電子發(fā)票平臺管理制度總則目的為加強公司電子發(fā)票平臺的管理，規(guī)范電子發(fā)票的開具、接收、存儲、使用等流程，提高財務工作效率，保障公司財務信息安全，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及電子發(fā)票業(yè)務的所有部門和人員，包括但不限于銷售部門、采購部門、財務部門等?；驹瓌t1.合法性原則：嚴格遵守國家關于電子發(fā)票的法律法規(guī)和政策要求，確保電子發(fā)票業(yè)務的開展合法合規(guī)。2.準確性原則：保證電子發(fā)票信息的準確無誤，包括發(fā)票內(nèi)容、金額、稅率等，避免因信息錯誤導致的稅務風險和財務損失。3.安全性原則：采取有效措施保障電子發(fā)票平臺及相關數(shù)據(jù)的安全，防止信息泄露、篡改等情況發(fā)生。4.效率性原則：優(yōu)化電子發(fā)票業(yè)務流程，提高工作效率，降低運營成本。電子發(fā)票平臺操作流程電子發(fā)票開具1.銷售業(yè)務發(fā)生時：銷售部門應及時與客戶溝通，確認客戶是否需要開具電子發(fā)票。如客戶需要，銷售部門應準確收集客戶的開票信息，包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。2.開票信息傳遞：銷售部門將收集到的開票信息傳遞給財務部門。財務部門在收到開票信息后，應進行認真核對，確保信息準確無誤。3.電子發(fā)票開具：財務部門根據(jù)核對后的開票信息，通過公司電子發(fā)票平臺開具電子發(fā)票。開具過程中，應嚴格按照稅務部門的要求填寫發(fā)票內(nèi)容，確保發(fā)票信息真實、完整、準確。4.發(fā)票交付：電子發(fā)票開具成功后，財務部門應及時將電子發(fā)票交付給客戶。交付方式可根據(jù)客戶需求選擇電子郵件、短信、電子發(fā)票服務平臺推送等方式。同時，應告知客戶電子發(fā)票的查詢和下載方式，以便客戶日后查詢和使用。電子發(fā)票接收1.采購業(yè)務發(fā)生時：采購部門在收到供應商提供的電子發(fā)票后，應及時進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、完整性以及與采購業(yè)務的一致性等。2.發(fā)票信息錄入：采購部門審核通過后，將電子發(fā)票信息錄入公司電子發(fā)票管理系統(tǒng)。錄入信息應包括發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、金額、稅額等。3.發(fā)票傳遞：采購部門將錄入系統(tǒng)的電子發(fā)票信息傳遞給財務部門。財務部門在收到發(fā)票信息后，應再次進行核對，確保信息準確無誤。4.發(fā)票存儲：財務部門對審核無誤的電子發(fā)票進行存儲。存儲方式可采用電子檔案管理系統(tǒng)，按照發(fā)票類別、年度、月份等進行分類存儲，以便日后查詢和使用。電子發(fā)票查詢與下載1.客戶查詢與下載：客戶如需查詢或下載已開具的電子發(fā)票，可通過公司提供的電子發(fā)票服務平臺或指定的查詢渠道進行操作。公司應向客戶提供詳細的查詢和下載指引，確?？蛻裟軌蝽樌@取電子發(fā)票。2.公司內(nèi)部查詢與下載：公司內(nèi)部人員如需查詢或下載電子發(fā)票，可通過公司電子發(fā)票管理系統(tǒng)進行操作。查詢和下載權限應根據(jù)工作需要進行設置，確保信息安全。財務部門應定期對電子發(fā)票的查詢和下載記錄進行統(tǒng)計和分析，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施。電子發(fā)票紅沖與作廢1.紅沖條件：符合以下條件之一的，可進行電子發(fā)票紅沖：發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件的；因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓的。2.紅沖流程：由申請紅沖的部門填寫《電子發(fā)票紅沖申請表》，詳細說明紅沖原因及相關情況。《電子發(fā)票紅沖申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交財務部門。財務部門對紅沖申請進行審核，審核通過后在電子發(fā)票平臺進行紅沖操作。紅沖操作完成后，應將紅沖發(fā)票的相關信息進行記錄，并與原發(fā)票信息進行關聯(lián)存儲。3.作廢條件：同時具有下列情形的，電子發(fā)票可以作廢：收到退回的發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)時間未超過銷售方開票當月；銷售方未抄稅并且未記賬；購買方未認證或者認證結(jié)果為“納稅人識別號認證不符”、“專用發(fā)票代碼、號碼認證不符”。4.作廢流程：由申請作廢的部門填寫《電子發(fā)票作廢申請表》，注明作廢原因及發(fā)票信息?！峨娮影l(fā)票作廢申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交財務部門。財務部門核實情況后，在電子發(fā)票平臺進行作廢操作，并將作廢發(fā)票的相關信息進行記錄和存儲。電子發(fā)票平臺安全管理賬號與密碼管理1.賬號分配：公司根據(jù)員工工作職責，為涉及電子發(fā)票業(yè)務的人員分配電子發(fā)票平臺賬號。賬號分配應遵循最小化授權原則，確保每個人員僅擁有完成其工作所需的權限。2.密碼設置：員工首次登錄電子發(fā)票平臺后，應立即修改初始密碼。密碼應具備一定的強度要求，包括長度、復雜度等。密碼應定期更換，建議每[X]個月更換一次。3.賬號安全：員工應妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號異?；蛎艽a泄露，應及時通知財務部門進行處理。數(shù)據(jù)安全1.數(shù)據(jù)備份：財務部門應定期對電子發(fā)票平臺的數(shù)據(jù)進行備份，備份頻率至少為每周一次。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.數(shù)據(jù)訪問控制：設置不同的用戶角色和權限，嚴格控制對電子發(fā)票平臺數(shù)據(jù)的訪問。只有經(jīng)過授權的人員才能訪問和操作相關數(shù)據(jù)。對數(shù)據(jù)的訪問應進行記錄，以便審計和追蹤。3.數(shù)據(jù)加密：在傳輸和存儲電子發(fā)票數(shù)據(jù)過程中，應采用加密技術，確保數(shù)據(jù)的保密性和完整性。網(wǎng)絡安全1.網(wǎng)絡訪問管理：限制對電子發(fā)票平臺的網(wǎng)絡訪問，僅允許公司內(nèi)部網(wǎng)絡用戶通過指定的方式訪問。加強對網(wǎng)絡入口的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等，防止外部非法網(wǎng)絡訪問。2.安全審計：建立網(wǎng)絡安全審計機制，對電子發(fā)票平臺的網(wǎng)絡活動進行實時監(jiān)測和審計。及時發(fā)現(xiàn)和處理異常的網(wǎng)絡行為，防范網(wǎng)絡安全風險。電子發(fā)票平臺使用培訓與監(jiān)督使用培訓1.新員工培訓：對于新入職涉及電子發(fā)票業(yè)務的員工，公司應組織專門的電子發(fā)票平臺使用培訓。培訓內(nèi)容包括電子發(fā)票的基本知識、平臺操作流程、安全注意事項等。2.定期培訓：定期對電子發(fā)票平臺使用人員進行培訓，及時傳達國家相關政策法規(guī)的變化以及平臺功能的更新情況。培訓方式可采用集中授課、在線學習、操作演示等多種形式，確保員工能夠熟練掌握電子發(fā)票平臺的使用方法。監(jiān)督檢查1.內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門應定期對電子發(fā)票平臺的使用情況進行審計，檢查電子發(fā)票業(yè)務流程是否合規(guī)、數(shù)據(jù)是否準確、安全措施是否有效等。對審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.日常監(jiān)督：財務部門應加強對電子發(fā)票平臺使用的日常監(jiān)督，對各部門的電子發(fā)票業(yè)務操作進行檢查和指導。發(fā)現(xiàn)問題及時糾正，確保電子發(fā)票平臺的正常運行和業(yè)務的規(guī)范開展。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.未按照規(guī)定開具、接收、存儲、使用電子發(fā)票的；2.故意篡改、偽造電子發(fā)票信息的；3.因保管不善導致電子發(fā)票信息泄露或丟失的；4.違反電子發(fā)票平臺賬號與密碼管理規(guī)定的；5.其他違反本制度及國家法律法規(guī)的行為。處理措施1.對于首次發(fā)生違規(guī)行為且情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責令其立即整改。2.對于多次發(fā)生違規(guī)行為或情節(jié)嚴重的，視情況給予相應的經(jīng)濟處罰，如罰款、扣減績效獎金等，并給予通報批評。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損