私企檔案借閱管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案借閱行為，提高檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中涉及檔案借閱的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案的利用效率，滿足公司各項(xiàng)工作對(duì)檔案信息的需求。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作。2.制定和完善檔案管理制度，并組織實(shí)施。3.負(fù)責(zé)檔案借閱的登記、審批、監(jiān)督等工作，確保檔案借閱符合規(guī)定。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，保證檔案的完整與安全。（二）借閱部門(mén)及人員職責(zé)1.借閱部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案借閱的申請(qǐng)、歸還等工作，并對(duì)所借檔案的安全與完整負(fù)責(zé)。2.借閱人員必須嚴(yán)格遵守本制度，按照規(guī)定的程序和要求借閱檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。3.借閱人員在借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，按時(shí)歸還，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。三、檔案借閱范圍（一）可供借閱的檔案類(lèi)型1.公司規(guī)章制度、文件、通知等一般性檔案。2.業(yè)務(wù)往來(lái)文件、合同、協(xié)議等與工作相關(guān)的檔案。3.員工人事檔案中的部分內(nèi)容（如工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄等，具體范圍按照人事檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。4.其他經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)可以借閱的檔案。（二）限制借閱的檔案類(lèi)型1.涉及公司機(jī)密的檔案，如財(cái)務(wù)報(bào)表、商業(yè)秘密、技術(shù)資料等，未經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱。2.正在進(jìn)行中的項(xiàng)目檔案，如項(xiàng)目策劃書(shū)、可行性研究報(bào)告等，根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同意后，可在限定范圍內(nèi)借閱。3.已明確規(guī)定為永久或長(zhǎng)期保存的重要檔案，借閱時(shí)需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人特別批準(zhǔn)。四、檔案借閱流程（一）借閱申請(qǐng)1.借閱部門(mén)或人員如需借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.將《檔案借閱申請(qǐng)表》提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，并簽署意見(jiàn)。（二）審批1.對(duì)于一般性檔案的借閱申請(qǐng)，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要檔案的借閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)在《檔案借閱申請(qǐng)表》上加蓋審批章，并留存一份備案。（三）借閱登記1.檔案管理人員根據(jù)審批后的《檔案借閱申請(qǐng)表》，對(duì)借閱檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱日期、借閱人姓名、部門(mén)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.為借閱的檔案編號(hào)，并在檔案封面或顯著位置標(biāo)注借閱編號(hào)。（四）檔案交付1.檔案管理人員按照《檔案借閱申請(qǐng)表》上的內(nèi)容，將檔案交付給借閱人員，并與借閱人員當(dāng)面核對(duì)檔案的名稱(chēng)、數(shù)量等信息，確保無(wú)誤。2.借閱人員應(yīng)在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)接收檔案。（五）歸還1.借閱人員應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還日期前歸還所借檔案，如需延期使用，應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向檔案管理部門(mén)提交《檔案借閱延期申請(qǐng)表》，說(shuō)明延期原因及延期期限，經(jīng)審批通過(guò)后方可延期。2.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否有損壞、涂改、丟失等情況。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有問(wèn)題，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。4.檔案管理人員在確認(rèn)檔案無(wú)誤后，在檔案借閱登記簿上記錄歸還日期，并注銷(xiāo)借閱編號(hào)。五、檔案借閱期限（一）一般性檔案借閱期限一般性檔案的借閱期限一般為[X]個(gè)工作日，如需延期使用，每次延期不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（二）重要檔案借閱期限重要檔案的借閱期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和使用目的確定，最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期使用，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）特殊情況借閱期限對(duì)于因工作需要必須長(zhǎng)期借閱的檔案，借閱部門(mén)或人員應(yīng)向檔案管理部門(mén)提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明長(zhǎng)期借閱的原因及必要性，經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長(zhǎng)借閱期限，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)月。六、檔案借閱注意事項(xiàng)（一）借閱人員責(zé)任1.借閱人員必須愛(ài)護(hù)所借檔案，不得在檔案上涂改、污損、圈劃、批注、抽換、折疊等，不得擅自復(fù)印、拍照、掃描檔案內(nèi)容。2.借閱人員應(yīng)將檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得帶出公司辦公區(qū)域（因工作需要在公司內(nèi)部其他部門(mén)使用的除外），如需帶出公司，必須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱人員在借閱期間如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）檔案使用限制1.借閱人員只能將所借檔案用于申請(qǐng)時(shí)注明的用途，不得擅自擴(kuò)大使用范圍。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，借閱人員必須嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）歸還要求1.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的整潔、完好，如有損壞或丟失，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。2.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。七、檔案保密規(guī)定（一）保密范圍1.公司各類(lèi)文件、資料、數(shù)據(jù)、信息等，特別是涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等方面的檔案。2.檔案管理人員在工作過(guò)程中接觸到的公司檔案信息及借閱人員的借閱申請(qǐng)等相關(guān)信息。（二）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得在非工作時(shí)間私自查閱檔案。3.借閱人員在借閱涉及公司機(jī)密的檔案時(shí)，必須簽署保密協(xié)議，承諾對(duì)檔案內(nèi)容予以保密。4.對(duì)于檔案的查閱、借閱等情況，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便追溯和查詢。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)檔案管理人員或借閱人員違反保密規(guī)定，泄露公司檔案信息，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，直至解除勞動(dòng)合同，并依法追究其法律責(zé)任。2.因違反保密規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，責(zé)任人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、檔案查閱規(guī)定（一）查閱申請(qǐng)1.如需查閱檔案，查閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、查閱目的等信息。2.將《檔案查閱申請(qǐng)表》提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，并簽署意見(jiàn)。（二）審批1.對(duì)于一般性檔案的查閱申請(qǐng)，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要檔案的查閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)在《檔案查閱申請(qǐng)表》上加蓋審批章，并留存一份備案。（三）查閱登記1.檔案管理人員根據(jù)審批后的《檔案查閱申請(qǐng)表》，對(duì)查閱檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人姓名、部門(mén)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等信息。2.安排專(zhuān)人陪同查閱人員查閱檔案，查閱人員只能在檔案管理部門(mén)指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。（四）查閱限制1.查閱人員只能查閱申請(qǐng)時(shí)注明的檔案內(nèi)容，不得查閱與申請(qǐng)無(wú)關(guān)的檔案。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員必須在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，不得摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容（因工作需要經(jīng)批準(zhǔn)的除外）。（五）查閱記錄1.查閱人員查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并記錄查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在查閱記錄上簽字確認(rèn)。九、檔案復(fù)制規(guī)定（一）復(fù)制申請(qǐng)1.如需復(fù)制檔案，復(fù)制人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明復(fù)制檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、復(fù)制用途等信息。2.將《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，并簽署意見(jiàn)。（二）審批1.對(duì)于一般性檔案的復(fù)制申請(qǐng)，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要檔案的復(fù)制申請(qǐng)，需經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，檔案管理部門(mén)在《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》上加蓋審批章，并留存一份備案。（三）復(fù)制登記1.檔案管理人員根據(jù)審批后的《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，對(duì)復(fù)制檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，包括復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、部門(mén)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量、復(fù)制用途等信息。2.按照審批要求進(jìn)行檔案復(fù)制，復(fù)制完成后，檔案管理人員應(yīng)對(duì)復(fù)制件進(jìn)行核對(duì)，確保與原件內(nèi)容一致。（四）復(fù)制限制1.未經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制公司檔案。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，復(fù)制件應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行管理，不得隨意傳播。（五）復(fù)制件交付1.檔案管理人員將復(fù)制好的檔案交付給申請(qǐng)復(fù)制的人員，并與申請(qǐng)人員當(dāng)面核對(duì)復(fù)制件的名稱(chēng)、數(shù)量等信息，確保無(wú)誤。2.申請(qǐng)人員應(yīng)在檔案復(fù)制登記簿上簽字確認(rèn)接收復(fù)制件。十、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案借閱、查閱、復(fù)制等情況進(jìn)行檢查，確保檔案管理工作符合本制度的要求。檢查內(nèi)容包括檔案借閱登記、審批手續(xù)、歸還情況、檔案保管狀況、保密措施執(zhí)行情況等。（二）不定期抽查公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)可根據(jù)工作需要，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定期抽