合同管理知識，規(guī)范合同簽訂、履行等行為。2.在合同簽訂前，充分進行市場調(diào)研和風險評估，確保合同條款合理、可行，避免因合同本身存在漏洞或不合理條款引發(fā)糾紛。3.在合同履行過程中，嚴格按照合同約定履行義務，加強溝通協(xié)調(diào)，及時解決出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。（二）糾紛處理1.當發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務部門應及時收集相關證據(jù)，如合同文本、往來函件、發(fā)票、驗收報告、交付憑證等，并將糾紛情況向公司匯報。2.法務部門負責對合同糾紛進行分析研究，制定糾紛處理方案。根據(jù)糾紛的具體情況，可采取協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟等方式解決糾紛。3.在糾紛處理過程中，公司各部門應積極配合法務部門，提供必要的支持和協(xié)助。如需要，可聘請外部律師作為法律顧問，增強糾紛處理的專業(yè)能力。4.糾紛處理結(jié)束后，業(yè)務部門應及時總結(jié)經(jīng)驗教訓，完善合同管理流程和制度，避免類似糾紛再次發(fā)生。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應在[X]個工作日內(nèi)將合同原件交至公司檔案室。檔案室應指定專人負責合同檔案的收集工作，確保合同檔案的完整性。2.合同檔案應包括合同文本、合同審批表、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、發(fā)票、驗收報告、交付憑證等相關資料。（二）檔案整理1.檔案室工作人員對收集到的合同檔案進行整理。按照合同類別、簽訂時間等進行分類編號，建立合同檔案目錄。2.對合同文本及相關資料進行掃描，形成電子檔案，與紙質(zhì)檔案一并保存。電子檔案應按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名，便于查詢和管理。（三）檔案保管1.合同檔案應存放在專門的檔案柜中，確保檔案存放安全、有序。檔案柜應具備防火、防潮、防蟲等功能。2.檔案室應建立檔案借閱制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、復印、借出合同檔案。3.定期對合同檔案進行檢查和盤點，確保檔案的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理，并追究相關人員的責任。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱期限等。申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至檔案室。2.檔案室工作人員根據(jù)申請表進行審核，經(jīng)批準后，在