為加強(qiáng)用印管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司用印管理，規(guī)范用印行為，維護(hù)公司印章的權(quán)威性和嚴(yán)肅性，保障公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，公司所有部門、員工在涉及公司事務(wù)需要使用印章時(shí)，均應(yīng)遵守本制度。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：用印必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司各項(xiàng)規(guī)章制度。2.審批把關(guān)原則：用印前需按規(guī)定履行審批程序，未經(jīng)批準(zhǔn)不得用印。3.登記備案原則：對每一次用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，留存相關(guān)資料備案。4.專人專管原則：公司印章由專人負(fù)責(zé)保管，確保印章安全。二、印章種類及用途（一）公司公章1.用于以公司名義對外簽訂的合同、協(xié)議、文件等重要法律文書。2.用于公司對外的正式信函、公文、報(bào)表等。3.用于公司授權(quán)委托書、介紹信等證明文件。（二）合同專用章專門用于公司簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同。（三）財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具、資金收付等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。（四）法定代表人章用于特定的財(cái)務(wù)票據(jù)、文件簽署等，與財(cái)務(wù)專用章配合使用。（五）部門章1.各部門根據(jù)工作需要刻制的部門章，用于部門內(nèi)部文件、資料等。2.部門章使用范圍嚴(yán)格限定在部門內(nèi)部，不得對外使用。三、印章的刻制、啟用與廢止（一）印章刻制1.公司各類印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)工作需要提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，到公安機(jī)關(guān)指定的正規(guī)印章刻制單位刻制。2.申請刻制印章時(shí)，需提供詳細(xì)的印章名稱、樣式、規(guī)格、用途等信息。（二）印章啟用1.新刻制的印章啟用前，行政部門應(yīng)填寫《印章啟用申請表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等內(nèi)容，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可啟用。2.印章啟用時(shí)，行政部門應(yīng)將印章啟用信息在公司內(nèi)部進(jìn)行公告，并留存相關(guān)記錄。（三）印章廢止1.因公司機(jī)構(gòu)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，不再使用的印章，由行政部門及時(shí)收繳，并填寫《印章廢止申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理廢止手續(xù)。2.廢止的印章應(yīng)及時(shí)銷毀，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行登記，并由行政部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員共同監(jiān)督。四、印章的保管（一）保管人員1.公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章由行政部門指定專人負(fù)責(zé)保管。2.部門章由各部門指定專人負(fù)責(zé)保管。（二）保管要求1.印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，不得將印章轉(zhuǎn)借他人或帶出辦公區(qū)域。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設(shè)施。3.印章保管人員因特殊原因暫時(shí)離崗時(shí)，應(yīng)將印章交由部門負(fù)責(zé)人或公司指定的其他人員代管，并辦理交接手續(xù)。五、用印審批流程（一）一般用印審批1.用印申請人填寫《用印申請表》，詳細(xì)說明用印事由、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息。2.將《用印申請表》提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對用印事項(xiàng)進(jìn)行審核，簽署審核意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將《用印申請表》提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況進(jìn)行審批，簽署審批意見。4.對于涉及重要事項(xiàng)、金額較大或存在風(fēng)險(xiǎn)的用印申請，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。5.用印申請人持經(jīng)審批通過的《用印申請表》到印章保管人員處辦理用印手續(xù)。（二）緊急用印審批1.因特殊緊急情況需要立即用印的，用印申請人可通過電話、郵件等方式向部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理報(bào)告用印事由，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦《用印申請表》審批手續(xù)。2.印章保管人員在確認(rèn)用印事由緊急且符合相關(guān)規(guī)定的情況下，可先予以用印，但需在用印后及時(shí)督促用印申請人補(bǔ)辦審批手續(xù)。六、用印登記與備案（一）用印登記1.印章保管人員在用印時(shí)，應(yīng)按照《用印申請表》的內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印日期、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印申請人、審批人等信息。2.用印登記應(yīng)使用專門的《用印登記簿》，確保登記內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。（二）備案資料留存1.對于重要的用印文件，如合同、協(xié)議等，印章保管人員在用印后應(yīng)留存一份復(fù)印件，并與《用印申請表》、《用印登記簿》等資料一并歸檔保存。2.備案資料應(yīng)妥善保管，以備查閱和審計(jì)。七、用印規(guī)范（一）用印位置1.用印應(yīng)在文件規(guī)定的位置加蓋印章，確保印章清晰、端正、完整。2.對于多頁文件，應(yīng)在騎縫處加蓋印章，以保證文件的完整性和真實(shí)性。（二）用印數(shù)量1.用印數(shù)量應(yīng)與《用印申請表》中注明的份數(shù)一致，不得擅自增加或減少。2.如需增加用印份數(shù)，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（三）用印方式1.一般應(yīng)使用紅色印油加蓋印章，確保印章顏色鮮艷、清晰。2.對于電子文件用印，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定使用電子印章系統(tǒng)進(jìn)行操作，并確保電子印章的安全性和有效性。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門負(fù)責(zé)定期對公司印章的保管、使用情況進(jìn)行檢查，確保印章管理規(guī)范、用印行為合規(guī)。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對涉及財(cái)務(wù)印章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保財(cái)務(wù)資金安全。（二）審計(jì)監(jiān)督1.公司審計(jì)部門定期對公司用印管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查用印審批流程是否合規(guī)、用印登記是否完整、備案資料是否齊全等。2.對于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自用印的。2.超越審批權(quán)限用印的。3.用印內(nèi)容與審批事項(xiàng)不符的。4.未按規(guī)定進(jìn)行用印登記和備案的。5.其他違反本制度規(guī)定的用印行為。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的，給予批評(píng)教育，責(zé)令改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、撤職等處分；給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的